Os relatórios gerenciais são grandes aliadas para manter o controle interno da empresa. É essencial que todo gestor e especialista saiba quais são os tipos, como elaborar e de que forma fazer esta análise gerencial da empresa.
A partir de um relatório gerencial, soluções são encontradas, oportunidades são descobertas e perguntas são respondidas. Tudo isso gera uma melhora na estruturação dos setores, na diminuição de erros informacionais e na facilitação da tomada de decisão.
Neste conteúdo, você aprenderá porque o relatório empresarial é importante, como ele impacta os dados no RH, quais são os seus modelos e como eles auxiliam na contabilidade da empresa. Confira!
Relatório gerencial: entenda o que é e porque você deveria começar a utilizá-lo
O relatório gerencial é um documento que reúne dados sobre determinadas ações organizacionais. A finalidade é definir uma gestão estratégica assertiva e qualificada, por meio de análises das informações coletadas.
Os tipos de relatórios gerenciais vão desde a área contábil até o Recursos Humanos, envolvendo boa parte dos setores. Essa é a melhor maneira de manter um controle interno, já que os dados demonstram a realidade da organização.
Por conta do relatório empresarial demonstrar um panorama geral do setor ou do negócio como um todo, a tomada de decisão é facilitada, assim como os processos são otimizados e o planejamento estratégico é melhorado.
Porém, é preciso que a coleta das informações seja rigorosa e confiável, pois mensurar resultados em cima de dados errôneos gera complicações generalizadas. Por isso, o recomendável é utilizar a tecnologia a favor do negócio, utilizando um dashboard que gera um relatório gerencial automático e seguro.
Qual a importância de extrair e produzir relatórios gerenciais?
O mercado tem demonstrado cada vez mais a importância de ter uma cultura data-driven – tomar decisões baseadas em análise de dados. Porém, segundo a pesquisa Data Paradox, da Dell, a sobrecarga de dados e a incapacidade de analisá-los é a terceira maior barreira da transformação digital.
No Brasil, 23% das empresas possuem tecnologia e cultura orientada a dados, o que representa quase o dobro da porcentagem mundial. Todavia, é importante destacar que 48% das instituições brasileiras ainda demonstram pouco conhecimento sobre o assunto.
Quando a empresa passa a ter essa apresentação de relatórios gerenciais interligada ao seu planejamento, um dos benefícios ganhos é a competitividade. É essencial estar um passo à frente do mercado, para não perder o ritmo e conseguir acompanhar as mudanças.
Isso só é possível quando lideranças e diretores estudam tendências de RH e tecnologias que fomentem melhorias no controle interno, e consequentemente nos resultados empresariais.
Além disso, só é possível assegurar a saúde da instituição por meio da análise das ações aplicadas. Por exemplo, quando se está doente, você confia mais em um exame laboratorial ou em uma opinião? A primeira opção é baseada em dados reais, enquanto a segunda é um mero achismo.
O mesmo ocorre quando falamos da facilidade de relatórios gerenciais para tomada de decisão. Por isso, é essencial a utilização desse método para qualquer gestor, tanto em visão macro de mercado, quanto em resoluções micro.
Aqui na Convenia são mais de 50 relatórios e indicadores que sua empresa pode utilizar para atuar de maneira estratégica e eficiente. Confira as informações da funcionalidade e faça um teste grátis!
Quais setores são mais impactados por esses relatórios?
Ao entender que os modelos de relatórios gerenciais servem para uma análise de ações internas que mostram a realidade da empresa, os setores mais impactados serão aqueles que necessitam de muita estratégia.
Ou seja, áreas como Recursos Humanos, Departamento Pessoal, Financeiro, Contabilidade e cargos de diretoria, são os que mais devem utilizar esse tipo de ferramenta.
Os relatórios ajudam na compreensão de áreas que têm suas atividades interligadas,nas quais um acontecimento interfere em outras questões.
Vamos exemplificar o Departamento Pessoal. Quando há um aumento de processos trabalhistas, é necessário entender os custos que eles oferecem à empresa e também se existem medidas que diminuam o número de ocorrências.
Porém, se a contabilidade da empresa dar informações erradas e os dados no RH estiverem desatualizados, não há como montar uma estratégia. Resumindo, casos como esse são evitados apenas com integração entre setores e dados corretos.
Outros exemplos de relatórios gerenciais que esses setores podem ter como objetivo, são:
- Necessidade de contratações;
- Desligamento dos colaboradores;
- Troca de sistemas de automação;
- Redução de custos sem cortes de funcionários;
- Realização de auditoria financeira confiável
Portanto, se você trabalha em algum desses departamentos, é imprescindível a utilização de relatórios de indicadores na rotina de trabalho.
Para potencializar ainda mais, busque implementar a cultura orientada a dados – inclusive com mais contratação de nativos digitais – em toda a instituição, pois isso fará com que todas as decisões tomadas internamente estejam embasadas..
