O departamento financeiro é responsável pelo controle de custos de todos os setores da empresa. Sabemos que uma boa gestão financeira é essencial para a sustentabilidade e crescimento de um negócio. Por isso, podemos afirmar que administrar o dinheiro corresponde a um processo complexo que precisa ser pautado em práticas otimizadas e eficientes.
Dentre essas práticas, está o uso de tecnologias. Com o apoio dessas ferramentas, é possível reduzir erros, gastos desnecessários e ter facilidade em controlar tarefas internas.
Neste artigo, mostraremos o que é, a importância e como fazer o controle de custos na empresa. Apontaremos também quais são os tipos e os principais custos que precisam ser analisados, gerenciados e acompanhados pelo setor financeiro, em conjunto com o departamento pessoal, que tem responsabilidade grande na folha de pagamento dos colaboradores.
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O que é controle de custos?
Na prática, o controle de custos é um processo que visa administrar, monitorar, analisar e mensurar todos os gastos (fixos e variáveis) da empresa. Toda essa demanda é realizada pelo departamento financeiro e tem o objetivo de manter o equilíbrio nas contas e no orçamento interno.
Quanto maior a empresa, mais complexo é o trabalho do departamento financeiro.
Afinal, como dito na introdução, essa área realiza a gestão das finanças de todos os setores internos. No entanto, mesmo nas maiores empresas, é possível ter um controle de custos de forma organizada e gerenciada, principalmente contando com o auxílio da liderança dos setores.
Pessoas capacitadas e o uso de ferramentas adequadas são um caminho para que o controle de custos seja feito sem tantos percalços.
A importância do controle de custos nas empresas
No atual cenário econômico mundial, o controle de custos se tornou uma estratégia fundamental para manter a competitividade e sobrevivência das empresas. Uma vez que, ao gerenciar os gastos, as organizações conseguem enfrentar momentos de crises e realizar investimentos que as estabilizam em curto, médio e longo prazo.
Um exemplo da importância do controle de custos empresariais em momentos de instabilidade na economia global é visto nas demissões em massa realizadas pelas big techs (Meta, Amazon, Microsoft e Alphabet, só como exemplos recentes).
Entre as razões apresentadas por essas empresas, a principal é a necessidade de reduzir custos em virtude do cenário de retração da economia mundial, que vem sendo observado desde o início da pandemia do Covid-19.
Saindo no recorte externo, o controle de custos também tem uma grande relevância no cenário interno da organização. Por meio desse gerenciamento, o departamento financeiro evita desperdícios, otimiza recursos e entrega informações importantes para a tomada de decisões sobre novos investimentos e estratégias empresariais.
Além disso, o controle de custos operacionais ajuda na construção de um plano orçamentário para o DP e o RH. Dessa forma, se consegue prever, gerenciar e equilibrar demandas, como: gestão de férias, aumentos salariais e promoções, custos com processos admissionais e demissionais, canalização de recursos para treinamentos.
Sem esse controle, a empresa pode facilmente ficar atolada em dívidas, cometer sérios erros nos registros contábeis, gastar mais do que entra no fluxo de caixa, perder eficiência operacional nos setores e, por fim, fechar as portas.
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Quais os tipos de controle de custos?
Outro conhecimento essencial é em relação aos tipos existentes de controle de custos empresariais. Quando os gestores sabem a diferença entre eles, conseguem utilizá-los no momento adequado e para a prática certa. Confira:
- Custos indiretos – relacionados aos gastos de produção. No geral, se aplicam os custos ligados ao produto final (estoque, transporte e armazenamento);
- Custos diretos – gastos relacionados ao produto principal. No caso do RH e DP se referem aos custos com equipamentos, pagamento de pessoal e outros benefícios trabalhistas;
- Custos de produção – essas despesas se referem a estrutura, como as contas de consumo (energia, água e gás), alimentação, material de escritório etc.
- Custos variáveis – são valores atrelados a demandas sazonais. Por exemplo, os gastos com um evento interno de integração de colaboradores ou contratação de colaboradores temporários;
- Custos fixos – despesas que não saem do orçamento mensal, como: aluguel de escritório e transporte de colaboradores. Aqui também entram as já citadas contas de consumo e folha de pagamento.
E quais são os principais custos a serem acompanhados?
Uma empresa possui gastos relacionados às mais diversas atividades realizadas. Justamente por isso, as despesas devem ser categorizadas para facilitar sua gestão. A seguir, apontamos os principais custos que precisam ser acompanhados e gerenciados de perto.
