O Departamento Pessoal é uma área técnica especializada na gestão dos funcionários de uma empresa. São atribuições do Departamento Pessoal gerenciar a folha de pagamento, admissões e demissões, eSocial, férias, benefícios, atestados e afastamentos, registro de ponto e passivos trabalhistas.
O principal objetivo do Departamento Pessoal é cumprir a legislação e as normas trabalhistas que estão em vigor. O DP também é encarregado das questões burocráticas relacionadas aos colaboradores, garantindo a correta emissão e gerenciamento de documentos.
Até aqui você pôde perceber que o DP é fundamental para garantir a qualidade dos processos e manter a organização dos registros profissionais de um empreendimento. Então, para aprender mais sobre o que é departamento pessoal e qual é a sua importância, confira o nosso artigo! 👇
O que é departamento pessoal?
O DP, ou Departamento Pessoal, é uma área técnica especializada na gestão dos funcionários de uma empresa. São atribuições do Departamento Pessoal gerenciar a folha de pagamento, admissões e demissões, eSocial, férias, benefícios, atestados e afastamentos, registro de ponto e passivos trabalhistas.
Ou seja, o setor está encarregado principalmente das questões burocráticas e trabalhistas relacionadas aos colaboradores, garantindo a correta emissão e gerenciamento de documentos. Dessa forma, há mais agilidade e eficiência no controle desses fatores. Além disso, ele é fundamental para o cumprimento das normas trabalhistas.
Assim, o departamento pessoal, necessariamente, faz parte da estrutura organizacional da empresa e precisa ser gerido com precisão e seriedade. Isso significa que empresas que negligenciam esse setor ou o “empurram com a barriga” estão propensas a graves problemas jurídicos.
Finalmente, esse é um setor que gerencia a parte técnica do seu quadro de pessoal desde a admissão, passando pelo correto controle de remunerações, assiduidade, pontualidade, até a demissão. Outras atividades importantes realizadas pelo DP consistem em emitir relatórios que permitem ao RH explorar índices de rotatividade (turnover) e absenteísmo.
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Qual é a importância do departamento pessoal para a empresa?
O departamento pessoal é fundamental para a instituição porque ele é o principal responsável para que as leis trabalhistas sejam cumpridas, evitando onerosos passivos trabalhistas.
Ele dá conta de um grande volume de documentos do empreendimento, colocando ordem nesses papéis. Seja qual for o tamanho da corporação, há muitos registros para cada colaborador e vários detalhes para serem acompanhados. Então, é fundamental ter uma área especializada para trabalhar com essas informações.
O DP também media o contato da empresa com diversos órgãos públicos, emitindo guias e declarações fundamentais para o empreendimento se manter regularizado. Dessa forma, é possível fiscalizar o cumprimento das normas e evitar um eventual processo trabalhista para a companhia.
Quanto maior o número de funcionários, mais difícil é o acompanhamento. Assim, um controle manual fica completamente inviável para uma empresa séria. Cumprir todas as legislações e regras e controlar para que todos os dados estejam sendo tratados de forma profissional só é possível com um software de DP.
Qual é a estrutura do departamento pessoal? Como ele funciona?
A estrutura do departamento pessoal varia de acordo com o tamanho da organização. Para uma gestão mais profissional, recomenda-se a separação do departamento em setores. Conheça os principais.
Admissão de pessoal
Nesse setor, deve acontecer o processamento da admissão de profissionais (logo após a finalização pelo setor de RH). O departamento controlará prazos de entrega da CTPS – se a empresa ainda utiliza o documento físico – e de documentos obrigatórios.
Além disso, o setor de admissão deve cuidar de assuntos burocráticos em relação a regras e normas de contratação, inclusive exames admissionais, para evitar problemas futuros. Uma boa contratação garante um time de profissionais mais qualificado, comprometido e preparado para desempenhar uma alta performance de trabalho.
Compensação de pessoal
No setor de compensação de pessoal, há o controle de frequências e remunerações. É preciso efetuar cálculos corretos para que todos os encargos e benefícios de direito do colaborador sejam executados precisamente e no prazo certo.
