Poucas empresas se atentam para a importância de um processo de offboarding bem executado. São inúmeras tarefas e rotinas que precisam ser preenchidas em um desligamento de colaborador.
Fazer este processo sem planejamento poderá prejudicar a imagem da organização no mercado e dificultar futuras contratações. Dessa forma, tem se observado um crescente número de empresas preocupadas em garantir um desligamento eficiente e tranquilo.
Neste artigo apresentaremos ideias para você fazer um processo de offboarding de maneira correta em seu departamento de recursos humanos. Acompanhe!
O que é offboarding?
O offboarding é o processo pelo qual a empresa gerencia a saída de um colaborador. Envolve uma série de atividades e procedimentos que visam garantir uma transição suave e eficiente quando alguém deixa a empresa, seja por demissão, aposentadoria, renúncia ou qualquer outra razão.
O offboarding é importante para garantir que o ex-colaborador saia da organização de forma positiva e que todos os ativos da empresa sejam protegidos. Isso pode incluir a revogação de acessos a sistemas e dados confidenciais, a transferência de responsabilidades para outros funcionários e a realização de uma entrevista de desligamento para coletar feedback valioso sobre a experiência do funcionário na empresa.
Dessa forma é uma parte essencial da gestão de recursos humanos e contribui para a reputação da empresa e para a segurança de suas informações.
Qual a importância de um offboarding humanizado?
O offboarding é um processo que merece atenção especial do RH, visto que influenciará na forma como o ex-colaborador verá a empresa após sua saída. A etapa consiste no acompanhamento de todo o planejamento de rescisão.
A transparência e o respeito são fatores que devem predominar neste momento, pois o funcionário precisa saber o motivo da sua demissão.
A realização de uma entrevista rescisória é fundamental em toda a estrutura do procedimento. Ela consiste em conversa aberta para coletar o feedback do membro da equipe sobre sua experiência no negócio e a explicação do seu desligamento
Embora as rotinas empresariais variem conforme o segmento que atua, de uma forma geral é preciso acompanhar a substituição do profissional que está sendo demitido, pois o recém-chegado precisa entender na prática como as atividades são realizadas.
Uma vantagem competitiva que envolve o trabalho de um bom offboarding é sobre a imagem que a corporação deseja passar para o público externo em suas operações internas e para a entrada de talentos disponíveis no mercado. Por isso, é essencial que tudo seja feito de uma forma que as partes envolvidas entrem em comum acordo, preservando inclusive os direitos trabalhistas para que ações judiciais não sejam estabelecidas.
7 dicas para o processo de offboarding ou desligamento de colaboradores
Para a realização de um processo de offboarding humanizado, é necessário estar atento a alguns pontos.
Confira a seguir quais são:
1.Remoção de itens pessoais
Informar ao colaborador para retirar seus itens pessoais no seu último dia de trabalho. Lembre-o de que ele não terá mais acesso ao escritório e se esquecer algo não será responsabilidade da empresa manter o item armazenado.
2. Devolução de objetos de uso profissional e da empresa
Garanta que o colaborador devolva todos os itens de propriedade da empresa como computadores, mouses, telefones celulares e qualquer outro item que a organização tenha fornecido no momento da contratação.
Para esta demanda, o ideal é que o RH tenha listado os itens para conferência.
3. Folha de pagamento
Informar o responsável pela folha de pagamento, ou fazer a integração sistêmica, para que o colaborador seja excluído dos próximos pagamentos.
Não cumprir essa etapa pode ocasionar em transferências financeiras indevidas para o ex-colaborador.
4. Benefícios corporativos
É preciso garantir que todos os operadores de benefício corporativo cujo colaborador esteja inscrito sejam comunicados do seu desligamento e, consequentemente, do término da sua cobertura.
Fique atento pois alguns benefícios como seguro saúde e seguro odontológico preveem a continuidade dos serviços pelo ex-colaborador com base em algumas condições.
5. Questionário de desligamento
A entrevista de desligamento é um dos processos mais importantes do RH nesse momento de offboarding. Entender algumas questões da pessoa que está sendo desligada pode te ajudar a construir uma empresa muito melhor para os futuros colaboradores.
Saber se antes de sair ele buscou outras oportunidades internas, qual o principal motivo do colaborador querer deixar a empresa, entender como ele julga a experiência dele. Tudo isso são informações estratégicas para o RH.
6. Indicações
Algumas empresas têm um programa de indicação de talentos profissionais. Funciona assim, os colaboradores internos sugerem nomes de amigos, familiares ou conhecidos, que têm a possibilidade de serem contratados pela empresa. Essa prática pode ser estendida para o offboarding.
