A transformação digital e o crescimento do trabalho remoto são apenas dois exemplos que apontam o motivo das empresas utilizarem, em um grau cada vez maior, ferramentas virtuais.
Sem dúvidas, a otimização que esses recursos oferecem aos processos internos das organizações também é outra razão importante. Entre essas ferramentas eficientes, podemos destacar a assinatura digital.
Neste artigo, explicaremos o que é assinatura digital. Além disso, mostraremos como esse recurso agiliza os processos do RH, suas vantagens e como implantá-lo no negócio. Acompanhe os próximos tópicos!
O que é assinatura digital?
A assinatura digital é uma tecnologia usada para autenticar documentos eletrônicos.
Para isso, esse recurso utiliza chaves criptográficas de um certificado digital para reconhecer os signatários, conferir validade jurídica do documento e proteger as informações.
Quanto à aplicação, a assinatura digital pode ser usada em:
- Laudos médicos;
- Atestados;
- Contratos de trabalho;
- Pedido de férias;
- Processo de desligamento de colaboradores etc.
Entre os ganhos que o RH tem com a assinatura digital, podemos citar a facilidade de realizar várias demandas por meios online.
Por exemplo, um candidato aprovado em um processo seletivo não precisa se deslocar até a empresa para assinar a sua admissão. Sendo assim, reduz custos, tempo e otimiza-se o processo de recrutamento e seleção.
Além disso, a assinatura digital ajuda o RH a ingressar na era do trabalho remoto, na qual as equipes realizam suas atividades por meio da internet, independente da localidade.
Porém, existe outro tipo de assinatura: a eletrônica. Qual é a diferença entre essa e a digital? A principal diferença é que a eletrônica não depende de um certificador.
Sendo assim, a assinatura eletrônica pode ser criada pela empresa ou colaborador no ambiente digital e ser usada em e-mails e outros documentos sem a necessidade de autorização do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
Os requisitos da assinatura digital são:
- Autenticidade – garantia da veracidade de uma assinatura;
- Integridade – garantia de alteração dos documentos;
- Não repúdio – garantia de que quem assinou não pode negar a validade do documento.
Com respeito a classificação, as assinaturas digitais podem ser:
- Simples: identificação do signatário de forma simplificada;
- Avançada: identificação de qualquer alteração posterior;
- Qualificada: feita por meio de um certificado digital.
Como agilizar processos de RH com assinatura digital?
Na prática, para assinar um documento eletrônico, o RH precisa de um assinador digital – um software que anexa os elementos criptográficos do certificado digital ao documento que será validado.
Podemos comparar essa tecnologia a uma caneta comum que utilizamos para assinar documentos físicos.
Grandes empresas que assinam um volume enorme de documentos costumam adotar uma aplicação virtual, como a de gestão de RH, que tem o assinador digital entre as suas funcionalidades.
Esse sistema lê automaticamente os documentos e os associa às chaves criptográficas e ao certificado digital da empresa, gerando a assinatura.
Tanto a assinatura digital quanto a eletrônica foram autorizadas no Brasil por meio da Medida Provisória (MP) nº 2.200-2/2001. Desde então, empresas e profissionais podem assinar documentos sem a necessidade de estarem presentes fisicamente e depois irem a um cartório para reconhecer a legitimidade da assinatura.
Em resumo, a assinatura digital trouxe agilidade e segurança ao RH que precisa lidar com muitos documentos importantes da empresa e dos colaboradores.
No tópico anterior, citamos alguns processos do RH que podem usufruir da assinatura digital, como a admissão de colaboradores.
Porém, esse recurso pode ser utilizado em todas as áreas da administração de pessoal. Dessa forma, o RH migra a gestão de documentos para o ambiente digital. O resultado disso é uma maior organização dos arquivos e dados da empresa. Outro benefício é o estímulo à cultura interna da inovação e a implantação do conceito de RH 4.0.
Quais são as vantagens desse recurso para o RH?
O estudo “The digital workplace: Think, share, do – Transform your employee experience”, produzido pela Deloitte, mostra que a adoção de ferramentas virtuais na empresa, em especial no RH, gera:
- Atração de talentos;
- Eleva a produtividade interna em, pelo menos, 7%;
- Aumenta a satisfação dos colaboradores em 20%;
- Potencializa a retenção de profissionais em 87%.
Será que a assinatura digital é uma ferramenta virtual que também contribui para o sucesso do RH? Vejamos, a seguir, alguns dos benefícios que a assinatura digital oferece para o RH:
- Aumento da produtividade: as equipes não gastam horas procurando documentos mal organizados em arquivos físicos;
- Recrutamento e seleção: essa área otimiza o tempo da admissão de colaboradores. Desse modo, os profissionais iniciam os seus serviços na empresa com mais rapidez;
- Redução de custos: o RH diminui consideravelmente os gastos com a logística de documentos, impressões, papeladas e armazenamento físico;
- Gestão integrada de dados: como todos os documentos assinados estão em um único sistema, os profissionais do RH têm acesso fácil a eles;
- Gestão de benefícios: com uma simples assinatura digital, os colaboradores podem solicitar férias, pagamento de horas extras, sacar o FGTS, solicitar aposentadoria etc.
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O primeiro passo para obter uma assinatura digital é criando um certificado digital (identidade eletrônica da empresa) que também é conhecido como e-CNPJ.
Para isso, é preciso realizar a solicitação do certificado digital ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). As etapas desse processo são:
- Solicitação do certificado;
- Validação presencial;
- Emissão do certificado;
- Instalação do certificado.
No decorrer do processo, o ITI fornece orientações e aponta as documentações necessárias para o andamento do registro. Quando o certificado e a assinatura são gerados, o RH pode implantar um software de gestão de RH que já possua o recurso de assinatura eletrônica, como o sistema em nuvem da Convenia.
Essa aplicação tem uma funcionalidade chamada clicksign que permite o upload e o envio de documentos para serem assinados por e-mail, SMS ou Whatsapp. Sendo assim, o RH adquiri:
- Rapidez e praticidade;
- Validade jurídica;
- Segurança;
- Mais pontos de autenticação (token, selfie e assinatura);
- Facilidade no processo (o documento pode ser assinado de qualquer dispositivo eletrônico conectado à internet).
Essa tecnologia segue os protocolos de segurança e validade jurídica que mantém a integridade, sigilo e autenticidade dos documentos.
Com certeza, o RH terá em mãos uma ferramenta de alto desempenho que agregará inovação e eficiência aos seus processos. Sendo assim, a empresa pode esperar a melhoria tanto na gestão administrativa quanto na de pessoas.
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