As empresas modernas vivenciam importantes transformações no cenário corporativo e nas legislações voltadas para a área empresarial. Muitas dessas mudanças impactam diretamente em alguns setores internos das organizações. Por exemplo, existem desafios do departamento pessoal (DP) que são próprios da era atual.
Neste artigo, falaremos sobre as dificuldades enfrentadas pelos DPs das empresas. Abordaremos também sobre o papel desempenhado por esse importante setor e como otimizar os seus processos. Acompanhe os próximos tópicos!
O papel do DP nas empresas
O departamento pessoal é responsável por uma série de tarefas que tanto complementam como ajudam o trabalho dos profissionais de recursos humanos – embora as suas funções sejam, na realidade, bastante diferentes.
No entanto, com as diferentes mudanças e avanços do mercado de trabalho atual, os profissionais que atuam no departamento pessoal vem ganhando cada vez mais importância dentro dos planejamentos de grandes empresas; já que, por meio da participação desse setor nas estratégias de melhorias de uma companhia, é possível identificar ainda mais fatores a serem destacados – complementando os dados já colhidos pelos recursos humanos e qualquer que seja o tipo de avaliação de desempenho aplicado por eles.
Por meio dessa combinação de informações, os profissionais de RH e do departamento pessoal podem fornecer os dados para que a gestão de pessoas seja feita da melhor maneira – juntando as informações de maior relevância para que planejamentos de melhorias em variados aspectos (como clima organizacional e equilíbrio entre vida pessoal e trabalho) possam ser traçados com foco e eficiência.
Alinhando os dados e as visões destes diferentes departamentos, é possível visualizar estratégias mais claras e concisas, levando em conta fatores que abordam desde os valores, visões e missões institucionais de uma empresa até as avaliações de desempenho, o desenvolvimento de competências e habilidades de colaboradores e até que tipo de novo desafio pode ser benéfico para as equipes de uma corporação quando propostos.
Dessa forma, novos programas, projetos e estratégias de melhorias podem ser desenvolvidos, chegando cada vez mais próximos de sanar os problemas existentes e, ainda, de deixar colaboradores das mais diferentes hierarquias satisfeitas com suas funções e tarefas.
Principais desafios do setor de Departamento Pessoal
Para atuar de forma estratégica na empresa, o departamento pessoal precisa de políticas eficientes para enfrentar vários desafios comuns à área.
Mas quais os desafios do departamento pessoal? A seguir, elencamos os principais.
Acompanhamento da legislação trabalhista brasileira
Não é fácil o departamento pessoal se manter atualizado com a legislação trabalhista brasileira. Afinal, as leis são alteradas com frequência e novas legislações são aprovadas pelo Governo Federal.
Só para termos uma ideia, desde que a Reforma Trabalhista (lei 13.467/17) foi aprovada, muitos artigos foram alterados e outros inseridos. Um exemplo é o controle de ponto. Até 2019, ele era obrigatório para empresas com, no mínimo, dez colaboradores.
Nesse mesmo ano, a obrigatoriedade do controle de ponto passou para organizações com mais de 20 empregados. Essa mudança surgiu com a aprovação da Lei da Liberdade Econômica (lei 13.874/19) que também regularizou a carteira de trabalho digital e flexibilizou muitas outras regras trabalhistas.
Para acompanhar todas as mudanças que acontecem nas leis do trabalho, o departamento pessoal precisa contar com profissionais competentes e tecnologias que atualizem as funcionalidades de acordo com as novas regras legais.
Excesso de burocracia
Segundo uma pesquisa realizada pelo Ministério da Economia, o Custo Brasil – índice que revela o custo com a burocracia – mostrou que as empresas brasileiras gastam R$ 1,5 trilhão por ano com dificuldades estruturais e econômicas impostas por processos burocráticos.
Esse estudo revelou ainda que o Custo Brasil compromete a possibilidade de novos investimentos feitos pelas empresas. Toda essa burocracia vivida em nosso país também afeta o departamento pessoal.