Em especial quando o desligado teve um bom relacionamento com a empresa. Nesse caso, o ex-colaborador não terá impedimentos emocionais ou pessoais com a organização que o levem a não indicar ninguém para trabalhar nela.
Pelo contrário, fará isso com prazer e boa motivação. Para a área de recrutamento, boas indicações são como um “meio caminho andado” na busca por novos colaboradores – inclusive para ocupar o cargo exercido pelo profissional demitido.
7. Suporte
O offboarding pode ser uma fase bem estressante e desanimadora para o profissional. Para amenizar esses e outros sentimentos, é importante que o RH ofereça orientação clara sobre todo o processo de desligamento, procedimentos documentais, direitos trabalhistas e como dar entrada em benefícios previdenciários.
Além disso, o RH pode disponibilizar suporte emocional por meio de conversas entre o ex-colaborador e o psicólogo da empresa. Certos benefícios, como sessões de terapia mental, podem ser estendidos por mais alguns meses – caso o profissional precise usá-los.
Todas essas práticas fazem parte de um processo ideal. Afinal, o offboarding não deve ser feito de forma fria e mecânica, como se o profissional fosse apenas um objeto a ser descartado e substituído.
No entanto, o ex-colaborador precisa perceber que o desligamento foi o fechamento de um ciclo e a preparação para o próximo. Dessa forma, o tempo que trabalhou na empresa será relembrado com carinho e satisfação.
Dica extra: Lembre-se de ser transparente para aqueles que ficam
Informar o real motivo do desligamento do colaborador de forma respeitosa e transparente, é uma ação indispensável e muito benéfica para as partes envolvidas. A empresa terá como grande vantagem preservar o clima organizacional, evitando assim os temíveis boatos.
Quando esses são compostos, por exemplo, por informações distorcidas sobre a situação, o resultado pode ser uma equipe insegura e com baixa produtividade.
Assim, é preciso dar atenção aos membros da equipe que ficam, uma vez que reclamações podem ser feitas. É importante que aqueles que ficam também sejam tratados com respeito e transparência, evitando que os impactos negativos da demissão de um colega, tomem proporções indesejadas.
Um processo de offboarding humanizado garante que o desligamento do colaborador seja otimizado e menos desgastante possível.
Employer branding e Offboarding: entenda a ligação
Employer branding é a valorização da marca diante do mercado em que ela atua. Ou seja, é a preservação do nome da empresa.
Quanto melhor a sua reputação, maiores ganhos serão obtidos, não somente pelo engajamento do público interno, como também do interesse das pessoas em fazer parte da equipe. Como resultado, a marca ganha um posicionamento favorável diante a concorrência, sendo destaque diante o mercado.
Portanto, a ligação entre employer branding e offboarding significa que para obter os benefícios que a valorização da marca entrega, é importante cuidar também do processo de desligamento dos funcionários.
Ou seja, é preciso investir numa demissão humanizada para que o ex-colaborador saia com uma boa impressão da empresa. Quando a demissão for uma iniciativa dele em busca de uma nova oportunidade em outro lugar, que ele sinta segurança e liberdade para retornar.
Uma entrevista de desligamento bem conduzida fará toda a diferença neste processo, ao possibilitar que o colaborador relate sua experiência enquanto fez parte da empresa.
Esse feedback é importante para que todas as arestas sejam aparadas, para as falhas mútuas serem apontadas e iniciativas sejam propostas visando melhorias.
Benefícios de um bom offboarding
Segundo pesquisa realizada pela Aberdeen Strategy & Research, apenas 29% das organizações respondentes possuem um processo de offboarding estruturado.
Esses números revelam uma grande verdade: muitas empresas se preocupam com a eficiência do onboarding, mas não dão a mesma atenção ao offboarding.
Se essa é a realidade na sua empresa, vários benefícios são perdidos. Uma vez que um bom processo de desligamento ajuda:
- Na obtenção de informações sobre os motivos que levam os profissionais a deixarem a empresa;
- A conseguir dados para a definição de estratégias de minimização dos índices de turnover (rotatividade de profissionais);
- No fortalecimento da employer branding (marca empregadora);
- A entender o que as outras empresas fazem para atrair funcionários efetivos das organizações;
- Na coleta de feedbacks valiosos sobre a liderança, salários, benefícios, gestão de pessoas etc.
Já houve quem comparasse a demissão ao processo de divórcio – com os mesmos efeitos emocionais. No entanto, o offboarding não precisa ser traumático. Como vimos, se forem adotadas boas estratégias, a quebra do vínculo com a empresa será amigável.
O que achou do nosso artigo? Gostou de conhecer ideias para melhorar o offboarding da sua empresa? Então, aprenda agora como conduzir uma entrevista de desligamento!
