No meio de planilhas, prazos e siglas confusas, as obrigações tributárias e trabalhistas continuam entre os maiores desafios da rotina empresarial. Basta existir uma folha de pagamento para surgirem declarações, guias e regras que exigem muita atenção.
Documentos como DIRF, RAIS, CAGED, GFIP e GPS exigem conhecimento técnico e atenção aos prazos. A DIRF saiu de cena e deu lugar ao eSocial e à EFD-Reinf, que mudaram a forma de declarar essas informações no dia a dia do DP.
Mas afinal, como organizar todas essas exigências sem comprometer a rotina?
Este guia mostra, de forma prática, o que são essas obrigações, como funcionam no dia a dia do departamento pessoal e da contabilidade e o que muda com as novas exigências digitais.
Principais aprendizados deste artigo:
- As empresas têm que cumprir obrigações tributárias e trabalhistas, garantir direitos e fornecer dados para políticas públicas.
- O eSocial centralizou a gestão de dados fiscais e trabalhistas, facilitou o envio e aumentou a transparência.
- Obrigações como DIRF, RAIS e CAGED receberam substituição por sistemas digitais, que trouxeram mais controle e simplicidade.
- Recursos humanos, departamento pessoal, contabilidade e fiscal dividem a responsabilidade e exigem boa comunicação.
- Para garantir conformidade, as empresas têm que planejar estrategicamente, revisar a estrutura tributária e contar com apoio especializado.
DIRF, RAIS, CAGED, GFIP e GPS: entenda o papel de cada uma
Antes de entender o que significa cada uma dessas siglas, vale conhecer o papel que cada obrigação exerce na rotina da empresa, tanto na área fiscal quanto na trabalhista.
No Brasil, os deveres legais das empresas se dividem em duas frentes principais: obrigações tributárias e obrigações trabalhistas. Entenda.
Obrigações tributárias e obrigações acessórias: pagamentos e declarações
As obrigações tributárias incluem dois tipos:
- obrigações principais – que se referem ao pagamento de tributos ao governo;
- obrigações acessórias – incluem declarações, guias e relatórios obrigatórios que comprovam o cumprimento das exigências legais.
Essas declarações mantêm a empresa regularizada e evitam autuações, pois mostram ao Fisco quais tributos a empresa pagou e como cumpriu suas obrigações.
Em alguns casos, o próprio contribuinte tem que cuidar de tudo. Em outros, a legislação transfere essa responsabilidade a terceiros, como contadores ou prestadores de serviço.
Obrigações trabalhistas: fiscalização e estatísticas
As obrigações trabalhistas não se referem ao pagamento de tributos, mas são igualmente importantes.
Essas exigências ajudam a manter o controle legal sobre vínculos empregatícios, garantir direitos dos trabalhadores e fornecer dados estatísticos ao governo.
Algumas dessas obrigações são mensais (como o CAGED, quando vigente), outras são anuais (como a RAIS). Todas compõem o panorama da empresa e exigem cumprimento nos prazos definidos.
Entenda agora em detalhes cada uma das siglas: DIRF, RAIS, CAGED, GFIP e GPS!
O que é DIRF e para que serve?
A DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) foi uma obrigação acessória que as empresas usaram até 2024 para informar à Receita Federal os valores de imposto retido na fonte e os pagamentos feitos a pessoas físicas ou jurídicas.
O último envio da DIRF aconteceu em fevereiro de 2025, com dados do ano-calendário de 2024. A partir desse ponto, a Receita Federal extinguiu a obrigação e adotou o eSocial e a EFD-Reinf para centralizar essas informações de forma digital e integrada.
Quem declarava a DIRF?
Toda empresa que retinha tributos ou realizava pagamentos sujeitos à declaração, como salários e honorários, entregava a DIRF. A própria fonte pagadora assumia essa responsabilidade.
Como funcionava a entrega da DIRF?
