O rendimento no trabalho é um dos pontos mais valorizados no mundo corporativo. Essa valorização não necessariamente está ligada à quantidade de entrega, mas na qualidade e estratégia dessas entregas, que fazem diferença para o negócio.
A mesma lógica também se aplica à produtividade no RH.
Como em qualquer outro setor de uma organização, todos os colaboradores e gestores de Recursos Humanos desejam ser mais produtivos e apresentar os melhores resultados para a empresa.
Com isso em vista, o blog da Convenia decidiu compartilhar algumas dicas valiosas sobre como maximizar sua produtividade no RH: . A seguir, entenda melhor a importância dessas práticas e saiba como colocá-las em prática. Nesse conteúdo, vamos tratar dos seguintes tópicos:
Entenda a importância de maximizar a produtividade no RH
A grande maioria dos líderes e profissionais de Recursos Humanos valorizam a produtividade no RH e buscam por meios cada vez mais eficientes de impulsioná-la. Ainda assim, muitos deles não compreenderam a sua real importância.
Isso porque, ser produtivo não significa apenas realizar muito e em menos tempo. De fato, otimizar os períodos de trabalho e aumentar a quantidade de entregas são ganhos importantes, mas eles na verdade são consequências de uma boa performance.
O foco deve estar, acima de tudo, na qualidade das tarefas. Quanto melhores as condições que as pessoas têm para realizar um bom trabalho, maior é a excelência dos resultados, o engajamento dos envolvidos e o rendimento do time como um todo.
Basicamente, isso significa promover uma melhor gestão do tempo, das atribuições da equipe, dos fluxos de trabalho e da cultura organizacional. Quando o plano de RH é eficaz nesse sentido, os ganhos atrelados à produtividade são imensos. Eles incluem benefícios como:
- Melhor aproveitamento do tempo, sem desperdícios e nem “correrias”;
- Maior qualidade e satisfação em relação aos resultados entregues;
- Menor incidência de erros, correções e retrabalhos;
- Melhor utilização dos recursos disponíveis, sejam eles físicos, humanos ou de tempo;
- Maior viabilidade nas operações do negócio;
- Mais engajamento e rendimento profissional.
Juntas, essas vantagens impactam diretamente na qualidade dos Recursos Humanos. A produtividade no RH elevada naturalmente favorece a otimização do tempo, a redução de custos e a obtenção de resultados cada vez melhores.
Conheça as dicas para produzir de maneira sustentável no RH
Como você pôde ver logo acima, a produtividade no RH não diz respeito ao rendimento acelerado ou em excesso. Na verdade, ela está ligada à capacidade que o seu time tem de produzir de maneira sustentável.
Para que isso seja possível, é fundamental que a gestão da equipe seja pautada em algumas práticas. Conheça as principais delas e saiba como promovê-las no seu planejamento estratégico de RH:
Elimine as fontes de distrações
Vivemos em uma era de distrações. Redes sociais, smartphones, e-mail e outros aparatos tecnológicos são “ladrões de tempo”, que podem comprometer a performance do seu time caso o uso não seja bem dosado.
Ciente disso, implemente um plano de ação de RH para limitar essas fontes de distração no dia a dia. Isso significa evitar o uso das redes sociais e dos smartphones, por exemplo, durante os períodos de trabalho, oferecendo intervalos específicos para utilizá-los.
A ideia é que essa não seja uma imposição. A produtividade no RH está ligada ao engajamento dos profissionais, então eles devem enxergar a mudança como algo positivo e participar ativamente dela. Promova uma liderança humanizada para lidar com a questão.
Para isso, procure conscientizar a sua equipe sobre as vantagens que essa medida irá proporcionar para o rendimento de todos, discuta como ela pode ser implementada e destaque como as pausas planejadas poderão ser positivas em meio às atribuições do cotidiano.
Outra dica interessante é estabelecer um único período do dia para ler e responder e-mails – a não ser, claro, que haja alguma exceção muito importante. Ao limitar a uma janela específica o tempo que pode ser ocupado com essas “distrações”, você dá menos espaço para que elas se tornem um problema..
Reconheça o que é realmente urgente
Tendemos a confundir urgência com importância na hora de definir a ordem de prioridades para as atribuições de trabalho. Entretanto, os dois conceitos têm diferenças importantes. Compreendê-las pode ser decisivo para aumentar a produtividade da sua equipe.
Tenha em mente que urgente é uma tarefa que deve ser realizada rapidamente. Já uma atividade importante é aquela que vai gerar resultados significativos para a empresa, seja em curto, médio ou longo prazo.