Quais são os principais benefícios dos relatórios gerenciais?
Vimos até aqui o que são relatórios gerenciais, qual a importância deles e que impacto gera no seu setor. Mas, você veio até aqui procurando saber se eles são capazes de solucionar os problemas de informações erradas e a falta de argumentação nas tomadas de decisões.
Então, preste atenção nos benefícios que a análise de relatórios gerenciais na empresa oferece!
O primeiro ponto é o controle interno. Com esse documento, todo gestor passa a ter conhecimento de custos específicos de diferentes setores. Através do dashboard, é possível entender se a saúde da instituição está positiva, e se existem oportunidades para se investir em alguma área.
Outra questão é o apontamento de gargalos nos processos. O relatório gerencial com indicadores de desempenho mostra quais são as operações que mais demandam tempo e dinheiro. Assim, é possível analisar se tudo que está sendo investido dá um retorno favorável, ou se deve haver melhorias.
Além disso, eles fornecem um histórico de dados que permite a correção de falhas e o aperfeiçoamento de ações implementadas. O monitoramento constante possibilita micro mudanças estratégicas ao longo do percurso, evitando que os problemas encontrados virem “bolas de neve”.
Além desses destaques, é visto também outras vantagens de ter uma cultura que utiliza os modelos de relatórios gerenciais como medida recorrente,:
- Informação de resultados de modo direto e objetivo;
- Indicação da performance econômica e financeira da empresa;
- Otimização do tempo investido em análises;
- Embasamento da tomada de decisão;
- Esclarecimento de processos e prioridades.
Conheça 5 tipos de relatórios gerenciais
Antes de você aprender a como elaborar relatórios gerenciais, é necessário conhecer os principais modelos. Somente assim você saberá como estruturar sua empresa e quais documentos utilizar em determinadas situações. Confira!
| Relatório | Definição |
| Controle | Essa é uma opção que serve para duas finalidades: estoque e performance. Para o Recursos Humanos, o mais interessante é o relatório gerencial de indicadores de desempenho. Nele, é feita a supervisão das metas, para que o gestor possa ajustar os objetivos a fim de alcançar bons resultados. |
| Financeiro | Espécie de balanço geral, com controle de fluxo de caixa, contas a pagar e receber, inadimplência, etc. Esse relatório influencia diretamente DP, que interessa ver dados e valores de gastos trabalhistas, como o salário, 13º, férias, entre outros. |
| Satisfação | Esse relatório gerencial se resume às pesquisas de satisfação, seja de clientes ou colaboradores. É essencial esse tipo de análise para o RH, uma vez que ele serve como base para tomar medidas suplementares, como clima organizacional, inclusão de benefícios corporativos e cultura de feedback. |
| Análise | Resume-se a um apanhado geral de informações da empresa que foi concluída a partir da análise de dados. Nele, encontram-se informações que possibilitam soluções para problemas, assim como oportunidades, e pode ser aplicado para qualquer setor. |
| Crescimento | Demonstra o desenvolvimento do setor dentro da instituição, e serve como argumento para receber mais investimento ou melhorias. No RH, por exemplo, é possível utilizá-lo para comprovar que é preciso contratar mais colaboradores para suprir demandas e gargalos. |
Como elaborar relatórios gerenciais?
A estrutura técnica utilizada para os relatórios seguem as mesmas premissas. O que muda será a finalidade e os indicadores utilizados para a coleta de dados.
Dito isso, é importante ressaltar que em todos eles, deve-se aplicar métodos precisos e confiáveis, a fim de ter veracidade das informações levantadas. Além disso, é ideal ter profissionais que saibam fazer uma leitura correta dos dados, pois é por meio dela que soluções são idealizadas.
Lembre-se de redigir um documento objetivo e simples. Quanto mais complexo forem os levantamentos, mais difícil será ter uma boa análise gerencial da empresa. Uma forma de evitar o desvio de foco e ser assertivo, é:
- Elencar quais respostas você quer descobrir;
- Definir qual a finalidade do relatório;
- Saber qual é o período que servirá como base;
- etc.
Não exagerar nos dados é recomendável! Então, deixe apenas informações que são relevantes para o estudo..
Por fim, se for utilizado um relatório gerencial de Excel, faça diversas revisões nos dados e peça para que outras pessoas também olhem o material. Qualquer erro de digitação ou desencontro de informação pode prejudicar a análise do documento.
Entendi a importância dessa ferramenta, mas como utilizá-la da forma correta?
As dicas abaixo são fundamentais para você que está procurando saber como elaborar relatórios gerenciais e acabar com os problemas estruturais no seu setor. Portanto, preste atenção aos tópicos e pense formas de aplicá-los na sua realidade.
