O profissional de DP precisa saber o que é eSocial, uma vez que seu uso corrobora com o cumprimento de obrigações trabalhistas e tributárias. Ele representa uma verdadeira revolução quanto ao modo que as empresas têm de tratar suas relações com funcionários e transmitir as informações ao governo e demais órgãos.
Além do Departamento Pessoal, os administradores, profissionais de RH e escritórios de contabilidade também adequaram suas rotinas às exigências do sistema, afinal, ele é obrigatório para pequenas e médias empresas.
Neste artigo, elaboramos um guia para que você entenda de vez o funcionamento do eSocial, desvendando por completo os mitos envolvendo a plataforma, bem como o que mudou a partir de sua vigência. Acompanhe!
O que é eSocial?
Em poucas palavras, o eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) é uma folha de pagamento digital vinculada ao software que as empresas já usam para executar a atividade atualmente. Ele precisa estar na programação do DP, e integrar o calendário do departamento pessoal para que a área fique em dia com as obrigações.
Trata-se de um programa governamental que unificou em um sistema o processo de fechamento de folha e, assim, facilitou o cumprimento das obrigações trabalhistas. Para fins fiscais e jurídicos, a ferramenta é vinculada à Receita Federal, ao Ministério do Trabalho, ao INSS e à Caixa Econômica Federal.
Acesse o nosso guia do eSocial com dicas práticas do que você precisa fazer para se adaptar e evitar multas na sua empresa.
Por que o eSocial foi criado?
Como você bem sabe, os processos burocráticos nesse âmbito são muitos. E há 8 anos eram ainda piores, pois não havia portais virtuais para facilitar o envio dos documentos. Foi para combater essa dificuldade enfrentada pelas empresas que o eSocial foi criado.
Por meio do Decreto nº8.373, de 2014, foi estabelecido seu surgimento, visando simplificar processos. Todavia, foi apenas em 2018 que o sistema completo foi oficializado e lançado no mercado, tornando-se 1 ano depois obrigatório para todos os tipos de empresas.
A partir de então, o eSocial se tornou essencial para centralizar todas as informações que devem ser repassadas aos órgãos públicos. Dessa forma, ele ajudou a otimizar o tempo, diminuir a burocracia e falhas/erros tributários.
O que é o eSocial simplificado?
Além do sistema completo, há também o eSocial simplificado, que se caracteriza por unificar as principais obrigações, declarações mensais e informações que as empresas enviam aos órgãos públicos. Todavia, esse modo simplificado favorece principalmente o colaborador.
Isso porque, é através deles que o profissional poderá checar e receber seus direitos trabalhistas, como: férias, 13º salário, Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), entre outros.
Já para as empresas, o acesso fica mais voltado à praticidade de enviar e atualizar informações trabalhistas e possíveis divergências de cadastro.
Criamos um texto totalmente voltado para o eSocial simplificado, para você saber para que serve e quais suas mudanças!
Como funciona o eSocial para pequenas e médias empresas?
O funcionamento do sistema é simples: o profissional de DP envia a ele, de uma só vez, as informações necessárias sobre colaboradores ao CAGED, GFIP, RAIS e outros órgãos federais que mediam a relação entre empregador e empregado.
As informações compõem eventos sobre:
- Admissões e desligamentos;
- Horas trabalhadas;
- Alterações salariais;
- Folha de pagamento.
Cada evento tem um prazo de envio conforme a sua natureza. Por exemplo: dados de admissões podem ser enviados para o e-Social até o dia anterior à admissão.
Quanto às demissões, os dados devem ser submetidos com até 10 dias seguintes à data do desligamento, desde que não ultrapasse a data de envio do evento S-1200 – Remuneração, para o empregado a que se refere o desligamento.
Informações relativas à folha de pagamento, por outro lado, deverão ser submetidas até o dia 15 do mês subsequente. Dessa forma, o recolhimento de tributos e do FGTS está assegurado.
Ele muda por completo como tais atribuições devem ser tratadas, uma vez que sua comprovação passa a ser bem mais rigorosa.
A ideia é que a medida reforce a proteção dos direitos dos empregados brasileiros que trabalham sob o regime da CLT. Dessa forma, evita que as instituições deixem de arrecadar valores aos quais fazem jus e driblem a legislação, recolhendo menos encargos do que o originalmente devido.
Quais as obrigações foram substituídas pelo eSocial?
