Quando e como contratar um software de Departamento Pessoal

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Atualmente os softwares de gestão estão presentes em diversas áreas das empresas. Seja em vendas, no atendimento aos clientes, ou no RH, já existe no mercado tecnologias voltadas para todos os setores de uma organização.

No departamento pessoal, não é diferente. Além de tornarem as atividades operacionais mais produtivas, esse tipo de software permite expandir a gestão, oferecendo dados úteis e integrando áreas da empresa.

Mas talvez você esteja se perguntando: será que está na hora de contratar um software de departamento pessoal para sua empresa? E em caso positivo, como fazer isso? Descubra neste post!

Ineficiência e baixa produtividade

A falta de eficiência no departamento pessoal pode ser observada quando os colaboradores precisam prestar muita atenção para não cometerem erros em atividades muito repetitivas, por exemplo. Ou então quando o retrabalho é algo recorrente. Com um bom software de departamento pessoal você automatiza muitas ações da área, o que diminui o risco de erros e torna as operações mais seguras.

Com esse tipo de solução é possível calcular a folha de pagamento de forma ágil, evitando problemas de descumprimento da legislação. Calcular manualmente quando cada colaborador sai de férias, quando volta, dentre outras tarefas também é trabalhoso e prejudica a eficiência.

Além disso, esse tipo de ferramenta também melhora a produtividade do time, já que não é mais preciso gastar tempo com tarefas burocráticas e retrabalho. A equipe pode ser aproveitada na realização de tarefas mais estratégicas, o que deixa os próprios colaboradores mais motivados, com trabalhos desafiadores para realizar.

Se você tem observado esses problemas, talvez seja a hora de procurar um software de departamento pessoal.

Gastos com papel

Não faz sentido imprimir documentos hoje em dia se o armazenamento digital é muito mais organizado e sustentável, concorda? Com um software de departamento pessoal você reduz seu consumo de papel, o que economiza dinheiro e espaço físico, e ainda torna a empresa mais sustentável, contribuindo com o meio ambiente.

Com essa economia, é possível investir em outros projetos, como treinamentos para os colaboradores usarem da melhor maneira a ferramenta que você contratar.

Falta de segurança

O departamento pessoal contém informações pessoais dos colaboradores e da empresa. Por isso, elas precisam ser guardadas com o máximo de segurança possível. Se no seu negócio o medo de que esses dados sejam acessados por terceiros é uma constante, saiba que o software de departamento pessoal também pode ajudar.

Nesse tipo de ferramenta, os dados são protegidos por senhas e criptografia e ficam armazenados na nuvem, em servidores externos. Assim, a empresa não fica suscetível a danos nos computadores, roubo, perda e envelhecimento de papéis e outros problemas.

Dificuldade de gerar relatórios e comprovar resultados

Além de sobrar tempo para realizar tarefas estratégicas, com a ferramenta de departamento pessoal você também otimiza a geração de relatórios. Como os dados estão todos organizados, muitas ferramentas já geram reports automaticamente. Você só precisa baixar.

Também se pode acompanhar os indicadores no dia a dia para tomar as ações necessárias para bater metas, por exemplo.

Equipe insatisfeita

Além de facilitar a vida de quem trabalha no departamento pessoal, a adoção de uma ferramenta pode refletir-se em todas as áreas da empresa. É que, como o trabalho de DP envolve o pagamento de salários e benefícios, assim como a marcação e férias, essa área da empresa influencia o dia a dia de trabalho de todos os colaboradores.

E, se os funcionários de outras equipes têm solicitações atendidas rapidamente, se podem conferir a folha de pagamento e fazer a marcação de ponto pela internet, certamente ficarão mais satisfeitos. Também vão consultar com menos frequência o time de DP para tirar dúvidas pontuais e repetitivas.

Como contratar um software de departamento pessoal

Se você se convenceu de que um software de departamento pessoal vai trazer muitos benefícios para sua empresa, chegou então a hora de escolher a melhor ferramenta.

É recomendado, para isso, mapear as atividades feitas por DP em sua empresa, as dificuldades que enfrenta e o que precisa melhorar. Assim, pode-se mirar na melhor ferramenta para o seu caso.

Depois, avalie as opções disponíveis, reunindo-as em um documento. A maioria dos softwares oferece um período de testes por alguns dias ou semanas, e fazer isso pode ajudar você a avaliar na prática a melhor solução para o seu caso. É importante considerar o suporte oferecido pela ferramenta escolhida, se há treinamentos, possibilidade de customização, o preço, dentre outros.

O uso de softwares de departamento pessoal tem sido importante para melhorar o desempenho dessa área em muitas empresas. Que tal aproveitá-lo também na sua?

O Convenia é um software que permite organizar, automatizar e administrar todas as rotinas da área, desde a admissão até a demissão, fazendo a gestão de ponto, gerando dados, relatórios e muito mais. Faça um teste grátis e descubra como é ter toda a sua gestão de pessoas num só lugar.

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