Organizar o departamento pessoal é uma atividade de extrema importância entre as que compõem a rotina dos profissionais deste setor. Manter os dados sob controle é fundamental para garantir que informações sigilosas sejam guardadas em segurança, para que haja um acesso rápido em casos de auditorias e também para proteger a empresa de uma eventual ação trabalhista.
Antigamente, cada colaborador tinha um extenso arquivo dentro da empresa. Eram pilhas de documentos aos quais o contratante devia ter acesso para cumprir com diversos compromissos burocráticos. Devido à relevância de cada papel, era preciso armazená-los de forma inteligente e segura. Atualmente, a tecnologia transformou as rotinas do DP, contudo, a segurança e organização eficiente ainda precisam existir.
O artigo de hoje aborda questões sobre a organização no DP e sobre o armazenamento das informações e documentos, desde a sua importância até os períodos em que devem ser guardados pela empresa. Confira ainda dicas de como fazer isso da melhor maneira. Boa leitura!
Qual a importância de ter um departamento pessoal organizado e otimizado?
Organizar as informações e a documentação do departamento pessoal é uma das atividades fundamentais da rotina do setor. Afinal, as documentações guardam importantes informações a respeito dos colaboradores e, em muitos casos, requerem sigilo. Ao desaparecerem, serem acessadas por pessoas não autorizadas ou serem descartadas antes do tempo, podem trazer inúmeros prejuízos, como ações trabalhistas ou erros em pagamentos.
Quando o profissional não se preocupa com a organização, o empreendimento pode sofrer consequências graves tanto financeiras quanto em relação ao tempo de trabalho perdido, que poderia ser ocupado com outras questões, como o planejamento para uma atuação estratégica.
Por isso, é essencial que o setor conte com tecnologias para otimizar todas as suas tarefas, armazenar documentos com segurança e assim impedir que prejuízos graves aconteçam.
Como organizar o departamento pessoal?
Para que você não perca nenhuma informação e tenha um setor organizado e otimizado, separamos 6 dicas valiosas sobre como adotar uma prática de organização benéfica para a empresa. Confira:
1. Monte um calendário com as obrigações do setor
É imprescindível que o DP elabore um calendário com todas as obrigações do setor e seus prazos. Ele deve ser atualizado anualmente para que as datas estejam atualizadas a cada mudança trabalhista, caso ocorra dentro do ano. Assim, é possível evitar prejuízos provenientes de atrasos e do não cumprimento de tarefas. Alguns exemplos dessas datas obrigatórias são:
- Recolhimento do FGTS;
- Entrega da GFIP/SEFIP;
- Entrega da cópia da GPS;
- DARF IRRF;
- DARF INSS.
2. Faça o backup dos arquivos na nuvem
O armazenamento na nuvem é uma excelente ferramenta do RH digital que permite acessar as documentações em qualquer lugar e sem ter riscos de perdê-las ou danificá-las. Contudo, é preciso realizar o backup virtual com uma certa frequência para atualizar os dados e informações. Portanto, atente-se ao prazo de armazenagem e não deixe de incluir os documentos necessários.
3. Esteja atento a todas as alterações na legislação trabalhista
É fundamental que o setor esteja a par de todas as atualizações da legislação trabalhista, seja em relação ao trabalho ou em relação à previdência. Dessa forma, é possível se manter longe de processos trabalhistas e outros prejuízos graves para a empresa.
Lembre-se que em 2017 ocorreu a Reforma Trabalhista. Nela, inúmeros pontos passaram por mudanças (férias, remuneração, jornada de trabalho, etc.). Portanto, o DP deve estar atento a todas as alterações e também deve se preparar para futuras mudanças.
4. Tenha uma gestão eficiente dos processos
Ofereça sempre uma gestão eficiente dos principais processos do setor, como o processo de admissão e o controle de férias. Na admissão, é fundamental criar um checklist com cada etapa do processo e de cada documentação necessária. Dessa forma, os profissionais do DP podem se organizar melhor para não esquecer de nenhum ponto.
Já no controle de férias, é importante estar atento aos prazos para não deixar o benefício vencer. Além disso, um DP organizado também programa as férias dos colaboradores de forma equilibrada e sem afetar a produtividade da empresa.
Por fim, lembre-se também de ter um armazenamento de dados seguro e eficiente, de preferência na nuvem. Assim, o setor terá um controle melhor das informações, uma segurança de alto nível e uma maior organização, diferentemente de um DP cheio de papéis e documentos físicos.