Após entender mais sobre o que é eSocial, saiba que é através do sistema que houve organização no envio de documentos. Isso porque, antes o método era descentralizado, demorado e engessado.
Todavia, após a integração do eSocial, todas as obrigações acessórias passaram a ser feitas em um único sistema, por meio dos eventos. As obrigações que foram substituídas e contempladas atualmente, são:
- CAGED: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados;
- CAT: Comunicação de Acidente de Trabalho;
- CD: Comunicação de Dispensa;
- DIRF: Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
- Folha de pagamento;
- GFIP: Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
- GPS: Guia da Previdência Social;
- GRF: Guia de Recolhimento do FGTS;
- Livro de Registro de Empregados;
- MANAD: Manual Normativo de Arquivos Digitais;
- PPP: Perfil Profissiográfico Previdenciário;
- Quadro de Horário de Trabalho;
- RAIS: Relação Anual de Informações Sociais.
Além disso, também há outros benefícios que o sistema proporciona, como utilizar os dados do sistema para integrar com as informações necessárias para a plataforma do FGTS Digital.
Ou seja, com a substituição das obrigações, ficou muito mais fácil realizar as auditorias dos dados do colaborador.
Quais são os impactos do eSocial no DP?
A implantação do sistema deixou as relações entre empregadores e colaboradores mais transparentes, sendo isso um fator especialmente importante para aquelas companhias que não contavam com um efetivo controle das rotinas de trabalho do DP.
Adaptar-se ao novo sistema foi mais complicado para quem ainda não utilizava softwares voltados para a gestão do departamento pessoal. Veja abaixo os principais impactos no setor:
Aumento de eficiência
O primeiro efeito que os departamentos de Recursos Humanos e DP sentiram com o eSocial foi a necessidade de serem eficientes em relação aos apontamentos sobre os funcionários.
Toda a gestão foi aprimorada para que o programa não seja alimentado com nenhuma informação incorreta. Caso contrário, o erro será acusado e a empresa terá de arcar com as consequências.
De forma geral, as pessoas jurídicas se tornaram menos propensas a incorrer em passivos fiscais e trabalhistas, pois os direitos do trabalhador ficam mais resguardados.
Essa característica confere importância adicional ao departamento pessoal , transformando-o em uma área que zela diretamente pelos resultados financeiros da empresa.
Não que antes o DP já não tivesse impacto nos resultados, mas após a mudança, foi mais fácil para os gestores assimilarem o quanto esse setor pode evitar de prejuízo com o uso correto do eSocial.
Conhecimento da legislação trabalhista
O segundo efeito do eSocial nas organizações é a necessidade de que os gestores de todas as áreas tenham conhecimento significativo sobre a legislação trabalhista brasileira. Os gestores de algumas áreas desconhecem muitos dos requisitos básicos da lei e acabam transferindo toda a responsabilidade para os profissionais de DP — o que pode causar certa vulnerabilidade.
A partir do momento em que o sistema governamental entrou em vigor em junho de 2018, se tornou essencial que todos os gestores sempre saibam, por exemplo, como conduzir admissões e desligamentos.
Integração com segurança e medicina do trabalho
Além da aproximação entre Departamento Pessoal, Contabilidade e Jurídico, a empresa também ficou mais integrada com a Segurança e Medicina do Trabalho.
Isso porque alguns eventos do eSocial, como admissão do trabalhador, comunicação de acidente de trabalho e monitoramento da saúde do trabalhador têm um canal direto com os profissionais do SESMT (Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho).
Quais são as principais exigências do eSocial?
O manejo correto do sistema exige o cumprimento de certas formalidades e prazos. Obtendo êxito, o empresário estará de acordo com a lei, evitará dores de cabeça e possíveis ações trabalhistas ou multas no futuro.
Colaboradores engajados e treinados, portanto, são capazes de lidar bem com o sistema e estarão aptos a alimentá-lo corretamente e de maneira eficiente. Para isso, alguns cuidados devem ser tomados!
1. Admissões e demissões
Qualquer admissão de funcionário pode ser transmitida ao eSocial até um dia anterior à admissão. Caso a admissão não ocorra, todo o processo pode ser cancelado na plataforma.
Avisos prévios devem ser informados no sistema e informações sobre processos de demissão devem ser informadas ao Governo Federal por meio do sistema em até dez dias após a data do desligamento (no caso de aviso prévio indenizado).