É claro que uma atividade pode ser urgente e importante ao mesmo tempo. Mas isso não é uma condição obrigatória, pois estamos falando de eixos diferentes. Stephen Covey, consultor americano e autor do best seller “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, concebeu uma matriz que ilustra a ideia do urgente e do importante:
Com base nessa matriz, tente refletir sobre algumas questões. Será que membros estratégicos do seu time não estão se desdobrando para executar atividades urgentes, mas que na verdade não são importantes e poderiam ser delegadas para outras pessoas?
Ou ainda, não vale mais a pena postergar as tarefas não urgentes e não importantes, dedicar-se mais ao planejamento das atribuições importantes e sem urgência, enquanto o fluxo de trabalho prioriza o que é realmente urgente e relevante?
A lista de tarefas pode se transformar no dia a dia, e você precisa manter um bom senso de priorização para que ela não sobrecarregue seus colaboradores. Ao pautar-se pela matriz acima, fica mais fácil compreender como organizar-se para favorecer a produtividade no RH.
Priorize uma coisa de cada vez
Por falar na priorização das atividades do seu time, não deixe de medir esforços para prevenir a sobrecarga de tarefas. Afinal, colaboradores sobrecarregados têm menos rendimento e engajamento. No fim das contas, equilíbrio é a chave para a produtividade no RH.
Na esteira do excesso de ruído, de informações, e de obrigações cotidianas, parece que as pessoas se obrigam a fazer cada vez mais coisas ao mesmo tempo. O grande porém é que nosso cérebro não sabe lidar com mais de uma tarefa simultaneamente.
Quando estamos “fazendo duas coisas ao mesmo tempo” trocamos o foco de atenção de forma frenética de entre uma atividade e a outra. Esse fenômeno dissipa a força de vontade, compromete a produtividade.
De acordo com a especialista, Gloria Mark, ouvida pelo Wall Street Journal, a cada interrupção, as pessoas demoram cerca de 23 minutos para retomar todo o seu foco. Imagine então quanto tempo pode ser perdido pelos profissionais com apenas algumas interrupções diárias.
Então, não se engane: a melhor maneira de ser produtivo é focando em uma só atividade por vez. Conscientize o seu time sobre isso, evite a cultura “multitarefa” e tome cuidado para com os acúmulos na hora de organizar os fluxos de trabalho.
Crie uma sequência gradativa para as tarefas
Muitos gurus da produtividade diriam para você começar o dia removendo primeiro as “pedras grandes” do caminho, pois de manhã teríamos mais energia e disposição para lidar com atividades difíceis.
Entretanto, fazer o fácil primeiro pode ser mais eficiente. Pelo menos é o que sugere o professor BJ Fogg, da Universidade de Stanford. Ele averiguou que quando finalizamos tarefas fáceis, temos quase a mesma sensação de realização de quando finalizamos as tarefas difíceis – com a diferença de que nestas temos chances maiores de errar.
É como se a realização de várias tarefas em sequência, mesmo que rápidas e triviais, nos proporcionasse motivação e confiança para “chegarmos com tudo” nas tarefas difíceis posteriormente.
Outra pesquisa, desta vez conduzida em Harvard pelos cientistas Teresa Amabile e Steven J. Kramer, evidenciou a gigantesca influência que pequenas vitórias causam em nossas vidas. Promovê-las junto ao seu time pode ser uma forma de impulsionar a produtividade no RH.
Claro que o setor tem demandas que nem sempre se adequam a esse tipo de prática e que o foco deve estar na relação das tarefas importantes e urgentes. Contudo, quando possível, procure incentivar o engajamento da equipe com uma organização gradativa de atribuições.
Invista em indicadores e métricas
Apesar da importância das dicas de produtividade no RH citadas até aqui, elas se tornam irrelevantes caso você não consiga determinar sua real eficiência. Portanto, sempre meça as suas ações com bons indicadores de desempenho.
Com as métricas certas, sua gestão se torna mais assertiva. Afinal, ela passa a compreender exatamente em quais ações está obtendo bons resultados, se existem gargalos para corrigir ou até oportunidades de melhorias junto aos colaboradores.
Alguns exemplos de indicadores relevantes para a gestão de pessoas incluem o nível de assiduidade dos colaboradores, grau de rotatividade, tempo médio para contratações, investimentos em treinamentos, e assim por diante.
Tudo pode ser mensurado hoje em dia. Nos Recursos Humanos, o data driven é uma realidade, assim como o People Analytics. Com o apoio de um bom software de DP e RH, também fica mais fácil monitorar os seus resultados para uma melhor tomada de decisão.