A empresa transmitia a DIRF pelo programa da Receita Federal até o último dia útil de fevereiro. Para concluir o envio, tinha que apresentar a identificação do contribuinte, comprovar a representação legal e, no caso de matriz com filiais, reunir todos os dados em um único arquivo.
DIRF ainda é obrigatória?
Não. Desde janeiro de 2025, a substituição da DIRF pelo eSocial e pela EFD-Reinf alterou a forma como as empresas declaram essas informações, conforme determina a Instrução Normativa RFB nº 2.181/2024.
Agora, as empresas registram essas informações mensalmente no eSocial e na EFD-Reinf, sistemas que trouxeram mais controle, integração e segurança no cumprimento das obrigações fiscais.
O que é RAIS e para que serve?
A RAIS (Relatório Anual de Informações Sociais) é uma obrigação acessória criada pelo Decreto nº 76.900/1975, que reunia dados trabalhistas para fins estatísticos, fiscais e previdenciários, como a gestão do FGTS, benefícios previdenciários e o abono salarial PIS/PASEP.
Até 2019, as empresas tinham obrigação de declarar anualmente essas informações, com envio por meio do GDRAIS (gerador) e RAISNET (transmissor).
No entanto, a partir do ano-base 2019, as empresas que fazem parte dos grupos obrigados ao envio de eventos periódicos ao eSocial passaram a realizar a declaração da RAIS diretamente por esse sistema, conforme estabelecido pela Portaria SEPRT nº 1.127/2019.
A Portaria MTP nº 671/2021 revoga a Portaria SEPRT nº 1.127/2019 e estabelece a substituição da RAIS pelo eSocial para todos os grupos de obrigados, com a unificação do envio das informações em uma única plataforma.
Quem precisa entregar a RAIS?
A obrigação vale para empresas com CNPJ ativo, com ou sem empregados, além de:
- empregadores definidos pela CLT;
- profissionais liberais e autônomos com pelo menos um funcionário;
- empresas individuais e do setor privado;
- filiais, agências e representações de empresas estrangeiras;
- entidades do Grupo 3 (Simples Nacional e sem fins lucrativos);
- órgãos públicos e internacionais do Grupo 4 no eSocial.
Mesmo sem movimentação, a empresa tem que enviar a RAIS Negativa.
Como funciona a entrega da RAIS?
A entrega da RAIS para as empresas que não fazem parte dos grupos obrigados ao eSocial continua por meio do GDRAIS e RAISNET, disponíveis no site do Ministério do Trabalho. O prazo geralmente ocorre entre março e abril do ano seguinte ao ano-base da informação.
RAIS ainda é obrigatória?
A partir de 2024, a RAIS foi totalmente substituída pelo eSocial para todas as empresas obrigadas a enviar eventos periódicos (grupo 1, 2, 3 e 4).
Esses grupos agora registram as informações trabalhistas diretamente no eSocial, sem a necessidade de enviar a RAIS separadamente. No entanto, empresas não obrigadas ao eSocial continuam a enviar a RAIS conforme os prazos estabelecidos.
Para os anos-base 1976 a 2019, as empresas que não estavam desobrigadas continuam a enviar a RAIS por meio do GDRAIS Genérico.
O que é CAGED e para que serve?
O CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) surgiu com Lei nº 4.923/65 como um banco de dados para monitorar as admissões e demissões de trabalhadores com carteira assinada.
A finalidade principal era fornecer informações ao Programa do Seguro-Desemprego e gerar estatísticas sobre o mercado de trabalho, o que permitia ao governo criar políticas públicas de emprego e renda.
Quem declarava o CAGED?
A obrigação valia para todas as empresas com CNPJ que realizavam admissões, demissões ou transferências de funcionários contratados sob o regime da CLT. Também incluía:
- aprendizes;
- trabalhadores temporários;
- empregados rurais regidos por estatuto próprio.
