Os gestores de DP trabalham constantemente com diversos documentos importantes que contribuem para uma melhor rotina interna. Assim, eles podem atuar de forma mais consistente e gerar resultados mais seguros para a empresa, bem como obedecer à legislação, o que inclui dar atenção ao espelho de ponto.
O espelho de ponto é um dos itens mais importantes com os quais esses profissionais trabalham. Isso porque, é através dele que a folha de pagamento terá as informações das horas trabalhadas, gerando grande impacto nas verbas de pagamento/desconto.
Por isso, é importante saber todos os detalhes sobre como ele funciona e a importância de otimizar o seu preenchimento e controle.
Vamos falar sobre isso a seguir. Boa leitura!
Para que serve o espelho de ponto?
O espelho de ponto é usado para controlar as horas trabalhadas pelos colaboradores, comprovando que eles estão exercendo sua escala de trabalho adequadamente. Ou seja, ele funciona como um importante mecanismo de controle do setor de RH.
Nele devem constar informações como:
- nome completo do funcionário;
- horários de entrada e saída;
- horário de almoço e intrajornada;
- contagem de horas extras.
Cada colaborador é contratado para atuar em determinada jornada de trabalho. Assim, horas a mais devem ser contabilizadas como horas extras e podem ser pagas no final do mês ou entrar em um banco de horas. Por outro lado, horas a menos devem ser descontadas. Por isso que esse controle é tão importante.
Também, quando usado de maneira estratégica, o espelho de ponto ajuda a compreender melhor as demandas de trabalho. Afinal, ele indica o tempo que as equipes levam para cumprir determinadas tarefas, o que traz maior clareza sobre essa questão e ajuda em futuras contratações.
Portaria 671: Novas regras para o espelho de ponto
Entre 2009 e 2021, as portarias 1.510 e 373 regulamentavam todas as diretrizes relacionadas ao uso do ponto eletrônico. Todavia, a portaria 671 atualizou algumas normas, como, o registro de entrada e saída dos colaboradores.
Essas novas regras foram instituídas com a finalidade de fazerem parte do Programa de Consolidação, Simplificação e Desburocratização de Normas Trabalhistas Infralegais. Ou seja, elas facilitam os processos de controle de ponto eletrônico para os profissionais de DP.
Algumas das mudanças que ocorreram, foram:
- Registro manual com a real jornada do colaborador, não sendo aceito o “ponto britânico”;
- Regulamento do registro de ponto mecânico;
- Aceite do “ponto por exceção”, desde que haja acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.
Contudo, para que o controle de ponto seja devidamente organizado, a portaria 671 também obriga que o espelho de ponto contenha mais detalhes, como:
- Informações do empregador e do empregado;
- Data de emissão do relatório de ponto;
- Resumo mensal das marcações;
- Total de horas trabalhadas;
- Total de horas extras.
Para evitar sobrecarga de trabalho, é recomendado que o departamento pessoal utilize softwares que automatizam as informações. Dessa forma, haverá mais controle sobre o ponto dos colaboradores, evitando erros de cálculos e de dados.
Tipos de espelho de ponto
Como dito anteriormente, a portaria 671 realizou algumas mudanças nos tipos de espelho de ponto. Por isso, explicaremos abaixo o que enquadra cada opção e como elas funcionam.
Ponto manual
O registro do modelo manual é feito através de livros ou fichários, onde o colaborador anota à próprio punho seus horários de entrada, saída, intervalos e horas extras. Rasuras ou anotações ilegíveis não são aceitas, portanto é necessário atenção.
É preciso também que haja a assinatura do funcionário ao lado de cada registro, para assim validar o documento.
Todos esses passos fazem com que o ponto manual tenha um processo demorado e de difícil controle. Sendo assim, o recomendado é evitá-lo.
Ponto mecânico
O tipo mecânico é a origem da expressão “bater o ponto”. Isso porque, para os colaboradores validarem seus horários, eles precisam marcar suas entradas e saídas em um relógio cartográfico através de um cartão impresso.
Dessa forma, o equipamento irá computar os dados registrados e formular um arquivo, onde o profissional de DP fará a conferência manualmente.
Essa é uma opção um pouco mais tecnológica, em comparação com a manual. Todavia, por ainda depender da checagem humana, sua operação não garante segurança de controle.
Ponto eletrônico
O ponto eletrônico, diferente das opções anteriores, é um modelo que não permite alteração de informações. Com ele, o profissional registra seus horários através de meios individuais e tecnológicos, como crachá magnético ou biometria.
Dessa forma, o DP possui mais facilidade em conferir o espelho de ponto, além de assegurar a legitimidade dos dados. Todavia, essa opção pode ser um pouco mais cara, já que seu sistema requer um investimento alto.
Ponto digital
Com a crescente da tecnologia, as ferramentas digitais também permitiram a implementação do ponto digital. Assim, o registro dos horários podem ser feitos através de softwares, flexibilizando a marcação para os colaboradores.