Demissão de pessoal
Não menos importante, o setor de demissão de pessoal gerencia os desligamentos. Assuntos cruciais para o controle são: o correto levantamento de valores de rescisão, FGTS, férias e demais benefícios, além dos exames demissionais que comprovem que a saúde do colaborador foi preservada durante o contrato de trabalho.
Diante da tendência do trabalho home office e em outras estações remotas, o departamento pessoal precisa lidar também com a demissão remota. Embora o processo burocrático seja bem parecido ao do desligamento tradicional, a demissão remota tem algumas particularidades, como:
- Comunicado da demissão:
- Envio de documentação e recolhimento de assinaturas por meios virtuais;
- Entrevista online de desligamento;
- Offboarding virtual;
- Se aplicável, extensão de alguns benefícios.
Quais são as funções e rotinas do departamento pessoal?
É comum que se confunda o conceito de departamento pessoal com recursos humanos. São setores complementares, porém distintos. O DP tende a ser mais burocrático, atrelado a questões de rotinas, regras e legislações.
Já o setor de recursos humanos é mais estratégico e cuida de assuntos como capacitação e treinamento, retenção de talentos e performance de equipe, além das relações humanas.
Vamos para o que interessa neste artigo, que é o departamento pessoal, que cuida de uma série de tarefas burocráticas e atividades mensais ligadas à mão de obra do negócio. Entenda melhor as funções deste departamento!
Documentação dos profissionais
Quando um candidato é contratado para trabalhar em determinada empresa, existe uma documentação que deve ser recebida pelo DP. O departamento deve se encarregar do processamento dos contratos, controle de ponto e outras atividades burocráticas, realizando essas tarefas desde a admissão até a rescisão.
Importante observar que as informações prestadas no eSocial atualmente substituem as anotações na carteira de trabalho que eram realizadas no documento físico, em muitos casos. Isso é possível por meio da carteira de trabalho digital (CTPS Digital) que foi criada pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). Esse documento virtual é um aplicativo que pode ser baixado em um dispositivo eletrônico do profissional.
Isso significa que o setor é responsável por manter os papéis e dados em ordem, garantindo a efetivação das normas trabalhistas e o respeito aos critérios definidos pelo governo. Isso permite que a corporação fique regularizada e evite passivos trabalhistas.
Outro ponto de atenção para o DP é o novo e-Social simplificado que passa a valer a partir de julho de 2021. O objetivo é reduzir a quantidade de informações solicitadas às empresas e facilitar o preenchimento dos dados.
Dentre as mudanças relativas à demissão, podemos citar a extinção da necessidade do envio da Comunicação de Dispensa (CD) e do evento S-2250: notificação do aviso prévio.
Acompanhamento de frequência
Seja o cumprimento da jornada, as horas extras, adicionais noturnos ou banco de horas, é fundamental que a organização gerencie bem a frequência do time. Se ela não fizer isso, podem aparecer irregularidades na hora de realizar a gestão das remunerações e vários outros entraves, incluindo problemas na Justiça do Trabalho.
O DP tem a função de administrar as horas trabalhadas pelos colaboradores, fazendo os registros e montando as escalas de horários dos profissionais. Depois, todas essas ações são integradas à folha de pagamento.
Para facilitar o controle da jornada de trabalho, o departamento pessoal pode utilizar o ponto online. Esse sistema registra os horários dos colaboradores por meio de aplicativos que têm recursos como a biometria, código, cartão e o reconhecimento facial.
Todas as informações são enviadas para o departamento pessoal. Dessa forma, a equipe do setor tem acesso fácil a dados bem organizados e gerenciados automaticamente. O resultado é um controle de ponto exato, seguro e confiável. Vale ressaltar que o controle de ponto digital foi regularizado pela Portaria 373 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
É Importante lembrar que empresas que possuem até 20 empregados não são obrigadas a efetuar o controle de ponto. Apesar desta dispensa, para que o departamento pessoal possa auferir a jornada com precisão e calcular a folha de pagamento de forma correta, e também para evitar futuros problemas na justiça do trabalho em relação às horas dos empregados, é importante que a organização faça o registro do ponto, mesmo quando dispensada.