5. Tenha um bom relacionamento com os colaboradores
Para ter como organizar o departamento pessoal, também é preciso simplificar os processos e sanar as dúvidas dos colaboradores, criando um ambiente mais fluido e acessível, a par do excessivo rigor técnico muitas vezes incompreendido pelas partes envolvidas.
Por isso, o setor precisa contar com profissionais que possuem competência interpessoal, para que se estabeleça uma relação de clareza, entendimento e confiança entre o DP e o funcionário.
6. Use a tecnologia a seu favor
Por fim, o setor pode contar com as ferramentas tecnológicas para otimizar seus processos e contribuir para a sua organização. A automação dos processos do departamento pessoal pode trazer inúmeros benefícios, como a facilidade na comunicação com os outros setores e a agilidade no armazenamento dos documentos e na procura por informações e dados específicos.
A importância de centralizar as informações do departamento pessoal
Visto que o departamento pessoal possui várias tarefas e documentos, centralizar as informações dos funcionários é peça chave para garantir um bom trabalho. Confira abaixo 4 motivos para centralizar as informações no Departamento Pessoal:
Para facilitar o acesso às informações
Uma das principais vantagens de centralizar as informações dos seus colaboradores é ter um acesso facilitado a esses dados quando for necessário. Em um único sistema, você consegue ter documentos de contratação, folha de pagamento, benefícios e mais. E pode buscá-los rapidamente.
Para o departamento pessoal, é algo que representa ganho de tempo, melhora o fluxo de trabalho e diminui a burocracia de procurar informações em diversos canais. Em resumo, significa mais produtividade.
Para controlar processos
Centralizar as informações dos seus colaboradores ajuda a integrar processos e pessoas, facilitando o controle sobre o que acontece na empresa. Quando os dados dos colaboradores não são observados de perto, o resultado pode ser desastroso: processos demorados e retrabalho são alguns problemas.
Com as informações centralizadas, no entanto, os funcionários estão sempre cientes das suas atribuições. Assim, menos processos atrasam ou precisam ser refeitos.
Para repassar informações ao governo
A empresa precisa passar uma série de informações ao governo sobre seus colaboradores, o que se torna mais fácil quando as informações estão em um só lugar.
A SEFIP (Sistema de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) reúne informações dos colaboradores, enviando-as para o FGTS e Previdência Social. É obrigatório até o dia 7 do mês seguinte e não enviá-lo está sujeito a multa.
O CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), por exemplo, deve ser enviado diariamente e mensalmente. Ele fala sobre as admissões e demissões de cada dia e mês. É um dado importante, pois fornece insumos para o Ministério do Trabalho, que elabora programas de emprego.
Não enviar o CAGED ao governo pode impedir o recebimento do seguro desemprego pelo funcionário, que por sua vez pode processar a empresa. Também pode impedir o recebimento do abono do PIS.
Já a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) deve ser repassada anualmente, incluindo todas as informações do CAGED no ano e também colaboradores temporários e avulsos. Ao contrário do CAGED, precisa ser enviado mesmo que a empresa não tenha nenhum funcionário.
Contudo, houve a substituição do CAGED e RAIS com a chegada do eSocial. As empresas dos grupos 1, 2 e 3 não precisam mais realizar a declaração do CAGED e as do grupo 1 e 2 não precisam mais realizar a declaração da RAIS, desde que algumas exigências sejam atendidas.
Os eventos do eSocial que substituem o envio do CAGED são:
- S-2190 = Admissão preliminar;
- S-2200 = Admissão;
- S-2206 = Alteração do contrato de trabalho;
- S-2298 = Reintegração;
- S-2299) = Desligamento.
E os que substituem o envio da RAIS são:
- S-2200 = Admissão;
- S-2299 = Desligamento;
- S-1200 = Folha de Pagamento.
Você pode conferir mais sobre essas substituições e quais são as exigências aqui.
Para adequar-se ao eSocial
Com o eSocial, todas as informações dos colaboradores devem estar corretas e atualizadas. O sistema não aceitará mais dados retroativos, e a empresa precisa informar os dados atualizados para que o sistema os valide. Para quem já tem tudo centralizado, por outro lado, a adequação será bem mais fácil.
Por quanto tempo os documentos precisam ser mantidos no DP?