Realize treinamentos
A produtividade no RH está diretamente ligada ao nível de treinamento da sua equipe. Afinal, profissionais com boas capacidades técnicas evidentemente têm um melhor desempenho, ainda mais quando elas são aprimoradas continuamente.
Ao mesmo tempo em que o setor de Recursos Humanos deve se preocupar com a formação e o desenvolvimento dos talentos de todo o negócio, essa também é uma medida que precisa ser adotada para o crescimento do seu próprio time.
Se o RH está entre as áreas mais importantes de uma organização, é imprescindível que seus colaboradores estejam aptos a trabalhar com mais qualidade, assertividade e com contribuições ainda mais significativas para a empresa como um todo.
Nesse sentido, as métricas podem ser excelentes aliadas para tornar isso possível. Elas ajudam a reconhecer os gargalos e necessidades de qualificação do seu time, para que o plano de treinamentos seja realmente eficaz.
Faça reuniões de alinhamento
Enquanto os treinamentos aprimoram as aptidões técnicas da sua equipe de RH, as reuniões periódicas são importantes para que esses conhecimentos sejam colocados em prática de forma assertiva.
A ideia é definir uma periodicidade e promover encontros com todos os colaboradores do setor. Eles devem ser objetivos, para apresentar os resultados obtidos pelo time e orientar os melhores caminhos a serem seguidos em prol das melhorias desejadas.
Quando os profissionais recebem feedbacks diretos, eles compreendem melhor o resultado do seu trabalho e conseguem se alinhar de maneira muito mais precisa no cumprimento das metas do setor e da organização.
Inclusive, as reuniões de alinhamento beneficiam a produtividade no RH também em termos de engajamento. Isso porque, o compartilhamento dos resultados confere mais destaque aos propósitos de cada tarefa e motiva a todos na busca de conquistas cada vez maiores.
Explore a cultura do feedback
Tanto nas reuniões de alinhamento, quanto no cotidiano de gestão, é importante que a cultura de feedback seja mantida da maneira correta. O motivo é que a forma com que você se comunica com os colaboradores influencia muito a produtividade no RH.
Para começar, conscientize a todos sobre a importância dessas conversas. Os profissionais devem entender que eles vão receber muito mais que resultados e orientações. O foco deve ser na relevância que essas trocas terão para o desenvolvimento coletivo.
Quando os feedbacks permitem que as pessoas entendam os propósitos de cada decisão e a importância do seu trabalho para toda a organização, a cultura se consolida, o time passa a valorizá-los e até a buscá-los.
Acima de tudo, tenha jogo de cintura. Feedbacks positivos são ótimos motivacionais, mas é importante que eles também apontem melhorias para os colaboradores. Já os negativos são mais delicados, e devem sempre servir para apontar caminhos ao invés de repreensões.
Invista em tecnologia e automatização de processos
Investir em tecnologia e automatização é imprescindível nos dias de hoje. Afinal, o RH se tornou um setor estratégico, mas o acúmulo de atribuições não pode tornar suas rotinas repetitivas e nem sujeitas a falhas.
O setor de Recursos Humanos pode ter diversas atribuições burocráticas, mas, com ajuda de tecnologia, se torna mais fácil de ser estratégico, tais como:
- Controle de férias;
- Gestão de benefícios;
- Envio de holerites;
- Montagem da folha de pagamento;
- Recrutamento e seleção;
- Admissões e demissões;
- Controle de turnover;
- Controle de absenteísmo;
- Licenças e atestados;
- Entre outros.
Por mais que sejam atividades operacionais indispensáveis para as rotinas da área, é fato que elas tomam muito tempo.
Considerando que a produtividade no trabalho do RH poderia ser dedicada a funções mais estratégicas (como a gestão de pessoas, treinamentos, planos de carreira, seleção de talentos, etc.), um sistema automatizado torna-se um aliado muito importante para o setor.
Use um software para gerir as atividades burocráticas
O fator que reforça a importância de investir em tecnologia é justamente a possibilidade de utilizar um bom software de departamento pessoal para gerir e promover a automação de processos. Isso agrega mais produtividade no RH porque o torna mais estratégico.
O papel do software é lidar com as ações operacionais e liberar tempo para os profissionais. Ao contrário das tradicionais planilhas, essa tecnologia ainda integra os dados e elimina qualquer chance de erros nas informações ou nos cálculos.
Com mais tranquilidade e tempo disponível, o time de RH pode se dedicar às atribuições que realmente impactam nas estratégias do negócio, gerando muito mais valor e tornando suas rotinas mais produtivas.
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