Todos os dados são enviados para a plataforma, gerando assim um histórico e espelho de ponto automático. Isso gera para o departamento pessoal mais agilidade e segurança nas operações.
Por conta dos benefícios e facilidades, essa é uma ótima opção, principalmente para os profissionais em regime home office, já que não é necessário um espaço físico para bater o ponto.
Como coletar, controlar e armazenar os dados do espelho de ponto?
A tecnologia é uma aliada fundamental para o registro do ponto dos colaboradores. Ferramentas específicas permitem, por exemplo, que os supervisores configurem parâmetros e os colaboradores insiram os dados de chegada e saída em um sistema.
O colaborador pode informar também eventuais horas extras e saídas antecipadas, incluindo as justificativas. Quanto à gestão de pessoas, é preciso fazer o controle para saber se aprovam ou não a requisição. Tudo fica devidamente registrado, o que garante maior segurança para a empresa, evitando questões judiciais futuras.
Além disso, o cálculo é feito pelo sistema de forma automatizada. Isso evita erros decorrentes de um preenchimento inadequado por parte da equipe de RH.
É importante que os gestores fiquem atentos aos dados e mantenham um diálogo amplo com os supervisores e líderes de projetos, a fim de evitar a ocorrência de fraudes e a necessidade de revisar os dados registrados. Se surgirem falhas, o registro pode retornar ao colaborador para que ele revise a informação.
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais também fala sobre a coleta, o controle e o armazenamento desses dados. Segundo ela, os dados pessoais dos usuários só podem ser armazenados se houver consentimento. Por isso, é importante adequar o RH para esse cenário.
Para manter as informações organizadas, você pode utilizar planilhas ou softwares que armazenam os dados coletados. Essa é uma maneira de controlar não apenas o espelho de ponto como também as férias, por exemplo.
Nós temos um exemplo de planilha para Controle de Férias gratuito e completo. Confira!
Qual é a importância de um registro de ponto eficiente?
O registro de ponto tem um papel fundamental para fazer valer o cumprimento do contrato estabelecido entre empresa e colaborador. É um comprovante para as duas partes, indicando possíveis faltas e atrasos.
Como a CLT determina, em alguns casos, ausências frequentes podem gerar demissões por justa causa. Por isso, esse controle é importante para a empresa ter uma prova em mãos em um eventual problema desse tipo.
Além disso, quando o registro é feito de forma eficiente, com uma ferramenta específica, reduz-se o tempo gasto no fechamento da folha de pagamento, já que os cálculos são feitos de forma automatizada.
Também, uma análise cuidadosa do ponto permite uma intervenção eficiente do gestor de RH para resolver possíveis problemas com o colaborador. Por exemplo, ao perceber que alguma pessoa está atrasando com frequência, ele pode ir conversar com ela para entender o que está acontecendo.
Vamos supor que seja uma questão relacionada com a disponibilidade de transporte público e sua empresa trabalhe com jornadas de trabalho flexíveis. Nesse caso, seria possível alterar os horários de entrada e saída. Assim, a pessoa poderia continuar realizando seu trabalho e a empresa não teria problemas quanto a isso. Percebe que todos saem ganhando?
Tudo isso melhora o clima organizacional e ajuda os colaboradores a continuar realizando suas atividades com motivação, o que garante a produtividade geral do negócio.
Como fazer o controle de ponto diante das mudanças nos formatos de trabalho?
Os gestores de RH têm enfrentado um novo desafio: lidar com os novos modelos de trabalho que começam a se tornar cada vez mais populares no contexto atual. Por exemplo, algumas empresas têm equipes trabalhando externamente, e outras estão com os colaboradores em home office, o que causa dificuldade no controle do ponto.
Nesses casos, os aplicativos de ponto eletrônico ajudam muito a lidar com a questão. Por meio de um app no smartphone, o colaborador pode registrar o início e o fim da jornada, bem como a parada para o almoço. Isso serve também para os colaboradores externos, para evitar o comparecimento à empresa apenas para fazer o registro.
Se houver fraudes, as soluções contam com ferramentas que permitem um maior controle. Por exemplo, o GPS pode indicar se o colaborador saiu de casa durante o trabalho. Mas tome cuidado, já que o limiar entre o controle e o direito à privacidade é bem tênue, podendo gerar processos trabalhistas.
Elas também podem trabalhar com outros mecanismos de identificação, como reconhecimento facial ou impressão digital, como forma de reconhecer o colaborador e, assim, validar o registro do ponto.
Para isso, conte com o Convenia. Nossa solução permite uma geração segura de espelho de ponto, de modo que os funcionários consigam identificar com antecedência os dias que precisam ser revisados e fazer as alterações necessárias.
E caso você precise de ajuda com o espelho de ponto, baixe gratuitamente nossa planilha de Controle de Ponto e Horas Extras. Nela, você terá um registro com fórmulas aplicadas para registrar todas as informações de modo correto, evitando assim falhas de cálculos. Confira!
