O termo organograma empresarial talvez nos lembre de processos complexos e burocráticos de uma organização. Porém, a finalidade dessa ferramenta é justamente evitar que as demandas da empresa fiquem complexas e burocráticas. Por isso, muitos negócios não abrem mão de ter um para chamar de seu.
Mas o que é organograma empresarial? Quais são os benefícios de implantá-lo na empresa? E os principais tipos, quais são? Neste artigo, respondemos a esses questionamentos. Avance para os próximos tópicos!
O que é um organograma empresarial?
Se formos procurar em um dicionário o significado para organograma empresarial, encontraremos algo assim: gráfico da estrutura hierárquica que representa os diferentes elementos que compõem uma empresa. Ficou difícil? Vamos explicar.
Trocando em miúdos, o organograma empresarial é a maneira como a empresa organiza seus departamentos, áreas, cargos, times e hierarquia interna. Em vista dessa finalidade, esse termo também é conhecido como estrutura organizacional – talvez essa palavra você já tenha escutado.
Entre os objetivos do organograma empresarial, podemos apontar um principal: garantir que a empresa e as equipes realizem as suas funções da melhor maneira possível. Em outras palavras, é fazer com que o negócio funcione a “todo o vapor” rumo ao alcance de metas e objetivos internos.
Como em toda estrutura, o organograma empresarial tem seus pilares sustentadores. São eles:
- Hierarquia – divisão de cargos mais altos e mais baixos em uma equipe, bem como os que têm o mesmo nível hierárquico;
- Linhas de comunicação – conexões que interligam cargos, funções e departamentos;
- Unidades de trabalho – caixinhas que apresentam o nome de um funcionário, cargo e setor.
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Vantagens de construir um organograma para sua empresa
De acordo com o livro “Comportamento Organizacional – A dinâmica do sucesso das organizações”, escrito por Idalberto Chiavenato, a estrutura organizacional é capaz de transformar o comportamento e a mentalidade existente dentro de uma empresa.
O que esse autor quer dizer? Dito de outra maneira, ele revela que o modo como as equipes lidam com os seus serviços é impactado pela forma como a empresa organiza os seus processos. Vemos aí uma importante relação de interdependência.
Para ficar ainda mais claro, a seguir, mostraremos os impactos positivos e vantagens que um organograma empresarial eficiente oferece para os negócios.
Esclarecer a estrutura da empresa para todos
Qual é a trajetória de minha carreira dentro da empresa? Esse pode parecer o questionamento de um colaborador desorientado – e é mesmo. Só que não na própria vida profissional, mas no caminho que deve percorrer dentro da organização.
Na verdade, esse questionamento não deveria existir, pois a empresa precisa ter uma estrutura organizacional bem definida. E, como vimos, é para isso que serve o organograma empresarial.
Uma vez implantado no negócio, os colaboradores sabem exatamente como é a progressão das carreiras internas, mais conhecido como plano de carreira. Além disso, entendem quem é o seu superior, funcionário do mesmo nível e até os cargos inferiores ao seu.
Não é o caso aqui de apontar quem é melhor do que outro – que isso fique bem claro. Ao contrário, o organograma empresarial visa dar um norte para as equipes internas. Sem esse “horizonte”, os profissionais podem facilmente perder a motivação e acabam trocando de emprego.
Melhoria na comunicação interna
Outra vantagem do organograma empresarial é otimizar a comunicação interna. Como isso acontece? Pense em um colaborador que precisa de uma autorização para iniciar um projeto importante para o setor ou de um treinamento para cumprir bem os seus serviços. A quem ele deve recorrer?
Ao superior dele – talvez tenha dito. Essa resposta está correta. Mas e se ele não souber quem é o seu líder, gerente ou diretor? Por mais estranho que essa situação possa parecer, acontece especialmente em empresas com um grande quadro de funcionários.
O perigo disso é o colaborador não encontrar a orientação necessária e prejudicar a qualidade dos seus serviços. Por outro lado, o organograma online indica quem é a liderança de cada setor interno. Desse modo, se otimiza a comunicação entre colaborador e líder, resultando em demandas com alta eficiência.
Identificação de lacunas
Dentro da estrutura de uma empresa, uma lacuna seria a ausência de uma função, setor ou cargo importante para o sucesso do negócio. Por exemplo, imagine um RH sem recrutadores – isso é um problema.