Por outro lado, o CAGED não incluía:
- servidores públicos;
- trabalhadores avulsos;
- autônomos;
- estagiários;
- empregados domésticos, entre outros casos específicos.
Como funcionava a entrega do CAGED?
A empresa tinha a possibilidade de usar três ferramentas:
- aplicativo CAGED Informatizado (ACI);
- formulário eletrônico do CAGED (FEC) com ou sem certificado digital;
- ou um sistema próprio de folha de pagamento com integração ao portal oficial.
O envio das informações precisava acontecer até o dia 7 do mês seguinte à movimentação.
CAGED ainda é obrigatório?
Não. Desde a competência de janeiro de 2020, empresas obrigadas ao eSocial passaram a registrar admissões e desligamentos diretamente pela plataforma, conforme as Portarias SEPRT nº 1.127 e 1.195/2019. Os dados devem ser enviados através dos Eventos S-2200, S-2299 e S-2399.
O envio dessas informações por meio dos eventos digitais eliminou a necessidade de manter o CAGED como obrigação separada.
O que é SEFIP/GFIP e para que serve?
O SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) é um aplicativo da Caixa Econômica Federal que permite às empresas gerar a GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social).
Essa guia registra os dados necessários para que o Governo repasse corretamente as informações dos trabalhadores ao FGTS e à Previdência Social. Por muitos anos, a GFIP foi uma das principais obrigações acessórias ligadas à folha de pagamento.
Leia também: Como fazer o cálculo da folha de pagamento?
Quem precisa enviar a GFIP?
Toda empresa com empregados tem que cumprir essa obrigação. A GFIP serve como base para:
- recolher o FGTS;
- informar dados previdenciários;
- garantir que os vínculos trabalhistas estejam registrados corretamente.
O que mudou com a DCTFWeb?
Com a Instrução Normativa RFB nº 2.005/2021, empresas dos grupos 1, 2 e 3 agora enviam as informações previdenciárias por meio da DCTFWeb, que substitui a GFIP nessas situações.
A ferramenta reúne os registros transmitidos pela plataforma e pela EFD-Reinf e gera a guia de pagamento. A empresa tem que concluir esse processo até o dia 15 do mês seguinte à ocorrência dos fatos geradores.
O que é GPS e para que serve?
A GPS (Guia da Previdência Social) era o documento utilizado para o recolhimento das contribuições previdenciárias dos contribuintes individuais e facultativos, além de outras situações específicas previstas na legislação previdenciária.
Essa guia permitia o pagamento das contribuições para a manutenção dos direitos previdenciários de autônomos, empresários individuais e demais segurados que não tinham vínculo empregatício formal.
Quem utilizava a GPS?
A GPS era utilizada principalmente por:
- contribuintes individuais (autônomos, profissionais liberais);
- segurados facultativos;
- empresários individuais;
- pessoas físicas em situações específicas de recolhimento previdenciário.
GPS ainda é utilizada?
Não. Desde outubro de 2021, a Guia da Previdência Social (GPS) foi substituída pelo DARF Previdenciário, emitido a partir do envio da declaração DCTFWeb.
Essa mudança integrou o recolhimento das contribuições previdenciárias ao sistema digital da Receita Federal, proporcionou maior controle e unificação dos processos de arrecadação tributária e previdenciária.
eSocial: o que mudou na prática com a substituição das obrigações?
Ao longo deste guia, mostramos como obrigações como DIRF, CAGED, parte da RAIS e da GFIP deram lugar a um sistema mais integrado: o eSocial.
