Diante do ritmo acelerado e repleto de desafios imposto pelo mercado atual, a contratação online tornou-se uma ferramenta indispensável para as empresas que desejam largar na frente para contar com os melhores talentos.
Afinal, em meio a tantas atribuições, as demandas burocráticas do DP e RH podem facilmente sobrecarregar as equipes, comprometendo sua eficiência e foco estratégico.
A boa notícia é que a tecnologia se tornou uma grande aliada na forma de contratar novos profissionais, oferecendo soluções capazes de economizar tempo, recursos e esforços ao simplificar o processo seletivo e de admissão.
Com isso, ao invés de ter um setor de Recursos Humanos soterrado por tarefas administrativas, é possível direcionar a atenção para as atividades essenciais de gestão de pessoas.
Mas, por que e como começar a investir nesse tipo de contratação? Como fazer a admissão digital de um colaborador? Qual a validade legal desse processo? Confira esses e outros pontos essenciais para entender o assunto a seguir.
Contratação online: o que é e por que começar a investir?
A contratação online, como o próprio nome sugere, corresponde à digitalização do processo de formalização do contrato de trabalho.
Ela ocorre após o processo seletivo realizado durante o recrutamento e seleção, envolvendo o envio remoto de toda a documentação necessária e a própria oficialização do preenchimento da vaga de emprego.
Ao contrário da contratação presencial, que exige a presença física de todos os envolvidos, envolve uma série de papelada e é bastante burocrática, o modelo digital é mais célere, barato e eficiente.
Mesmo sendo uma ferramenta para simplificar e otimizar a admissão de funcionários, essa fase do recrutamento online não é desumanizada. A depender da cultura da empresa, na verdade, o contato junto aos talentos permanece próximo, mesmo que remoto. O que muda são os meios onde isso ocorre.
Sem a necessidade de encontros presenciais ou documentos físicos, e contando com o apoio de ferramentas que aprimoram todo o processo, o RH não só garante contratações muito mais eficazes, como também poupa tempo.
Ao se livrar de esforços repetitivos e meramente burocráticos, os profissionais do setor podem se focar em atribuições mais estratégicas, como o próprio processo de onboarding e plano de carreira deste novo talento.
Ainda vale ressaltar que a contratação online é indispensável para negócios que desejam recrutar profissionais que moram em qualquer lugar, no formato de teletrabalho.
Considerando que as ofertas de emprego remoto cresceram mais de 140% só em 2022, segundo uma pesquisa divulgada pelo portal Contábeis, isso também reforça como o recrutamento digital tornou-se inevitável para as empresas que querem continuar crescendo.
Como fazer admissão de funcionário online?
Para realizar a admissão digital, o ideal é contar com um bom sistema de DP e RH. Isso porque, além de oferecer as funcionalidades necessárias para a contratação remota e proteger os dados dos candidatos nos termos da LGPD, esses softwares costumam otimizar todo o processo posterior à contratação, como gestão de benefícios..
Caso você ainda não tenha uma ferramenta online, não se preocupe. No final deste artigo, vamos mostrar outras alternativas para você elaborar seu contrato digitalmente.
Conheça as etapas da contratação
Independentemente da tecnologia utilizada, basta ater-se a algumas etapas básicas para garantir que a contratação online seja bem-sucedida e tenha toda a conformidade trabalhista. São elas:
- Envio da documentação: envie para o candidato todos os documentos necessários para a admissão, como contrato de trabalho, termo de confidencialidade, políticas internas, formulários de cadastro, entre outros;
- Preenchimento dos dados: o colaborador recém-admitido, então, receberá uma notificação para preencher suas informações. Isso é feito de maneira intuitiva, pois a própria ferramenta online indica os passos para encaminhar os dados virtualmente;
- Verificação de documentos: normalmente, o sistema online solicita que o profissional envie seus documentos digitalizados, para que sejam encaminhados junto do contrato. Para isso, basta que ele tire uma foto do RG ou CPF pelo próprio celular;
- Assinatura digital: por meio de plataformas de assinatura digital, como a ClickSign ou outras semelhantes, o candidato irá assinar eletronicamente os documentos necessários. Isso garante a validade legal das assinaturas;
- Integração dos dados: depois que todas as informações da contratação são aprovadas, elas devem ser encaminhadas ao RH e incluídas no seu fluxo de trabalho, para realizar pagamentos, INSS e outras atribuições;
- Onboarding virtual: a última etapa é a integração do novo colaborador. Isso pode envolver mensagens de boas-vindas, informações sobre as rotinas internas e vídeos sobre a empresa e sua cultura, mantendo uma comunicação próxima e efetiva.