Porém, existem lacunas que não seriam tão evidentes para os gestores como o exemplo que citamos. Para facilitar essa identificação, a empresa precisa de um organograma empresarial. Por meio dessa visualização gráfica, fica fácil apontar lacunas em qualquer aspecto do negócio e então suprir essa necessidade imediatamente.
Aumento no engajamento e produtividade
O senso de pertencimento passa a existir nos colaboradores quando entendem que tem um papel importante, específico e valorizado dentro da empresa. Além disso, é necessário também que percebam como as atividades que exercem se relacionam e contribuem com o sucesso de outros profissionais e de toda a organização.
Para estimular o sentimento de pertencimento, a empresa pode utilizar o organograma empresarial. Ao visualizarem o posicionamento do cargo, setor ou área dentro do contexto corporativo, os colaboradores entenderão que fazem parte de um todo, composto por várias peças que precisam estar encaixadas e funcionando bem.
Essa percepção gera outros dois efeitos positivos: a elevação do engajamento e da produtividade do time. Os profissionais são estimulados a contribuírem ainda mais para o sucesso da estrutura administrativa. Dessa forma, o clima interno fica mais agradável, pois os colaboradores tendem a se sentirem mais motivados.
Ajuda a realizar remanejamento de equipe
Reorganizar as equipes é um processo que demanda tempo com análises, estudos e definição de estratégias. Sem um planejamento estratégico adequado, o remanejamento pode ter resultados desastrosos: você pode alocar pessoas em números elevados de tarefas, ou colocar alguém muito distante de suas habilidades habituais.
O organograma permite visualizar exatamente a estrutura empresarial e a distribuição de funções, cargos e hierarquias. Assim, mover as pessoas da melhor maneira possível fica muito mais fácil.
Por meio dos dados apresentados no organograma, os gestores percebem com clareza quais áreas, cargos e funções podem ser remanejados, absorvidos, extintos ou expandidos. Dessa forma, os gestores podem focar seu tempo e energia em detalhes mais estratégicos desse projeto.
Facilita a integração dos fluxos comunicacionais da empresa
O processo de estabelecer uma comunicação que promova a integração de funcionários, e, consequentemente a integração na empresa em níveis mais amplos, é facilitado pelo uso do organograma.
Isso acontece porque o uso desse instrumento faz com que colaboradores, líderes e gestores entendam como funciona a estrutura administrativa e organizacional interna. Sendo assim, sabem exatamente a quem recorrer (ou interagir) em determinados tipos de assuntos, demandas e exigências.
Entre os bons resultados dessa fluidez, podemos destacar: a redução dos entraves em processos vindos de falhas na comunicação interna, eliminação do tempo gasto na busca pelo setor ou profissional a quem recorrer e elevação da produtividade de setores correlacionados
Todos os setores da empresa precisam ter um organograma próprio?
A resposta para essa pergunta é: depende das necessidades da empresa. Algumas organizações (em especial as de grande porte) talvez decidam criar um organograma global e vários setoriais. O objetivo pode ser, não só manter a clareza na divisão das áreas, como também manter a integração entre elas.
Por outro lado, existem empresas que implementam somente o organograma global, o que também não representa um problema. Pode ser que apenas essa opção contemple as necessidades do negócio.
Para as que optam pelos dois tipos de organograma, o ideal é definir qual se adapta melhor ao cenário geral e ao setorial. Por exemplo, o vertical pode se encaixar bem no primeiro caso, enquanto o linear se adequa mais ao segundo.
Conheça os modelos
A seguir, elencamos os principais modelos de organograma empresarial e como são utilizados.
Radial
O organograma radial ou circular é usado para apresentar as funções de cada membro de uma equipe e demonstrar a proximidade entre áreas. Dentro do círculo, os gestores são inseridos no centro e os colaboradores em torno deles. Para facilitar ainda mais a visualização, os cargos têm cores diferentes.
Funcional
O organograma funcional é o mais comum. Nessa estrutura, todos os profissionais, funções e setores são inseridos em caixinhas que ficam organizadas por linhas. Nas mais altas estão os líderes e nas mais baixas os subordinados. Sendo assim, fica fácil perceber a posição dos colaboradores na empresa.
Linear
Esse tipo de organograma mostra a relação entre as atividades e processos com os colaboradores. Por isso, o linear é bem utilizado em projetos de setores e funciona como um Kanban: com colunas, tarefas e seus respectivos responsáveis.
