A digitalização de documentos representa uma verdadeira revolução no dia a dia do RH. Hoje, em vez de armários cheios de papéis, pastas e burocracia, cada vez mais empresas adotam rotinas digitais, práticas e seguras para lidar com a documentação trabalhista e administrativa.
Mas, apesar de todo esse avanço, ainda existem dúvidas importantes, como o que pode (ou não) ser digitalizado por exigência legal? Quais cuidados tomar com a segurança de dados? E, principalmente, como garantir uma gestão documental eficiente, sem abrir mão da conformidade?
Neste artigo, você vai entender o que a legislação permite, o que ainda exige papel, diferenças entre assinatura eletrônica e digital e como modernizar ainda mais o setor de RH com soluções eficientes, como a da Convenia. Aproveite a leitura!
O que é digitalização de documentos no contexto do RH?
Digitalização de documentos é o processo de transformar materiais originalmente impressos em arquivos digitais, com o uso de scanners e tecnologias adequadas para assegurar a integridade, legibilidade e validade legal das informações.
No setor de Recursos Humanos, essa prática integra a transformação digital das empresas. Entre suas características estão a redução do uso de papel, a liberação de espaço físico, a agilização de processos e o aumento da segurança no armazenamento e na gestão de documentos trabalhistas e contratuais.
Qual a diferença entre documentos digitais e documentos digitalizados?
Antes de nos aprofundarmos na digitalização de documentos, é essencial entender essa diferença:
- documentos digitais: a criação desses documentos ocorre diretamente em meios eletrônicos, como contratos que as pessoas assinam eletronicamente, holerites que os sistemas geram ou declarações com emissão via plataformas digitais;
- documentos digitalizados: são versões eletrônicas de documentos originalmente físicos. Por exemplo, uma cópia escaneada de uma carteira de trabalho física ou de um comprovante de endereço impresso.
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Quais as vantagens dos documentos digitais no RH?
Entre as principais vantagens de optar pelo uso de documentos digitais no RH, podemos mencionar:
- mais agilidade nos processos de admissão, desligamento e gestão de pessoas;
- redução de erros, já que elimina o preenchimento manual e o excesso de manuseio;
- segurança reforçada, com controle de acesso e registro de alterações;
- organização e rastreabilidade, com buscas rápidas por nome, data ou tipo de documento;
- contribuição para a sustentabilidade, com a redução do uso de papel.
Essas vantagens se potencializam ainda mais quando a empresa adota um sistema de GED (Gestão Eletrônica de Documentos), que organiza, armazena e facilita o acesso a toda essa documentação de forma estruturada e inteligente.
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O que é GED (Gestão Eletrônica de Documentos)?
GED é um conjunto de tecnologias e práticas para gerenciar documentos em formato digital, do armazenamento à recuperação de arquivos. No RH, a GED permite organizar todos os documentos de um colaborador em um único sistema, seguro e acessível, o que facilita auditorias, fiscalizações e o atendimento a obrigações legais.
O que diz a legislação sobre digitalização de documentos?
O Decreto nº 10.278/2020 é a principal norma que regulamenta a digitalização de documentos no Brasil e define os requisitos necessários para que um documento digitalizado tenha o mesmo valor legal do original em papel.
Padrões para digitalização
O decreto define padrões técnicos mínimos para digitalizar documentos, como:
| Documento | Resolução mínima | Cor | Tipo original | Formato de arquivo |
| Textos impressos, sem ilustração, em preto e branco | 300 dpi | Monocromático (preto e branco) | Texto | PDF/A |
| Textos impressos, com ilustração, em preto e branco | 300 dpi | Escalas de cinza | Texto/imagem | PDF/A |
| Textos impressos, com ilustração e cores | 300 dpi | RGB (colorido) | Texto/imagem | PDF/A |
| Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em preto e branco | 300 dpi | Escalas de cinza | Texto/imagem | PDF/A |
| Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em cores | 300 dpi | RGB (colorido) | Texto/imagem | PDF/A |
| Fotografias e cartazes | 300 dpi | RGB (colorido) | Imagem | PNG |
| Plantas e mapas | 600 dpi | Monocromático (preto e branco) | Texto/imagem | PNG |
Fonte: anexo I – DECRETO Nº 10.278, DE 18 DE MARÇO DE 2020
Quais documentos podem ser digitalizados legalmente?
De modo geral, qualquer documento que não esteja explicitamente impedido por lei pode ser digitalizado, como:
- contratos de trabalho;
- comprovantes de endereço;
- diplomas e certificados;
- exames admissionais;
- documentos de dependentes para fins de imposto de renda.