Além dessas dicas, não se esqueça da ficha de registro de empregado. Trata-se de um documento obrigatório, que compila as informações do colaborador para cadastros em órgãos como INSS e eSocial.
Para você ter mais praticidade, criamos um template de ficha de cadastro de funcionário totalmente editável em Excel. Faça o download do template e organize tudo em um só documento.
5 benefícios da contratação online
Por simplificar toda a burocracia envolvida na admissão de novos colaboradores, a contratação online proporciona uma série de vantagens para o setor de RH e para a empresa como um todo. As principais são:
Redução de custos
Por ser mais prática, a contratação online permite que o DP e RH realize mais tarefas em menos tempo. Ou seja, sua produtividade aumenta, o que beneficia a lucratividade da empresa.
Além disso, não há impressão e envio de documentos físicos, reduzindo os gastos com papel, e outros materiais relacionados. Isso sem falar que é possível eliminar ou reduzir bastante os custos de deslocamento para entrega documentais, ou mesmo de frete para entrega por correios.
Agilidade maior no processo
Como os contatos e o envio de documentos de admissão são feitos em tempo real, não há nenhum tipo de espera para que os candidatos cheguem à empresa ou enviem seus dados por correio, por exemplo.
O processo presencial pode levar dias e até semanas para ser finalizado. Com a tecnologia digitalizada, o processo de contratação é rápido, prático e simplificado.
Maior segurança da informação
A maioria dos contratos online tem tecnologias de criptografia e assinaturas eletrônicas seguras para proteger as informações sensíveis dos envolvidos.
Inclusive, essas medidas ajudam a garantir a conformidade com a legislação de proteção de dados, como a LGPD. Dessa maneira, há mais segurança e tranquilidade para ambas as partes envolvidas.
Facilidade na organização dos documentos
Como os documentos ficam armazenados em formato digital, sua organização se torna bem mais simples e prática.
Afinal, isso reduz a necessidade de espaços físicos para armazenamento de arquivos, simplifica a busca por informações específicas dos colaboradores, otimiza a gestão da documentação, entre outros benefícios relacionados.
Libera tempo do RH para ações mais estratégicas
A partir de todas as vantagens da contratação online citadas até aqui, a equipe de Recursos Humanos consegue poupar tempo e esforços valiosos.
Com menos tarefas manuais e demoradas, o RH pode se concentrar em ações estratégicas para o negócio. Isso vai desde o desenvolvimento de programas de treinamento, até a gestão do desempenho dos colaboradores, criação de políticas de retenção de talento, etc.
A admissão digital é válida perante a lei?
A contratação online é válida perante a lei. Isso desde que sejam observados os requisitos necessários para a sua formalização.
Perante a CLT, as empresas são obrigadas a manter os registros de todos os colaboradores, bem como as cópias dos documentos de cada profissional anexados às fichas e formulários preenchidos na admissão.
Assim, é preciso ter extrema cautela para que nenhum dado seja perdido ou atribuído a outro funcionário.
Também é preciso ater-se à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Ela reconhece a validade dos contratos eletrônicos, mas exige que os dados coletados no processo de admissão digital sejam tratados de forma segura e legal.
Além disso, a Medida Provisória nº 2.200-2, de 2001, instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Ela regula a emissão e o uso de certificados digitais, incluindo a assinatura digital.
Isso reforça ainda mais a validade jurídica da contratação online com documentos eletrônicos assinados digitalmente.