Treine sua equipe para bem utilizá-los
Falamos anteriormente como é importante ter profissionais que sejam orientados a dados. São eles que têm a expertise para fazer a análise correta dos resultados, e assim pensar em soluções que sejam inovadoras.
A melhor maneira de fazer isso é aplicar uma cultura data-driven na empresa. Assim, todos os colaboradores vão ter conhecimento técnico para tomarem decisões baseando-se na realidade.
Tenha clareza sobre quais pontos devem ser acompanhados
Não adianta colocar um indicador de ROI em um relatório de satisfação. Ou seja, é preciso que os pontos presentes no documento façam sentido um para o outro.
Uma boa dica é utilizar a primeira métrica do relatório gerencial como indicador do objetivo, e as demais como suplemento para a análise. O ideal é pensar que não apenas os profissionais que desenvolveram esse estudo irão ler os dados, mas também diretores e gestores.
Então, deve-se ter levantamentos claros e objetivos. Porém, se desejar, inclua resultados pertinentes para assim ter mais embasamento e profundidade no momento da análise.
Faça o caminho correto: vá do macro ao micro
Quando se faz um relatório gerencial muito pontual, a percepção do negócio fica restringida e oportunidades são perdidas. Na hora de definir o objetivo do relatório, lembre-se de não ser tão nichado.
Por exemplo, ao invés de querer saber quantas colaboradoras estão no seu time, procure entender a diversidade organizacional como um todo.
Assim, você pode descobrir, por exemplo, que não apenas a inclusão dessas profissionais está alta, mas a igualdade salarial por gênero está irregular. Consequentemente, poderá pensar em medidas para solucionar essa questão.
Portanto, comece analisando as informações mais importantes, e depois inclua o drill-down (detalhamento dos dados). Esse é o melhor caminho para conseguir perceber todos os vieses que compõem a sua organização.
Foque em identificar melhores e piores resultados
Em um relatório gerencial, é importante existir gráficos, pois eles mostram os números completos, e não apenas uma resposta.
Por exemplo, um dos dados levantados está relacionado ao custo salarial. O intuito é saber o quanto é gasto como um todo com o pagamento de salários na empresa. Mas, com os gráficos, eles mostram não apenas o valor, como também quanto cada setor da empresa representa nesse total.
Isso permite que você tenha conhecimento do quanto é investido em cada área e se esse valor condiz com o desempenho da equipe. Assim, se um dos setores apresenta baixa produtividade, mas é um dos mais custosos para a empresa, algumas mudanças deverão acontecer.
Principais pontos de alavancagem devem ser priorizados
Por fim, procure entender o que pode gerar mais resultados com menos esforço. São eles que geram o crescimento do negócio de forma efetiva e descomplicada.
Uma dica é ter em mente que os piores resultados têm mais potencial de melhora, e os melhores resultados são inspirações para se replicar. Inclusive, um pode ser a solução para o outro.
Por exemplo, falando novamente de diversidade, suponha que sua empresa está com vagas afirmativas em aberto. O processo seletivo para profissionais negros está sendo feito diretamente com a empresa e está dando boas contratações. Porém, o indicador do recrutamento para pessoas imigrantes está sendo comandado por terceiros, e não está indo bem.
Uma solução que o RH pode promover é a centralização do R&S na organização. Assim, será averiguado se o problema era de fato a questão do serviço ou se é a captura de bons talentos que está com déficit.
RH data-driven que gere resultados? Conheça os Relatórios Estratégicos da Convenia!
Você aprendeu neste conteúdo como os relatórios gerenciais solucionam os seus problemas de erros informacionais, tomada de decisão e estruturação do setor. Foi visto também que para otimizar esse processo, a tecnologia é uma grande ferramenta auxiliar.
No sistema de RH da Convenia, você não encontrará apenas relatórios pré-definidos e personalizados que geram dados exportados para planilhas. Além disso, a Convenia agora conta também com a funcionalidade de relatórios estratégicos.
Eles são baseados em indicadores de RH que permitem a análise macro de tópicos por meio de diversos tipos de gráficos.
Veja com detalhes abaixo:
| Temas | Relatórios |
| Diversidade | Distribuição por gênero/etnia/faixa etária; Média salarial por gênero/etnia; Residência de colaboradores; Naturalidade de colaboradores. |
| Riscos | Colaboradores PCD; Menor aprendiz; Diferença salarial entre cargos; Exames periódicos. |
| Salário | Soma dos salários brutos; Motivos pelo aumento salarial; Promoções; Último aumento salarial; Colaboradores por departamento; Custo por departamento; Promoções por departamento. |
| Movimentação | Headcount; Taxa de desligamentos; Admissões; Desligamentos; Tempo de casa; Afastamentos; Faltas; Motivos pelo desligamento. |
Com tantas possibilidades assim, você tem mais insights valiosos e tomadas de decisões assertivas para sua gestão de pessoas.