No RH, isso significa que a maior parte dos documentos de admissão, folha de pagamento, férias, atestados e declarações podem ser digitalizados e mantidos apenas em formato digital.
Documentos que ainda exigem papel: o que a lei determina?
Segundo a legislação sobre digitalização de documentos, há exceções que não podem ser digitalizadas para substituição total do original, como:
- documentos de identificação (RG, CNH, passaporte);
- documentos com valor histórico;
- documentos do sistema financeiro nacional;
- documentos que exigem porte obrigatório em vias físicas.
Nesses casos, é possível utilizar a cópia digital como referência, mas o arquivo não substitui o original em papel.
Quais os principais cuidados com a digitalização de documentos?
A digitalização de documentos deve seguir boas práticas para garantir sua validade e segurança. Portanto, antes de digitalizar, considere:
- utilizar equipamentos de qualidade e processos padronizados;
- garantir que os arquivos digitalizados sejam legíveis e completos;
- fazer backup periódico e armazenar em ambientes seguros;
- proteger os arquivos contra acessos não autorizados e vazamentos de dados.
Aqui, é importante reforçar a segurança de dados no RH, que envolve a proteção de informações pessoais sensíveis, conforme exige a LGPD.
Qual a validade jurídica da assinatura eletrônica e digital?
A assinatura eletrônica tem validade jurídica no Brasil e qualquer pessoa pode realizá-la de diversas formas, como digitar o nome, clicar em um botão de aceite ou anexar uma imagem da assinatura.
Já a assinatura digital é um tipo específico de assinatura eletrônica, que usa criptografia e certificado digital com a emissão pela ICP-Brasil, que proporciona maior segurança e autenticidade.
Ambas são legalmente aceitas, desde que assegurem a identificação do signatário e a integridade do documento. A Lei nº 14.063/2020 classifica as assinaturas eletrônicas em simples, avançada e qualificada. A última é obrigatória em situações que exigem maior rigor legal, como emissão de notas fiscais e registros em juntas comerciais.
A Medida Provisória nº 2.200-2/2001 também foi decisiva para legitimar o uso dessas assinaturas no país, ao criar a ICP-Brasil, estrutura que garante validade jurídica e segurança em ambientes digitais.
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Admissão digital: como automatizar a coleta e validação de documentos com segurança?
Com uma plataforma como a Convenia, é possível transformar a admissão em um processo 100% digital. O colaborador envia os documentos pela plataforma, que valida automaticamente os arquivos, organiza por tipo e vincula ao cadastro do novo contratado. Tudo com segurança de dados, agilidade e conformidade legal.
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FAQ
1. Quais são os benefícios da digitalização de documentos no RH?
- redução de custos operacionais: elimina gastos com impressão, papel, armazenamento físico e logística;
- acesso rápido e remoto: permite que os gestores e a equipe consultem os documentos de qualquer lugar;
- menos erros e retrabalho: a automação de processos reduz falhas no preenchimento manual e melhora a precisão das informações;
- padronização na gestão de documentos: garante mais organização, controle e conformidade com normas e auditorias;
- agilidade nos processos: facilita tarefas como admissão, gestão de benefícios, avaliação de desempenho e desligamento;
- melhoria na experiência do colaborador: proporciona processos mais simples, rápidos e transparentes ao longo da jornada na empresa;
- segurança da informação: documentos digitais podem ter proteção avançada com criptografia, controle de acesso e backups automáticos.
2. Quando implementar a digitalização de documentos em RH?
O ideal é que a digitalização aconteça de forma gradual e comece por processos mais recorrentes, como admissões e gestão de contratos. Quanto antes a empresa iniciar a transição, mais rapidamente perceberá os ganhos de produtividade e conformidade.
3. Quais documentos não podem ser digitalizados?
Alguns documentos não podem ser digitalizados e precisam permanecer em formato físico por exigência legal ou pela sua natureza, como RG, CPF, CNH, certidões originais e documentos com valor histórico reconhecido. É possível fazer cópias digitais, mas é fundamental preservar suas versões físicas para garantir autenticidade e validade.
4. O que a lei diz sobre documentos digitais?
A Lei 12.682/2012, com as atualizações do Decreto 10.278/2020, estabelece que documentos digitalizados conforme os padrões técnicos e legais possuem o mesmo valor jurídico que os documentos originais. Assim, é possível substituí-los para fins legais e administrativos, exceto nas exceções previstas.