2. Jornada de trabalho
A duração da jornada de trabalho é outra informação que deve constar no eSocial, já que apenas assim é possível identificar e computar corretamente faltas, horas extras, adicionais, intervalos e monitorar possíveis bancos de horas. Alterações de horários devem ser informadas mesmo que o trabalhador não faça marcação de ponto.
3. Alterações salariais
Qualquer alteração de salário deve ser informada no sistema em até 15 dias subsequentes ao acontecimento, desde que não ultrapasse o período do fechamento da folha, pois a informação tem que estar cadastrada para efetuar o cálculo.
Vale anotar ainda que a Folha de Pagamento deve ser cadastrada no dia 15 de cada mês. Caso o novo salário não conste no sistema até aquela data, não será possível registrá-la — o que pode causar problemas para o empreendedor.
4. Equiparação de benefícios
Se você tem colaboradores que realizam a mesma função, mas que recebem salários muito diferentes, pode ter problemas com o sistema do governo.
Da mesma forma, todos os funcionários devem receber os mesmos benefícios. Não se pode dar um bônus a um colaborador e a outro não, pois isso pode ser entendido pelo sistema como uma espécie de complemento do salário.
5. Inclusão de estagiários
As informações de estagiários, que antigamente podiam ser controladas pelas universidades, também devem ser feitas no eSocial, incluindo relatórios e uma pessoa responsável pelo estagiário. Por isso, tenha atenção também aos estagiários, reunindo as informações sobre eles para enviar ao sistema.
6. Direitos trabalhistas
Verifique se a empresa está cumprindo todos os direitos trabalhistas dos seus colaboradores, como férias, descanso semanal remunerado, descanso noturno, horas extras e tudo o que é previsto pela Consolidação das Leis de Trabalho (CLT).
Com o eSocial, é mais fácil os órgãos fiscalizadores avaliarem se esses direitos trabalhistas estão sendo pagos aos funcionários ou não, e se são realizados no prazo devido.
Conheça algumas funcionalidades do eSocial
Um dos principais objetivos do sistema do governo é facilitar a gestão da vida do funcionário, diminuir a burocracia e eliminar, ao mesmo tempo, a inadimplência dos empreendedores.
O programa facilita a execução de algumas tarefas complicadas, no que diz respeito à gestão das informações e do ciclo de vida do funcionário CLT na empresa, contando com algumas funcionalidades especiais:
Consulta da qualificação cadastral do empregado
Sempre que o empregador for cadastrar algum empregado no eSocial, a ferramenta verifica automaticamente se existem divergências entre os dados que constam nas bases do Cadastro de Pessoas Físicas e do Número de Identificação Social.
Fechamento de Folha de Pagamento
A empresa consegue fechar a folha de pagamentos diretamente pelo portal. É preciso entrar no menu correspondente, selecionar o ano e o funcionário sobre quem deseja informar os dados do pagamento. Neste documento, irá constar informações como salário, descontos, data de pagamento do salário e benefícios do INSS, etc.
Informar rendimentos
É possível realizar o informe de rendimentos dos funcionários diretamente pelo eSocial. O sistema facilita a apuração do Imposto de Renda pela Receita Federal, tornando assim o processo mais transparente.
Mudança de dados cadastrais
Também é possível de forma fácil adicionar ou alterar os dados cadastrais da empresa junto ao Governo. Basta ir em “Dados do empregador/contribuinte” no menu “Empregador”.
Mudanças com a Reforma Trabalhista
As novas diretrizes alteraram mais de 100 artigos da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). A partir de sua sanção presidencial, a relação entre empregados e empregadores foi amplamente modificada, principalmente porque os acordos firmados prevalecerão sobre a lei — o que até então não acontecia.
A justificativa foi atualizar e modernizar as relações trabalhistas, além de flexibilizar e estimular a livre negociação. No entanto, foram realizadas alterações substanciais. Veja as principais!
Multa por empregados não registrados
O valor passou para R$ 3 mil por trabalhador, mas microempresas e empresas de pequeno porte (EPPs) pagam R$ 800. A visita dupla para autuação foi excluída. Caso os dados do empregado deixem de ser repassados, a multa é de R$ 600.
Extinção das horas de deslocamento
Esse período deixou de ter pagamento obrigatório, mesmo que o transporte seja fornecido pelo empregador ou se a empresa estiver em local de difícil acesso.