Isso é visto, por exemplo, no período de tempo gasto com cálculos complexos da folha de pagamento que são realizados para cumprir regras trabalhistas específicas. Outra consequência do custo da burocracia é percebida nos passivos trabalhistas gerados por conta da complexidade das leis do trabalho.
Sendo assim, os gestores do departamento pessoal muitas vezes cometem erros nas relações trabalhistas, não por vontade própria, mas por causa da dificuldade de interpretação de leis.
Adaptação à tecnologia
Estamos na era da transformação digital. Por isso, a todo instante, novas ferramentas virtuais voltadas para o departamento pessoal são desenvolvidas e implantadas pelas empresas. Embora a ideia seja facilitar os serviços, a fase de adaptação a tecnologia pode ser desafiadora.
O motivo não é só pela necessidade de entender as funcionalidades, mas também por causa da necessidade de reestruturação de processos e serviços internos. Para minimizar esse período, muitos departamentos pessoais decidem investir no treinamento dos colaboradores que utilizarão as novas aplicações.
Implementação do eSocial
O sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) foi desenvolvido para facilitar e integrar o envio de informações das empresas para os órgãos responsáveis pela fiscalização trabalhista.
Desde que passou a ser obrigatório, em 10 de outubro de 2015, o eSocial passou por várias atualizações até chegar na sua versão simplificada – instituída pela Portaria Conjunta n0 71, de 29 de junho de 2021. Para se adequar a esse sistema, o departamento pessoal precisa de tecnologias eficientes que estejam adaptadas às novas regras.
A grande dificuldade está não só na aquisição do software correto, mas também no conhecimento das informações que devem ou não serem enviadas ao Governo Federal. Sem esse entendimento, a empresa pode sofrer sanções da Justiça do Trabalho.
Processos manuais
Sem tecnologias inovadoras, o DP fica estagnado no tempo. O resultado pode ser uma grande quantidade de processos realizados manualmente por meio de planilhas. Se essa for a realidade interna, os colaboradores terão seu tempo e energia consumidos desnecessariamente.
Uma vez que, por meio da automação, serviços como: registro de férias, controle de ponto e gestão da folha de pagamento, são feitos por um software de departamento pessoal. Dessa forma, esses registros se tornam mais precisos e os erros são diminuídos. Assim, as equipes podem se dedicar a tarefas estratégicas.
Falta de investimento em tecnologia
Outro desafio do departamento pessoal é a ausência de investimento em tecnologias. Algumas empresas ainda encaram essa prática como algo que gera pouco retorno sobre o investimento (ROI). Porém, isso é um grande engano.
Na verdade, sem ferramentas virtuais adequadas e eficientes, os processos organizacionais ficam travados e a produtividade das equipes caem consideravelmente.
Além disso, a qualidade das demandas do departamento pessoal ficam comprometidas. Sem falar da dificuldade em se adequar aos sistemas trabalhistas que estão cada vez mais digitais. Por outro lado, quando há investimentos em tecnologia, o DP ajuda a empresa a potencializar a gestão de pessoas.
Como melhorar o desempenho do seu Departamento Pessoal?
Com a implantação de práticas estratégicas, o departamento pessoal pode superar obstáculos e melhorar o desempenho nas suas rotinas administrativas. Entre essas práticas, podemos destacar:
- Padronizar rotinas – o DP precisa ter regras específicas para a realização de serviços internos. Essas regras podem integrar um documento de padronização de rotinas do departamento pessoal que será consultado pelos colaboradores e gestores;
- Indicadores de desempenho – a utilização de indicadores de desempenho (KPIs) ajuda os gestores a entenderem como está a qualidade das demandas e o atingimento das metas internas;
- Comunicação – é importante que a equipe do DP se reúna com regularidade para discutir sobre objetivos, estratégias e melhorias para otimizar os serviços.
Sem dúvidas, o departamento pessoal é um setor fundamental para o sucesso da empresa. Seguindo as dicas que demos neste artigo, os gestores do DP conseguiram contornar os desafios que aparecem no cenário empresarial. O resultado será um setor resiliente e produtivo.
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