Horizontal
A estrutura do organograma horizontal é bem parecida com a do vertical. No entanto, a diferença está na representação das caixinhas. No caso do horizontal, os cargos mais importantes ficam à esquerda e os operacionais à direita.
Matricial
O organograma matricial, normalmente, é utilizado por empresas que possuem uma estrutura dinâmica voltada para projetos. Como é o caso de engenharias, indústrias e consultorias. Nesse modelo, são apresentados grupos de trabalhadores em vez de unidades setoriais, proporcionando flexibilidade estrutural.
Clássico ou vertical
Esse é o modelo de organograma mais tradicional e utilizado para organizar os cargos e departamentos de uma empresa. Nesse tipo, as caixas com os cargos ou áreas da empresa, são distribuídas conforme o grau de importância; desde a base ao topo da estrutura organizacional.
Por meio do organograma organizacional clássico ou vertical, fica clara a hierarquia entre os cargos, a estrutura dos setores e o fluxo de comunicação entre eles. Um dos benefícios é a facilidade na criação, por exemplo, de um plano de cargos, salários, carreira e capacitação profissional.
Em barras
O organograma empresarial em barras não é tão utilizado pelas organizações. Entre as razões, está a falta de possibilidade em conectar diversos cargos, funções e setores. Funciona assim: cada coluna representa uma linha hierárquica disposta em um retângulo posicionado na vertical.
A descrição dos níveis da hierarquia estão em barras sobrepostas nesse retângulo. Quanto mais importante for um cargo, função ou setor, maior e mais elevada será a barra. No entanto, esse modelo possui algumas vantagens, como, por exemplo: identificação de responsabilidades e facilidade no momento de reportar problemas.
Qual o melhor organograma para a empresa?
Não existe um modelo de organograma empresarial que se ajuste em todas as organizações. Na verdade, os vários modelos foram criados justamente para se adaptar às diferentes necessidades do mercado.
Por isso, a escolha do melhor organograma é algo a ser feito pelos gestores e líderes da organização, incluindo o RH, claro.
O que levar em consideração nesse momento? Entre os pontos que merecem atenção está a maneira que a empresa é gerenciada, sua estrutura, padrões internos e as necessidades administrativas. Para entendermos melhor esse ponto, vamos a alguns exemplos.
Imagine uma empresa que deseja simplificar a organização entre os times. Para essa organização, o organograma tradicional seria indicado. Caso a intenção seja demarcar responsabilidades, o modelo linear seria uma boa opção. Por outro lado, se o objetivo é incentivar o espírito colaborativo, o organograma circular pode ser utilizado.
Como fazer organograma empresarial?
Por meio de um passo a passo simples, é possível criar um organograma ideal para a empresa. As etapas são:
1. Escolha um modelo
Como dito, é importante realizar um estudo sobre as necessidades, gestão e estrutura administrativa antes de escolher o modelo. Essas informações serão fundamentais para optar pelo organograma ideal.
2. Defina e descreva as funções do CEO
O próximo passo é pontuar ou identificar os líderes (CEOs) e suas respectivas funções. Isso é fundamental, pois os demais cargos têm seus pontos de partida fixados nas posições de liderança.
3. Defina e descreva as atividades dos cargos táticos
As funções táticas são as responsáveis pelo desdobramento das estratégias globais em metas direcionadas para cada área interna. Podemos dizer que são os elos entre a alta administração e os demais colaboradores.
São incluídos nesse grupo, por exemplo, os diretores: comercial, de operações, relacionamento com o cliente e marketing.
4. Defina e descreva as atividades dos cargos operacionais
Os próximos cargos a ingressar no organograma são os ligados à operação da empresa (ou sua atividade fim). Por exemplo, em uma empresa que presta consultoria de RH, as funções operacionais são: auxiliares administrativos, recrutadores e treinadores.
5. Organize seguindo uma hierarquia
O ideal é montar o organograma conforme uma determinada hierarquia. Os líderes devem ser identificados com cores diferentes dos demais colaboradores. Além disso, não é preciso inserir nomes nos níveis hierárquicos. Isso impede a necessidade de constantes atualizações na ferramenta.
Conclusão
Como ficou bem claro neste artigo, o organograma empresarial é essencial para a organização da estrutura administrativa da empresa. Além disso, favorece a transparência das informações relativas a cargos e áreas, bem como viabiliza a comunicação entre todos na organização.
