O processo de recrutamento e seleção é custoso para a empresa, tanto do ponto de vista financeiro, quanto em termos de processos. Mas, após a escolha do profissional para a vaga, entra em cena um processo tão importante quanto o anterior: a integração de funcionários, também conhecida como onboarding.
Não zelar pela integração pode comprometer todo investimento realizado no processo de recrutamento e seleção. Afinal, é por meio da integração que o funcionário conhece os valores e a cultura organizacional da empresa. Além de entrar em contato com seus colegas e gestores, o novo colaborador também toma conhecimento de suas metas no trabalho.
O que é integração de funcionários?
A integração de funcionários nada mais é do que fazer com que o novo colaborador se sinta parte da empresa. Esse processo é um dos mais importantes, pois é a partir dele que o funcionário será alinhado à missão, visão e valores da organização. Por isso, fazer um processo eficaz garante que o novo funcionário produza mais o quanto antes.
O processo de integração de funcionários é muito importante para que o novo colaborador se sinta acolhido e atinja o nível máximo de produtividade. Para a empresa, é o momento de garantir que todas as burocracias sejam atendidas. Além disso, serve para que não se tenha nenhum problema futuro, seja com algum operador de benefício ou até mesmo algum mal-entendido com o novo colaborador.
Qual é o objetivo do processo de onboarding?
O processo de integração na empresa tem por objetivo facilitar a adaptação dos novos colaboradores no ambiente de trabalho. Ela serve como um instrumento de divulgação da cultura, missão, visão, valores, além de frisar às condutas éticas aceitas, a fim de alinhar as expectativas da empresa e o desempenho dos colaboradores.
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A importância da integração de novos funcionários
A integração de funcionários na empresa é a porta que gera o engajamento dos colaboradores antigos e dos novos. A interação e troca entre eles têm início neste processo. Para que o novo colaborador consiga desenvolver um bom trabalho, é importante que ele tenha essa ajuda inicial para se integrar com o espaço e a equipe. O cuidado na integração é o que determina a sequência do colaborador na empresa, impactando diretamente na retenção de talentos.
Quais documentos devem ser solicitados para integração na empresa?
Veja algumas ideias de documentos que você pode solicitar ao novo funcionário para atingir estes objetivos:
Termo de proposta de trabalho
Este documento é muito utilizado nos Estados Unidos e, de certa forma, pouco utilizado no Brasil. Ele serve para formalizar as condições de trabalho discutidas durante o recrutamento e seleção da vaga.
Muitas vezes o processo de recrutamento leva semanas com várias entrevistas diferentes. A informação básica pode se perder ao longo deste processo. Com isso, o candidato só tem certeza da proposta de trabalho depois de entrar na empresa. Portanto, é uma política recomendada propor a assinatura do Termo de Proposta de Trabalho. Ele deve contemplar itens como: qual é o cargo, supervisor direto, salário, benefícios oferecidos e horário de trabalho.
Contrato de confidencialidade
Muitos funcionários, especialmente em cargos mais estratégicos, têm acesso a inúmeras informações confidenciais e estratégicas da empresa. Não ter um contrato de confidencialidade assinado com cada um dos seus colaboradores pode significar um risco no futuro caso esta pessoa venha a trabalhar para um concorrente, por exemplo.
Para mitigar este risco, faça com que todos os colaboradores assinem um termo de confidencialidade antes mesmo de começarem a trabalhar.
Anuência de recebimento de documentos
É comum, e recomendável, que você divida com o novo funcionário alguns documentos padrão da sua empresa. Por exemplo: manual de políticas e processos, código de conduta e código de cultura da empresa. Você não conseguirá obrigar o funcionário a ler estes documentos, mas poderá solicitar que ele assine um termo dizendo que recebeu estes documentos do RH.
Documentar itens importantes pode garantir segurança e evitar futuras dores de cabeça tanto para o colaborador quanto para a empresa. Não deixe de pensar no processo de integração de funcionários da sua empresa com cuidado. Deve ser um item estratégico para seu negócio.
Como elaborar um programa de integração na empresa?
O seu manual de integração de novos colaboradores na empresa precisa contemplar alguns pontos estratégicos. Esses simples atos podem mudar completamente a visão que o novo colaborador terá da empresa. São eles:
- Boas-vindas: contar a história da empresa, passar a missão, visão e valores e, se possível, colocar uma rápida fala do presidente ou CEO é muito importante. Essa apresentação pode ser breve, 5 minutos pode ser o suficiente;
- Momento e desafios atuais: aqui é importante frisar o que a empresa está vivendo e aonde quer chegar;
- O que se espera dos colaboradores;
- Orientação sobre instalações e cotidiano: horários, estacionamento, registro de ponto, entre outros pontos relevantes;
- Benefícios da empresa: plano de saúde, vale-transporte, etc.;
- Canais de comunicação: RH, TI, Ouvidoria;
- Organograma e divisão de tarefas: é importante que os colaboradores saibam como é feita a divisão de trabalho, conheçam cada setor e saibam quando e para quem podem pedir ajuda;
- Agradecimento.
Levando em consideração cada um desses itens, desenvolva o seu próprio manual de integração de funcionário. Isso será de extrema importância para o sucesso da integração na empresa.
Como apresentar um novo funcionário na empresa?
É extremamente importante saber como apresentar o recém-contratado na empresa. O processo deve ser realizado de forma estruturada e que haja comunicação interna. Veja algumas dicas:
- Anuncie a chegada do novo colaborador: envie um e-mail de boas-vindas para a equipe e/ou empresa no início do dia e, avise a recepção sobre chegada do novo colaborador.
- Apresentação para todas as equipes: faça um tour em todo o local de trabalho.
