5 passos para evitar processos manuais na sua empresa

5 passos para evitar processos manuais na sua empresa

Um artigo da CIO – revista de tecnologia – apresentou dados da pesquisa “O Estado dos Sistemas de Contrato 2020”. Esses números mostraram que 61% do retrabalho e 43% do atraso em projetos se deve a processos manuais feitos nas empresas. Mesmo com a aceleração da transformação digital vinda com a pandemia, infelizmente, muitas organizações ainda persistem nesse modelo de trabalho.

Neste artigo, mostraremos porque os processos manuais são um obstáculo para o sucesso de um negócio. Falaremos também sobre como a tecnologia pode eliminar esse tipo de trabalho e as vantagens que oferece para as demandas internas. 

Acompanhe os próximos tópicos!

Por que processos manuais atrasam as empresas?

Os processos manuais dependem da intervenção dos colaboradores. Essa dependência fragiliza a eficiência dos serviços por que são suscetíveis a falhas humanas, como: 

  • Falta de atenção;
  • Cansaço;
  • Negligência;
  • Ausência de capacitação;
  • E até erros propositais, feitos para prejudicar a empresa.

Outra razão de os processos manuais atrasarem o progresso das empresas tem a ver com a falta de agilidade, produtividade e integração de dados – aspectos essenciais para a competitividade da organização no mundo corporativo. Afinal, sem a automação, o andamento das demandas fica lento e os colaboradores não conseguem otimizar seus serviços.

Isso acontece porque as informações estão espalhadas em diferentes arquivos físicos. Além disso, a equipe precisa realizar tarefas repetitivas que consomem tempo e energia que poderiam ser usadas em projetos estratégicos e inovadores.

Como evitar processos manuais na gestão de RH?

A melhor maneira de evitar os processos manuais é por meio do desenvolvimento de práticas que implantem a automação na cultura da empresa. A seguir, elencaremos algumas ações que ajudam nesse sentido.

1. Use e abuse da tecnologia

O RH tem à sua disposição várias ferramentas virtuais que automatizam processos. Quando inseridas nas atividades do setor, ganha-se tempo e qualidade nas demandas. Entre essas tecnologias, estão os seguintes softwares:

  • Gestão de RH: realiza uma série de tarefas ligadas à gestão de dados de colaboradores;
  • Recrutamento e seleção: automatiza as etapas do processo seletivo;
  • Gestão de competências: mensura o nível das habilidades dos colaboradores para desenvolvimento ou potencialização delas.

2. Livre-se das planilhas

As planilhas são recursos eficientes quando não existe uma grande quantidade de dados a serem armazenados e manipulados. Por isso, elas não se encaixam bem na realidade do RH e tendem a atrasar tarefas, além de necessitar da manipulação constante dos colaboradores – algo que provoca muitos erros.

Por outro lado, as tecnologias virtuais, como o já citado software para gestão de RH, elimina as planilhas por realizar o registro, armazenamento e organização das informações. Dessa forma, o RH ganha produtividade e eficiência.

3. Incentive a autonomia da equipe

Quando aplicações virtuais realizam o trabalho manual, os colaboradores não ficam presos a esses serviços repetitivos e obtêm uma maior autonomia. Isso acontece porque os profissionais ganham tempo para realizar projetos inovadores para a empresa.

Além disso, os gestores podem estimular essa autonomia por incluírem os colaboradores nas reuniões sobre metas e estratégias para o negócio. Outro benefício da liberdade vinda com a automação é a possibilidade de realizar mais treinamentos com o time.

4. Acompanhe os processos

Para que a cultura da automação se firme no RH, os gestores precisam criar indicadores de desempenho (KPIs) para acompanhar os processos. O objetivo é entender o impacto que as tecnologias estão causando na produtividade e eficiência das demandas.

Com a ajuda desses indicadores, o RH identifica a necessidade de melhorias, mudanças ou a instalação de novas ferramentas. Ainda, é importante incluir nesta análise o feedback dos colaboradores em relação às tecnologias que utilizam.

5. Otimize as análises dos dados

A gestão dos dados é um processo que precisa fazer parte das empresas nessa era digital. Uma vez que, com a ajuda de informações vindas de clientes, parceiros e colaboradores, a empresa entende quais serviços precisam ser otimizados para entregar uma boa experiência nas relações comerciais.

Atualmente, as aplicações virtuais baseadas na inteligência artificial (IA), big data, business intelligence e machine learning, são excelentes para coletar, organizar, armazenar e analisar grande quantidade de dados. O resultado dessa automação são relatórios que ajudam na tomada rápida de decisão.

Qual é a importância da automação na gestão de RH?

Além da otimização das tarefas internas, a eliminação dos processos manuais no RH melhora a reputação da empresa (employer branding) e a experiência do colaborador (employee experience). Esses dois benefícios estão atrelados aos resultados positivos vindos de uma cultura interna voltada para a inovação.

Quando essa é a realidade na empresa, a atração e a retenção de talentos são muito maiores. A prova disso está no ranking anual das “Melhores Empresas para Trabalhar”, feito pela Great Place to Work (GTPW). Se repararmos bem nessa lista, veremos que os primeiros lugares são ocupados por empresas que investem em tecnologia.

Quais são as vantagens da automação de processos no RH?

Entre as muitas vantagens da automação de processos no RH, podemos citar:

  • Segurança;
  • Armazenamento na nuvem;
  • Aumento da produtividade;
  • Otimização de tempo;
  • Menor ocorrência de falhas;
  • Facilidade de implementação;
  • Melhoria da comunicação;
  • Redução de custos.

Para entender de verdade como reduzir custos no RH, baixe o nosso e-book: Como obter ROI (retorno sobre investimento) na área de recursos humanos.

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Como escolher o melhor software de RH para o seu negócio?

Os gestores de RH devem levar em consideração os seguintes aspectos na hora de escolher um software de RH:

  • Analise as necessidades da empresa;
  • Investigue a reputação do sistema no mercado;
  • Leia as recomendações de empresas que já utilizaram o software;
  • Opte por uma aplicação que ofereça um bom custo-benefício;
  • Agende uma conversa com os consultores e peça uma demonstração do software.

À medida que o mundo digital dá as mãos ao ambiente corporativo, os processos manuais tendem a diminuir. Caso os RHs das empresas não acompanhem esse passo, o risco de serem superadas pela concorrência é enorme. Sendo assim, é essencial investir na automação de demandas.

Entendeu como evitar os processos manuais? Quer ganhar assertividade, produtividade e redução de custos na sua empresa? Então, leia o nosso e-book “Automação no RH – O Guia completo”.

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Marcelo Furtado

Marcelo Furtado é administrador de empresas com pós-graduação em engenharia financeira pela Poli-USP. Iniciou sua carreira na Pepsico e posteriormente trabalhou 8 anos com gestão de ativos em hedge funds. É cofundador da Convenia, primeiro software na nuvem de gestão de departamento pessoal voltado para pequenas e médias empresas no Brasil. Marcelo também atua como professor de Marketing Digital na ESPM-SP e mentor na ACE e Google Campus.

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