Parte da rotina burocrática de um departamento de DP lida com uma infinidade de documentos. Todos eles devem ficar sob responsabilidade da empresa por um tempo mínimo, pois, caso contrário, pode resultar em multas se houver alguma fiscalização. Preparamos uma lista para que você tenha conhecimento sobre quanto tempo alguns dos principais documentos devem ficar armazenados:
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- Aviso prévio, Pedido de demissão, Termo de rescisão do contrato de trabalho: 2 anos;
- Cadastro geral de empregados e desempregados (CAGED): 3 anos a partir da data de envio ao Ministério do Trabalho;
- Acordo de compensação e prorrogação de horas, Adiantamento salarial: 5 anos durante o emprego, 2 anos após a rescisão;
- Atestados médicos, autorização de descontos: 5 anos durante o emprego, 2 anos após a rescisão;
- Processo eleitoral da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA): 5 anos;
- Controle de ponto: 5 anos;
- Mapa Anual de Acidentes do Trabalho: 5 anos;
- Recibos de pagamento, férias, vale-transporte e 13º salário: 5 anos durante o emprego, 2 anos após a rescisão;
- Comunicação de dispensa e Requerimento do seguro-desemprego: 5 anos;
- Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social ao sindicato profissional: 5 anos;
- Comprovante de pagamento relacionados ao INSS: 10 anos;
- Comunicação de Acidente de Trabalho: 5 anos;
- Guia da Previdência Social (GPS): 10 anos;
- Documentos relacionados a benefícios como salário-educação, família e maternidade: 10 anos;
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS): 10 anos;
- GRCS: 5 anos;
- Folha de Pagamento: 10 anos;
- Exames médicos admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional: 20 anos, no mínimo, após o desligamento do empregado;
- Documentos relacionados ao FGTS: 30 anos;
- Comprovante de cadastramento PIS/PASEP: 10 anos;
- PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário): 20 anos;
- Documentação sobre o imposto de renda na fonte: 5 anos.
Quais documentos a lei ainda exige que sejam armazenados fisicamente?
Como já citado aqui anteriormente, os avanços da tecnologia proporcionaram um setor mais digital e com menos papelada no escritório. Contudo, os documentos não podem ser digitalizados e em seguida as versões físicas serem descartadas sem os procedimentos estabelecidos pela legislação. Existe uma lei de digitalização de documentos que deve ser seguida para que o documento digitalizado seja válido, confira abaixo:
Art. 4º I – A integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
II – A rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
III – O emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
IV – A confidencialidade, quando aplicável;
V – A interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Além disso, também há alguns requisitos:
Art. 5º I – ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;
II – seguir os padrões técnicos mínimos previstos;
III – conter, no mínimo, os metadados especificados.
Portanto, após todos os procedimentos previstos, de acordo com o Decreto nº 10.278/2020, os documentos físicos podem ser descartados após o processo de digitalização, exceto documentos que apresentem conteúdo de valor histórico.
Quanto aos documentos que já foram concebidos digitalmente e contam com os recursos necessários para validação jurídica, não há necessidade de armazená-los fisicamente no setor.
Saiba quais são os riscos da desorganização no departamento pessoal
Como já foi mencionado ao longo do texto, existem alguns problemas que podem ser enfrentados pelas empresas se elas não souberem como organizar o departamento pessoal. É importante salientar que ignorar a tecnologia pode aumentar os custos, pois é preciso de um espaço físico adequado para que os papéis não se deteriorem, que deve ser expandido a cada ano que passa, principalmente quando o número de colaboradores aumenta.
Além disso, quando são ignoradas as possibilidades de automatizar os processos, podem ser perdidos desde os documentos usados no cotidiano, como um banco de horas, até os que devem ser armazenados por um longo período, como as informações relacionadas ao salário-maternidade.
Também é preciso considerar que muitos documentos precisam ser atualizados semestral e anualmente ou de acordo com as mudanças na legislação. Manter essa papelada em ordem auxilia para que tudo seja feito dentro dos prazos determinados, anulando os riscos de penalização.
Armazenar arquivos e encontrar informações pode parecer um procedimento simples, mas traz uma série de prejuízos quando a empresa não conta com um sistema adequado para isso.
Organizar as informações e dados do departamento pessoal é fundamental para manter a ordem, a segurança jurídica e para otimizar processos.
Por isso, confira nosso Checklist de Atividades Mensais do DP, com prazos e datas para nenhuma tarefa ficar de fora!