Portanto, mesmo que o processo seja válido, é imprescindível atender aos seus requisitos legais. Isso inclui o uso de assinaturas digitais com certificados válidos e a adoção de ferramentas de segurança para proteger os documentos.
É possível assinar a carteira de trabalho digitalmente?
Como você pôde ver logo acima, os contratos de admissão podem ser assinados digitalmente com o apoio de certificados eletrônicos. Mas, e como fica a carteira de trabalho?
Desde 2019, a CTPS também pode contar com assinatura remota. Isso porque, trata-se do ano em que foi lançada a carteira de trabalho digital, que possui a mesma validade legal do documento físico.
A CTPS digital foi criada pela Lei 13874/2019. Já as regras específicas de anotação estão presentes na Portaria 1.065/2019.
Para formalizar os procedimentos na carteira digital, basta que o empregador lance uma nova admissão no eSocial. Só esse lançamento já equivale à assinatura da carteira, dispensando a necessidade de preencher o documento fisicamente.
Feito isso, já é disponibilizado ao novo colaborador o seu contrato de trabalho no aplicativo da CTPS digital.
Além de conseguir acessar diversas outras informações sobre o profissional contratado na carteira digital, o empregador deve continuar registrando no documento eletrônico todos os detalhes exigidos pela legislação.
Ou seja, é preciso incluir dados sobre a admissão, eventuais alterações salariais, benefícios, possíveis mudanças no local de trabalho, férias, 13º salário, rescisão e tudo mais que é necessário constar na carteira física.
Não tenho uma ferramenta online ainda, como posso elaborar um contrato?
Caso você ainda não tenha um sistema específico de DP e RH na sua empresa, é possível fazer a contratação online com algumas ferramentas encontradas facilmente na internet.
Nossa dica é a plataforma Clicksign. Ela permite elaborar o contrato digitalmente e enviá-lo por e-mail para assinatura. Inclusive, ela possui integração ao software da Convenia, e pode ter suas funcionalidades simplificadas dentro do nosso dashboard.
Dito isso, vamos explicar os passos básicos para você enviar documentos para assinatura pelo Clicksign. Isso porque, as etapas são quase as mesmas nas demais soluções de mesma finalidade.
Enviar documentos pelo Clicksign: confira o passo a passo
É bem interessante aprender como funciona o envio de documentos na plataforma Clicksign, já que o processo é parecido em outras plataformas.Veja como é fácil:
- Na plataforma, clique em “Adicionar Documentos” e selecione o arquivo do contrato que você deseja enviar para assinatura;
- Selecione “Adicionar signatários” e clique em “Signatário novo” ou “Signatário da agenda” para incluir os dados de quem assina. Clique em “Avançar”;
- Defina os dados que o signatário deverá preencher para assinar o documento e receber o token de confirmação. Finalize em “Adicionar” e “Avançar”;
- Caso haja mais de um signatário, ainda é possível definir em qual ordem as assinaturas deverão ser feitas;
- Em “Configurações”, você pode fazer os últimos ajustes, como a data limite para a assinatura, opções de idioma, lembretes, rubrica eletrônica, testemunhas, etc.;
- Por fim, adicione a mensagem que vai acompanhar o documento e clique em “Enviar documento” para direcionar o contrato ao e-mail do signatário.
Conforme visto, no sistema da Convenia, essas etapas são ainda mais simples. Basta acessar “Assinaturas” no menu “Configurações”, clicar em “Enviar novas assinaturas”, selecionar os signatários e testemunhas, anexar o contrato e enviar o e-mail para assinatura via Clicksign.
Como você viu neste artigo, o futuro do processo seletivo inclina-se cada vez mais para contratação online. Tendo as ferramentas tecnológicas à disposição, as empresas passam a economizar tempo e recursos contratando dessa forma. Além disso, conseguem ampliar seu alcance para talentos que vivem em todo o país.
Implementando estratégias e ferramentas adequadas, as organizações tendem a facilitar um processo tão importante como a contratação, elevando seus processos seletivos a níveis superiores.