Aumento da jornada parcial
A carga horária aumentou de 25 para até 30 horas por semana, com a autorização de mais 6 horas suplementares para jornadas de 26 horas semanais. A compensação pode ser feita na semana seguinte e foi permitido ao empregado vender 1/3 das férias.
Compensação e banco de horas
A compensação semestral pode ocorrer se estiver prevista em acordo individual de trabalho. A jornada de 12 x 36 horas requer autorização por negociação coletiva. As horas extras ainda devem ser pagas, mas a empresa deve apenas o adicional que descumprir os requisitos legais para compensação.
Intervalo de alimentação e repouso
O período descumprido deverá ser pago com acréscimo de, no mínimo, 50% sobre o valor da hora normal como forma de indenização. O intervalo pode ser reduzido para 30 minutos se houver acordo ou convenção coletivos.
Fracionamento de férias
As férias podem ser fracionadas em até 3 períodos, sendo que um deve ter, pelo menos, 14 dias e os outros, 5 dias. O início das férias não pode ocorrer nos dois dias anteriores a feriado ou dia de repouso semanal remunerado.
Existem outras mudanças impostas pela reforma trabalhista. No entanto, essas foram as que mais influenciaram as relações existentes em pequenos e médios empreendimentos.
Quais os benefícios do eSocial para as empresas?
Muitas empresas consideraram o programa um problema, enquanto ele é, na verdade, uma oportunidade. O novo sistema trouxe mudanças que diminuem a burocracia, acaba com a papelada no escritório e permite integrar diversas áreas da empresa.
Muitos empresários tiveram uma reação negativa ao programa por causa da adaptação que foi necessária em sua implementação.
Mas isso é um erro, já que o sistema foi ao encontro das necessidades das empresas, que por muito tempo reclamaram de processos complicados na hora de enviar informações ao governo. Agora, tudo pode ser feito online, o que tornou as informações muito mais confiáveis.
Integração
Um dos principais benefícios do eSocial é a integração entre diversas áreas da empresa, como DP, RH, contabilidade, dentre outras.
Assim, evita-se a repetição de informações como acontecia antes, quando diversas equipes da empresa forneciam os mesmos dados diversas vezes. As informações ficam disponíveis no sistema para órgãos como Caixa Econômica, Ministério da Previdência Social, INSS e Ministério do Trabalho e Emprego, dentre outros.
Processos mais transparentes
Com o eSocial, os processos da sua empresa tornaram-se mais transparentes para todos: tanto para o governo e instituições financeiras quanto para seus clientes e fornecedores. Todos podem comprovar que a empresa é idônea e confiável.
Menos burocracia
Com o sistema, não é mais preciso preencher formulários diferentes, levando ao fim complicações como CAGED e RAIS. Agora, a empresa transmite essas informações pelo seu sistema de folha de pagamento, para que os órgãos governamentais verifiquem. Informações sobre FGTS, aviso prévio, acidentes de trabalho, pagamento e outras são realizadas da mesma forma. Assim, você tem menos burocracias para resolver.
Direitos trabalhistas
Cumprir os direitos devidos aos funcionários só traz benefícios: os colaboradores trabalham com produtividade e você não se preocupa com multas e passivos trabalhistas.
Mas onde entra o eSocial? Bem, o sistema do governo pode ajudar muito nessa questão, pois a ideia foi facilitar o cumprimento desses direitos. Isso porque o histórico do colaborador fica vinculado ao seu CPF no novo sistema, de modo que é mais fácil fazer um pedido de aposentadoria, por exemplo.
Recuperação de dados
Com o eSocial você também evita multas e penalidades, já que as informações transmitidas ao sistema ficam gravadas e podem ser acessadas mais tarde. Caso haja alguma dúvida por parte do governo, das empresas ou dos funcionários, as informações podem ser acessadas e comprovadas.
Como o DP pode se adequar ao eSocial?
A palavra-chave para se garantir uma adaptação rápida e simples é modernização. Com o sistema, rotinas manuais e “jeitinhos” perderam espaço para a tecnologia e a eficiência nos processos de Departamento Pessoal.
Um bom começo é adotar um software de RH que facilite a troca de informações com o eSocial (caso você ainda não tenha um). A rotina do Departamento Pessoal ficará mais eficiente e inteligente — e o profissional de DP terá menos dor de cabeça com as planilhas.