A plataforma centraliza informações fiscais e trabalhistas, organiza as rotinas do departamento pessoal e promove a digitalização de processos, o que reduz o uso de ferramentas paralelas. Confira o que mudou na prática:
- centralização de informações: admissões, folhas de pagamento, impostos e desligamentos são registrados em um único ambiente;
- fim de múltiplas plataformas: a empresa não precisa mais usar programas diferentes para cumprir cada obrigação;
- envios mensais: a atualização constante evita acúmulo de dados e reduz riscos de erro;
- mais transparência: o Fisco acompanha as informações em tempo real, o que aumenta a responsabilidade da empresa e a necessidade de atenção aos prazos;
- acesso facilitado: com os registros organizados em um único sistema, o RH e o DP conseguem responder mais rápido às demandas internas e às obrigações legais.
E para acompanhar toda essa evolução, é importante investir em:
- treinamentos internos para familiarizar a equipe com o sistema;
- ferramentas digitais que integrem folha, contabilidade e obrigações acessórias;
- rotinas organizadas, com conferências periódicas das informações prestadas.
Obrigações fiscais e trabalhistas: quem faz o quê na prática?
A chegada do eSocial também mudou a dinâmica entre os setores. Recursos humanos, departamento pessoal, contabilidade e fiscal agora dividem a responsabilidade pelas obrigações fiscais, tributárias e trabalhistas.
Cada área tem que atuar com clareza e manter os dados atualizados, principalmente quando se trata do cumprimento dos documentos obrigatórios para empresas.
A organização responde legalmente, mas a ideia é que distribua as tarefas entre profissionais internos ou conte com um escritório contábil. Pequenas e médias empresas, muitas vezes, optam pela terceirização para aproveitar o apoio técnico de quem domina o tema.
Mais importante que definir funções estáticas é garantir o alinhamento entre os setores. Quando falhas na comunicação acontecem, aumentam os erros nas declarações e os riscos de penalidades.
Com colaboração, organização e troca de informações em tempo real, os prazos se mantêm sob controle e a rotina segue com mais segurança. Entenda na prática como funciona essa divisão.
Recursos humanos
- Gestão de admissões, benefícios e clima organizacional.
- Comunicação interna sobre obrigações legais.
- Apoio nos dados para folha de pagamento.
Departamento pessoal
- Cálculo da folha e encargos trabalhistas.
- Lançamento e conferência de eventos no eSocial.
- Controle de férias, afastamentos e rescisões.
Contabilidade
- Análise tributária e escolha do regime fiscal.
- Conferência dos recolhimentos e obrigações acessórias.
- Apoio no fechamento contábil e relatórios gerenciais.
Fiscal
- Apuração de tributos (IR, PIS, COFINS, CSLL).
- Geração de guias de pagamento.
- Envio de dados à EFD-Reinf e DCTFWeb.
É claro que essa organização varia conforme o porte e a estrutura da empresa, mas o ideal é manter todos os setores integrados, com papéis definidos e diálogo constante.
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Como organizar as obrigações tributárias e trabalhistas com mais eficiência?
Depois de entender o papel de cada obrigação e como o eSocial transformou essa rotina, o próximo passo envolve planejamento. Organizar as obrigações tributárias e trabalhistas de forma estratégica reduz falhas, evita multas e mantém a empresa conforme a lei.
Esse processo exige análise de dados, definição do regime tributário e conhecimento das regras fiscais e trabalhistas. Contar com o apoio de contadores e tecnologias de gestão torna esse controle mais claro e confiável. Para simplificar essa organização, comece por:
- verificar o enquadramento tributário e o porte da empresa;
- revisar a natureza jurídica e a estrutura operacional;
- escolher o regime de tributação adequado (Simples, Lucro Presumido ou Real);
- calcular o impacto dos impostos sobre as finanças do negócio.
Manter um calendário do DP atualizado com todas as entregas obrigatórias ajuda a evitar esquecimentos e garantir o cumprimento dos prazos legais.
Mais segurança no envio das obrigações tributárias e trabalhistas
Manter o controle das obrigações tributárias e trabalhistas não precisa de complicação. Com tantas exigências e prazos, contar com o apoio certo faz toda a diferença para minimizar falhas, multas e retrabalhos.
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