Contratações
Todo processo seletivo de colaboradores demanda custos. Esses são distribuídos pelas fases de divulgação das vagas, seleção de candidatos, entrevistas, dinâmicas, contratação e onboarding.
Uma estratégia para reduzir esse tipo de gasto é implantando um software de recrutamento e seleção. Essa tecnologia ajuda o RH a definir o candidato ideal, identificar os melhores profissionais, selecioná-los, bem como realiza as etapas de admissão (que pode ser online) e onboarding.
Custos com treinamentos
É preciso investir nos colaboradores – e isso gera custos. No geral, o RH e o DP investem tempo e dinheiro na elaboração do conteúdo do treinamento, estrutura, contratação de palestrantes, coachings ou mentores.
Quando o programa interno de treinamento e qualificação é feito no sistema EAD (educação à distância), existem gastos também com a aquisição e implantação de tecnologias que permitem esse tipo de aulas.
Custos de pessoal – folha de pagamento
Essa é uma das maiores despesas das empresas, que envolve diretamente as áreas de DP e RH. Na folha de pagamento, podem constar alguns ou muitos dos seguintes valores:
- Salário,
- Férias,
- Horas-extras,
- Adicionais (noturno, insalubridade e periculosidade),
- Licenças (maternidade, doença, etc.),
- Décimo terceiro salário,
- Benefícios (vale-transporte, plano de saúde e vale-alimentação)
- Encargos tributários (INSS e FGTS).
Por serem tantos, o RH e DP devem acompanhar esses custos de perto. Para isso, aconselhamos novamente o uso de tecnologias, como o software de gestão de folha de pagamento, o controle de ponto ou jornada de trabalho.
Gastos com infraestrutura
Para manter uma empresa funcionando, existem gastos relacionados com a infraestrutura física (limpeza, manutenção, reformas e outras melhorias) e também com a virtual (plataformas de gestão).
Mesmo as organizações que operam no modelo híbrido ou remoto, precisam investir em ferramentas que conectem os colaboradores e em equipamentos que melhoram a qualidade de vida dos profissionais que trabalham em estações remotas.
Desligamentos
Seja por uma demissão por justa causa, sem justa causa ou por pedido do colaborador, a empresa arcará com despesas. Por exemplo: décimo terceiro salário proporcional, férias vencidas, adquiridas ou proporcionais, FGTS, etc. Quando existe um controle de custos, o RH e DP conseguem reservar um valor para situações de desligamento.
Sem dúvidas, o controle de despesas é a receita para o sucesso da gestão financeira dos setores de RH e DP. Seguindo as sugestões e recomendações dadas neste artigo, temos certeza de que ficará mais fácil administrar esse tipo de gerenciamento e equilibrar as finanças do negócio.
Benefícios de um bom controle de despesas
Já entendemos que a gestão de gastos ajuda a organização a construir uma visão estratégica que otimiza várias demandas. Para entendermos melhor esse impacto, podemos exemplificar falando sobre os benefícios gerados no DP e RH quando existe um eficiente controle de custos.
Exemplo prático de como pode impactar o RH
Na prática, esse tipo de gerenciamento possibilita o reconhecimento do cenário financeiro e possibilita a criação de planos orçamentários. No caso do RH, isso significa, por exemplo, entender qual é o gasto com a folha de pagamento dos colaboradores – uma das questões que mais tem impacto no dinheiro da empresa.
Após obter esses dados, o setor financeiro pode ajudar o RH a organizar melhor as remunerações dos profissionais. Talvez, se perceba alguns gastos que podem ser enxugados, ou mesmo que estão desiguais.
Com um orçamento maior, a empresa pode promover os colaboradores no momento adequado e entregar remunerações ou benefícios que os deixem satisfeitos. Os profissionais trabalham mais felizes e com maior produtividade, o que pode aumentar o lucro do negócio. Sendo assim, o dinheiro economizado gera mais capital para a empresa.
Exemplo prático de impacto no Departamento Pessoal
Podemos citar outro exemplo da vantagem do controle de custos, agora aplicado ao DP. Entre as responsabilidades desse setor está o pagamento das verbas trabalhistas vindas de processos demissionais. Sem dúvidas, os desligamentos geram muitos gastos para a empresa.
Nesse caso, como o controle de custos pode ajudar?
Uma maneira é criando um relatório com os gastos vindos de demissões em um determinado período. Com base nesses dados, os gestores do setor financeiro e do DP podem se perguntar:
- Como podemos fazer a redução de custos?