Sistemas informatizados são capazes de acabar com problemas comuns na maioria das instituições: busca por contratos, histórico de funcionários, perdas de prazo e falta de backup, sendo uma das maneiras mais eficientes de se unificar e gerenciar informações que alimentam o eSocial.
A digitalização de documentos permite que eles sejam acessados por qualquer sistema (devidamente autorizado) em qualquer lugar: isso também faz com que o departamento de DP otimize seus processos e ganhe em segurança, já que papéis podem sumir ou deteriorar com o tempo.
Além da economia gerada com a atitude do ponto de vista ambiental (com a diminuição do uso de papel e tinta), a mudança também pode promover um maior engajamento entre o DP, RH e os departamentos de contabilidade, jurídico e de TI do empreendimento.
Mudanças do eSocial nos últimos anos
O eSocial existe há quase uma década, e desde então muitas mudanças trabalhistas ocorreram. Como exemplo, a obrigatoriedade da implementação do próprio eSocial, que você pode conferir abaixo.
Todavia, com a situação de mudanças no mercado de trabalho em 2020 e 2021, o sistema também precisou se atualizar para desburocratizar as obrigações legais. Sendo assim, foram implementadas algumas alterações no sistema, como:
- Redução de eventos de responsabilidade das empresas;
- Automação de campos de preenchimentos com informações já cadastradas ou inalteradas;
- Identificação do colaborador através do CPF, e não mais apenas pelo NIS;
- Compatibilização com a CTPS digital, substituindo a RAIS, CAGED e livro de registro de colaboradores.
Além disso, em 2022 outras mudanças entraram em vigor, através do eSocial S-1.1. Essa é a nova versão do sistema, que substituirá o eSocial 2.5, levando mais modernidade e simplicidade aos processos.
Penalidades e multa do eSocial
Quando a empresa não cumpre prazos dos eventos, como por exemplo o do eSocial SST, ela fica sujeita a penalidades e multas. Alguns exemplos que podem ocorrer, são:
| Ausência da informação | Prazo | Multa |
| Dados admissionais | até 1 dia antes da ingressão do colaborador ao trabalho | até R$ 3 mil |
| Comunicação de férias | até o dia 07 do mês subsequente ao das férias | até R$ 170,00 |
| Comunicação de alterações contratuais e cadastrais | até o envio dos eventos mensais de fechamento de folha de pagamento da competência em que ocorreu a alteração contratual | até R$ 600,00 |
| Registro da Carteira de Trabalho (CTPS) | até 5 dias após a ingressão do colaborador ao trabalho | até R$ 800,00 por colaborador;e, até R$ 6 mil para casos de reincidência |
| Comunicação de acidentes de trabalho | até o 1º dia útil após a ocorrência do acidente. Em casos de falecimento, o aviso deve ser imediato | entre o limite mínimo e máximo do salário do colaborador. Se houver reincidência, o valor é dobrado |
| Comunicação do ASO | até o dia 15 do mês subsequente a realização do exame | entre R$ 402,53 e R$ 4.025,33 |
| Comunicação do PPP | até o dia 15 do mês subsequente ao início da obrigatoriedade dos eventos de SST ou do ingresso do colaborador | entre R$ 636,17 e R$ 63.617,35 |
| Afastamento temporário do colaborador | até o dia 15 do mês subsequente da sua ocorrência para ausências com duração não superior a 15 dias | estipulada pelo fiscal trabalhista |
| Comunicação do PCMSO | até o dia 15 do mês subsequente ao início da obrigatoriedade dos eventos de SST ou do ingresso/admissão do trabalhador. | para o descumprimento das normas da Medicina do Trabalho – entre R$ 1.436,53 e R$ 4.024,42;para a ausência de exames ou a realização fora do prazo – entre R$ 1.201,36 e R$ 3.494.50 |
Portanto, é essencial se atentar às datas limites de registros e envios dos documentos, para que, assim, a empresa possa ficar em dia com a legislação.
Entendendo o que é eSocial e tudo sobre essa unificação de obrigações trabalhistas e tributárias, você conseguirá fazer uma adaptação do sistema com mais facilidade.
Caso a sua empresa ainda esteja entrando neste processo, baixe o nosso Guia Prático de Adoção ao eSocial gratuitamente!