Folha de pagamento
A folha de pagamento envolve uma ampla variedade de fatores, incluindo o salário, os benefícios, décimo terceiro e os recolhimentos de taxas, como imposto de renda, INSS e FGTS. É papel do departamento pessoal gerenciar essas questões para garantir que os cálculos sejam feitos corretamente. Assim, os abatimentos seguem a norma estabelecida pelos órgãos federais.
Além disso, a gestão dos benefícios também é fundamental para o cálculo correto da folha. É preciso garantir que o profissional tenha os seus direitos assegurados e que o desconto feito sobre a remuneração esteja adequado às normas e dentro do que foi definido em contrato.
Hoje é muito comum as empresas contratarem a modalidade de BPO da folha de pagamento, ou seja, a terceirização da folha. Dessa forma, toda a parte de cálculo dos impostos e emissão das guias fiscais para as autoridades fica por conta de uma empresa terceirizada e o serviço é realizado de acordo com o que for estabelecido em contrato.
Dependendo do caso, o DP atua em todos ou somente em alguns processos da folha. Entre as diferentes tarefas que podem ser executadas destacamos, principalmente:
- processamento e administração da folha;
- cálculo de salário;
- depósitos;
- cálculo do IRRF e retenção desse imposto;
- análise dos processos;
- entrega dos holerites;
- pagamento às agências governamentais devidas.
Gestão de licenças e férias
O departamento pessoal administra as licenças, atestados, afastamentos e acidentes de trabalho. Ele recebe esses arquivos, integra-os com a folha de pagamento e administra o contato com órgãos públicos.
Além disso, o setor também é responsável por acompanhar as férias dos colaboradores, realizando os registros necessários e monitorando se os períodos estão sendo cumpridos. Com isso, os profissionais podem ter suas férias no momento definido, sem imprevistos e erros nos prazos.
Representação junto a órgãos oficiais e fiscais
Em algumas empresas, o próprio DP emite diversos documentos para os órgãos fiscais, como a GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social), a Guia da Previdência, declarações da CIPA e do PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais), entre outros. Além disso, o próprio departamento é quem recebe e gerencia os registros de passivos trabalhistas.
Dessa forma, o setor de administração de pessoal é o principal representante da organização para o diálogo com instituições oficiais. Ele emite diversos arquivos que garantem a regularidade da situação da empresa.
Como a tecnologia pode ajudar o departamento pessoal?
A transformação digital trouxe uma série de benefícios para as empresas, independentemente de porte ou segmento. O crescente número de dados e informações precisa de um tratamento informatizado para ser mais ágil e preciso.
A tecnologia ajuda especialmente na questão da automação, ou seja, se você precisa que o setor funcione de forma independente e integrada, é necessário investir em uma solução profissional que seja específica para departamento pessoal. Veja algumas das principais características de um software para departamento pessoal:
- Monitora digitalmente o controle de ponto;
- Acelera rotinas e procedimentos administrativos;
- Permite análise e cruzamento de dados e informações;
- Favorece a criação de novas estratégias de crescimento e evolução.
Percebeu como o setor de departamento pessoal é importante no universo empresarial? Administrar todos esses processos, além de ser de grande importância para manter a empresa dentro das normas, é essencial para oferecer as melhores soluções aos colaboradores. E isso tudo só é possível por meio de uma plataforma informatizada.
Dicas para otimização de tarefas
O departamento pessoal pode criar estratégias para a otimização de tarefas, elevando a produtividade interna. Entre essas ações, podemos destacar:
- Uso de tecnologias;
- Aplicação de metodologias ágeis, como o Kanban e o Scrum;
- Treinamento e capacitação do time;
- Definição de metas;
- Reuniões regulares para a melhoria dos processos.
Enfim, o departamento pessoal é um dos setores mais essenciais para a gestão de pessoas. Sem uma boa organização e estratégias eficientes, essa área não entregará serviços a nível de excelência. Seguindo as dicas que demos neste artigo, essa não será a realidade na sua empresa.
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