- Como organizamos as despesas de desligamentos anteriores?
- Qual foram os motivos desses desligamentos?
- Existe alguma estratégia que pode ser aplicada para reter os colaboradores na empresa?
Talvez, com a ajuda do RH, seja possível implantar um programa interno para melhorar as condições de trabalho na empresa. Com o tempo, o financeiro e o DP podem perceber a redução nos custos com desligamentos, resultando em um melhor controle dos gastos do setor.
Como realizar o controle de custos? Confira 4 dicas que podem facilitar o processo
Mesmo conhecendo os benefícios e a importância do controle de custos nas empresas, é fundamental entender também como realizá-lo. Para ajudar, a seguir, elencamos 4 sugestões para o sucesso do controle de despesas.
Mapeie todos os gastos dos setores
O primeiro passo envolve o mapeamento ou reconhecimento de todas as despesas geradas pelos setores. Para isso, será preciso registrar e categorizar todos os lançamentos financeiros das saídas (contas de consumo, aquisição de equipamentos, tributos, etc.).
Esse “raio-x” dos custos é indispensável para identificar despesas desnecessárias, equilibrar melhor a distribuição do capital entre os custos, e fazer previsões orçamentárias.
Uma observação importante aqui que irá ajudar qualquer financeiro é utilizar o máximo de softwares para organizar esse raio-x. Tal atitude previne erros e facilita o trabalho dos analistas na hora de investigar esses dados.
Seja realista na hora de decidir o orçamento e elenque prioridades
Uma das melhores maneiras de tomar decisões assertivas sobre o controle de custos é analisando dados. Essas informações podem vir do histórico ou atual cenário financeiro – o ideal é que ambos sejam conferidos.
Dessa forma, os gestores terão uma base dos gastos que devem ou não entrar no orçamento. Como definir o que integrará ou não os custos internos? O ideal é que os gastos sejam escolhidos com base nas prioridades do negócio.
Por exemplo, se a empresa precisa investir em um plano de benefícios para os colaboradores, esse será um custo prioritário. Outras despesas menos importantes podem ser adiadas ou eliminadas.
Faça análises periódicas dos custos com DP e RH
Uma vez definidos os custos que farão parte do planejamento, é o momento de programar análises ou auditorias periódicas. O objetivo é descobrir se as despesas que integram o orçamento (tanto as fixas quanto as variáveis) estão dentro do que foi delimitado ou se ainda fazem sentido dentro da gestão financeira.
Entre os setores que mais precisam dessas análises regulares estão o DP e o RH. Por que dizemos isso? Os custos dessas áreas tendem a oscilar dependendo da fase atravessada pelo negócio.
Por exemplo, em determinado momento pode ser que a maior necessidade do negócio seja a contratação de pessoal. Já em outro, mudanças no ramo da estratégia da empresa podem resultar em necessidade de treinamentos.
Use ferramentas digitais a seu favor
Existem muitas aplicações virtuais que auxiliam na gestão do controle de custos. Por meio delas, o departamento financeiro consegue coletar, gerenciar, armazenar e analisar dados financeiros importantes.
O resultado é a implementação de uma cultura data-driven (gestão baseada em dados reais).
Algumas dessas ferramentas são pagas, outras gratuitas e há ainda as que disponibilizam tanto funcionalidades gratuitas como pagas. Como exemplos desse tipo de tecnologia, podemos citar:
- Software de automação financeira – solução completa que integra meios de pagamento para a emissão de cobranças recorrentes e notas fiscais eletrônicas;
- ERP financeiro – ferramenta que cuida de toda a gestão financeira dos setores. Dessa forma, é possível ter uma visão geral de como estão os gastos mensais;
- Sistema centralizador de planilhas – aplicação que reúne todas as planilhas de indicadores financeiros em um único lugar. Entre os benefícios dessa solução, podemos citar a unificação dos dados, organização dos arquivos em planilhas e melhor clareza dos processos;
- Software de gestão de DP e RH – aplicação que auxilia na gestão da folha de pagamento, benefícios, férias, admissões, demissões, passivos trabalhistas, além de automatizar e armazenar todas as documentações desses setores.
Muitas dessas tecnologias são desenvolvidas com base na inteligência artificial, big data e machine learning.
Essas ferramentas tecnológicas têm a capacidade de aprendizagem. Isso significa que a gestão financeira fica cada vez mais eficiente e personalizada, à medida que as ferramentas adquirem “experiência” em lidar com os processos internos.