- Café de boas-vindas: reúna a equipe para um café pode ser uma boa maneira de relacionar o colaborador ao ambiente social, além de familiarizá-lo com os projetos que gostaria que ele se envolvesse;
- Dê suporte: explique onde fica a cozinha da equipe, banheiros e salas de reunião e ofereça algumas dicas sobre os melhores lugares para almoçar ou tomar café.
Como fazer a integração de funcionários?
Como se trata de uma prática essencial, decidimos elencar aqui quatro fatores importantes que podem potencializar o sucesso da integração de funcionários na sua empresa:
1. Tenha um processo de onboarding fácil
A entrada de um funcionário significa para ele uma nova etapa de sua vida. Tudo será novo, as pessoas com quem ele trabalhará, os processos e até as nomenclaturas e jargões que cada empresa utiliza.
Portanto, neste momento de mudança e incerteza para ele, é importante facilitar a sua entrada com um processo simples e direto. Deixar o processo de integração de funcionários complicado, cheio de papelada pode ser tão ruim quanto não ter nenhum processo. Para isso:
- Garanta que o funcionário tenha um cronograma e uma lista de tarefas clara do que ele tem que cumprir para garantir um processo de onboarding facilitado;
- Os materiais que o funcionário deve acessar, devem conter treinamentos, organogramas, códigos de cultura e tudo mais que possa ser útil para ele já se sentir parte da empresa;
- Forneça estes materiais de forma digital ao invés de cópias em papel, inclusive possibilitando também um onboarding totalmente digital. Além de evitar desperdício de papel, isso garante que o novo funcionário tenha acesso frequente ao material sempre que ele necessitar.
- Considere também manter um perfil digital dos seus funcionários com todas as informações necessárias tanto da parte burocrática quanto da parte do negócio. Além de ser mais fácil de preencher e atualizar (ele não precisará ir até ao RH preencher papel), o seu controle de acesso às informações será muito facilitado.
2. Ofereça um treinamento de qualidade
Pesquisas demonstram que um novo colaborador leva até um ano para atingir o seu nível máximo de produtividade no trabalho. Como acelerar isso? Fazendo um bom treinamento de integração de funcionários.
- Selecione pessoas de cada área da empresa com boa comunicação para serem os anfitriões dos novos colaboradores;
- Organize seminários com todos estes “treinadores” para unificar a forma e a mensagem dos treinamentos;
- Faça com que o novo funcionário dê o máximo de feedbacks para acelerar o entendimento dele sobre a sua função e processos da empresa.
3. Estabeleça metas claras
É impressionante a quantidade de empresas que contratam pessoas e não estabelecem metas para elas na sua entrada. Se você não estabelecer uma meta clara para a pessoa, como esperar que ela dê o resultado esperado?
- No processo de integração de funcionários, estabeleça quais os objetivos principais dele especialmente para o curto prazo;
- Acompanhe a performance neste início de trabalho e reconheça pequenas vitórias.
Isso dará autoconfiança para o funcionário desempenhar suas funções cada vez melhor e mais rapidamente.
4. Crie uma cultura de boas vindas
Todo o esforço pode ser desperdiçado se não houver uma cultura de boas-vindas. As pessoas do escritório devem estar preparadas e acostumadas a receber novos funcionários com bons comportamentos.
Imagine se você é recebido em sua empresa por pessoas que você nunca viu antes e que começam a reclamar para você do ar condicionado, do excesso de trabalho ou do seu chefe. Em 15 minutos você criará uma má impressão da empresa.
5 dicas finais para não errar no processo de onboarding
Confira a seguir os itens que nenhum gestor pode deixar de fora da integração de funcionários na empresa:
1. Participe do processo de integração
A adaptação de um novo colaborador acontece gradualmente. Por isso, sinta interesse real pela integração na empresa e procure fazer parte do processo. Aproveite para passar todo tipo de informação e aprendizado que puder em relação à organização.
2. O funcionário deve absorver a cultura da empresa por completo
O desempenho e a adaptação do colaborador se tornam naturais quando ele compreende a cultura da empresa. Por isso, fazer o processo de integração de novos funcionários é tão importante.
3. Apresente as pessoas certas
Colocar o novo colaborador em contato com os profissionais com quem ele terá de trabalhar na maior parte do tempo é o primeiro passo. Esse contato deve ser feito no momento da entrada do funcionário, apresentando inclusive o organograma empresarial.
A partir disso, ele conseguirá se familiarizar melhor com a organização, sabendo os cargos e funções de cada colaborador e suas hierarquias, assim como oportunidades para seu próprio crescimento.
4. Desmistifique a empresa
Exponha os principais termos, siglas e tipos de comunicação usados na empresa para o funcionário novo o quanto antes, pois isso fará com que se sinta um membro da ‘tribo’.
5. Apresente os diferenciais da empresa
Procure expor e animar os novos funcionários com as tradições da empresa que podem ser consideradas grandes diferenciais. Compartilhe experiências – seja por meio de reconhecimentos em redes da empresa ou até em eventos da firma.
Os benefícios da integração de funcionários para a empresa
Ter um kit de integração de novos colaboradores é essencial, pois como já citado anteriormente, os primeiros momentos do colaborador na organização são decisivos. Entre os benefícios estão:
- Retenção de novos talentos;
- Aproveitamento do máximo de entregas que um novo colaborador é capaz de fazer;
- Criação de um ambiente de trabalho positivo;
- Formação de times que atuam muito bem juntos;
- Aumento da produtividade desde os primeiros momentos;
- Evita ruídos de informações;
- Engajamento total com as entregas e metas.
A retenção de funcionários começa na integração, por isso, é de extrema importância que a programação seja realizada de forma organizada. Ações de engajamento ajudam neste processo, ainda mais em um ambiente de trabalho híbrido e remoto.
