Assinatura digital no RH: saiba benefícios e como adotar

A transformação digital e o crescimento do trabalho remoto são apenas dois exemplos que apontam o motivo das empresas buscarem saber o que é assinatura digital e utilizarem, em um grau cada vez maior, ferramentas virtuais.

E a prova disso está no estudo da Clicksign — referência no assunto no Brasil. Segundo a pesquisa, mais de 92% das empresas que adotaram a assinatura digital perceberam melhoria na conversão de transações comerciais ou acordos em geral.

Sem dúvidas, saber o que é assinatura digital e compreender o poder da digitalização de documentos no DP e RH (Departamento Pessoal e Recursos Humanos, respectivamente) é um passo fundamental para a otimização dos processos internos da organização.

Mas, afinal, o que significa assinatura digital? Como esse recurso agiliza a rotina das empresas? Qual o papel da automatização de processos no RH e DP nesse processo de otimização?

Se você também tem essas dúvidas, continue a leitura e veja o que é assinatura digital no RH e DP, quais as vantagens desse recurso e como implementá-lo.

Principais aprendizados

• A assinatura digital no RH garante validade legal e segurança em documentos como admissões, férias e desligamentos;
• Os principais benefícios são: redução de custos, aumento de produtividade, integração de dados e agilidade nos processos;
• Alguns critérios de escolha são: legalidade, escalabilidade, integração com sistemas e retorno sobre investimento;
• Soluções como Convenia + Clicksign otimizam o RH com tecnologia acessível e alto desempenho.

O que é assinatura digital e como funciona a digitalização de documentos no DP e RH?

Esse recurso utiliza chaves criptográficas de um certificado digital para reconhecer os signatários, conferir a validação jurídica do documento, proteger as informações e, é claro, facilitar as transações, especialmente por ser um procedimento totalmente online.

Quanto à aplicação no âmbito de RH e DP, a assinatura digital é aplicável em:

• laudos médicos;
• atestados;
• contratos de trabalho;
• pedido de férias;
• processo de desligamento de empregados.

Entre os ganhos que o RH tem com a assinatura digital, podemos citar a facilidade de realizar várias demandas por meios online.

Por exemplo, um candidato aprovado em um processo seletivo não precisa se deslocar até a empresa para assinar a sua admissão. Essa facilitação reduz custos, tempo e otimiza o processo de recrutamento e seleção para os dois lados.

Os requisitos da assinatura digital são:

• autenticidade – garantia da veracidade de uma assinatura;
• integridade – garantia de que os documentos não foram alterados;
• não repúdio – garantia de que quem assinou não pode negar a validade do documento.

Quanto à classificação, as assinaturas digitais podem ser:

• simples: identificação do signatário de forma simplificada;
• avançada: identificação de qualquer alteração posterior;
• qualificada: feita por meio de um certificado digital.

O que diz a lei sobre assinatura digital?

A regulação da assinatura digital no Brasil está prevista na Medida Provisória (MP) n.º 2.200-2/2001. O texto prevê que empresas e profissionais podem assinar documentos sem a necessidade de estarem presentes fisicamente e, depois, irem a um cartório para reconhecer a legitimidade da assinatura.

A legislação sobre assinatura digital também institui o ICP — Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil —, órgão específico para garantir a autenticidade e validade jurídica dos documentos eletrônicos.

Como escolher uma ferramenta de assinatura digital? Saiba como funciona a automatização de processos no RH e DP

Na prática, para assinar um documento virtualmente, o RH precisa de um assinador digital – um software que anexa os elementos criptográficos do certificado digital ao arquivo a ser validado.

A melhor forma para escolher uma ferramenta de assinatura digital é por meio de pesquisas. Você deve considerar aspectos como:

• se o software respeita a legislação brasileira;
• os tipos de assinaturas aceitas;
• possibilidade de integração com seu fluxo de trabalho;
• escalabilidade e volume;
• preço e ROI (retorno sobre investimento);
• satisfação do usuário;
• possibilidade de envio de documentos online.

Em outras palavras: a ferramenta ideal é aquela que atende às suas necessidades, suporta a automação dos processos no RH e DP e tem planos que cabem no seu bolso.

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Então, lembre-se de atentar para características como:

• quanto tempo essa ferramenta vai poupar no dia a dia?
• como o software facilita a rotina de RH e DP, especialmente para trabalhadores remotos, de outras cidades ou países?

Essas são apenas algumas das principais vantagens de compreender o que é assinatura digital e a importância desse recurso para a companhia. A seguir, citamos outros benefícios.

Quais são as vantagens desse recurso para o RH?

O estudo “The digital workplace”, produzido pela Deloitte, mostra que a adoção de ferramentas virtuais na empresa, em especial no RH e DP, gera:

• atração de talentos;
• eleva a produtividade interna em pelo menos 7%;
• aumenta a satisfação dos trabalhadores em 20%;
• potencializa a retenção de profissionais em 87%.

Já quando falamos em assinatura digital, alguns dos benefícios desse recurso para o setor de RH e DP são:

• aumento da produtividade: as equipes não gastam horas na busca de documentos mal organizados em arquivos físicos;
• recrutamento e seleção: otimiza o tempo da admissão de empregados. Desse modo, os profissionais iniciam os seus serviços na empresa com mais rapidez;
• redução de custos: o RH diminui consideravelmente os gastos com a logística de documentos, impressões, papeladas e armazenamento físico;
• gestão integrada de dados: como todos os documentos assinados estão em um único sistema, os profissionais acessam com mais facilidade;
• gestão de benefícios: com uma simples assinatura digital, os trabalhadores podem solicitar férias, pagamento de horas extras, sacar o FGTS ou solicitar aposentadoria, por exemplo.

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Agora que você já sabe o que é assinatura digital e quais os benefícios desse recurso para a companhia, que tal conhecer a Convenia e dar o próximo passo para facilitar a rotina do RH e DP?

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Com essa dupla de sucesso, você:

• garante a conformidade e validação jurídica dos documentos;
• economiza tempo, dinheiro e recursos;
• agiliza os processos, desde o recrutamento e seleção até o desligamento;
• facilita a comunicação com trabalhadores;
• envia e recebe documentos por e-mail, SMS ou WhatsApp.

Com a Convenia + Clicksign, o RH terá em mãos uma ferramenta de alto desempenho que agregará inovação e eficiência aos seus processos. Chega de insistir no papel e caneta: transforme seu RH com tecnologia e inteligência.

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