As empresas são estruturas complexas repletas de processos interligados que se conectam a um núcleo central: a alta administração do negócio. Para entender com mais clareza como funciona e a organização de todo esse conjunto de elementos, as organizações recorrem ao organograma funcional.
Já ouviu falar dessa ferramenta? Conhece os principais benefícios que oferece para as empresas? Sabe como implantá-lo no seu negócio? Neste artigo, responderemos a essas e outras perguntas. Acompanhe os próximos tópicos!
Contribuição do organograma funcional para as empresas
O organograma funcional é uma representação gráfica da composição estrutural de uma organização. Na prática, essa representação exibe a divisão e conexão entre os departamentos, funções e especialidades profissionais internas.
Uma das principais finalidades do organograma funcional é disponibilizar um recurso visual que facilite a rápida identificação de um setor e de seu responsável. Dessa forma, é possível o interessado se reportar ao lugar certo dentro da empresa.
Além disso, o organograma ajuda na definição das estratégias para o investimento financeiro ou intelectual em determinadas áreas. Por exemplo, caso a empresa queira implantar novas tecnologias em um setor, é fácil reconhecer departamentos correlacionados que também precisarão adotar e se adaptar a essas ferramentas virtuais.
Podemos ainda apontar a organização dos fluxos de trabalho, a melhoria na comunicação e o fortalecimento da integração entre os times, como outras contribuições positivas desse tipo de representação gráfica.
No geral, o modelo de organograma online mais utilizado é o funcional. Nesse modelo, os cargos, líderes e setores são dispostos em linhas ascendentes. Os que figuram no topo da estrutura são os de liderança, enquanto os operacionais e subordinados ficam no meio e na base.
No entanto, existem também os organogramas:
- Horizontais – têm a mesma organização do funcional, mas os cargos, setores e líderes são dispostos em uma linha horizontal;
- Linear de responsabilidades – mostra apenas as atividades e os seus respectivos responsáveis;
- Matriciais – tem uma estrutura flexível que se adapta ao modelo de trabalho ou de organização das tarefas;
- Circulares – gráfico em formato radial. No centro, se encontra a liderança e nas camadas externas, os demais colaboradores.
Vantagens de um organograma funcional
As empresas que possuem um organograma funcional, obtém as seguintes vantagens:
- Os colaboradores conhecem a estrutura organizacional;
- As informações sobre setores, funções e gestores são centralizadas, oferecendo uma visão clara e completa do negócio;
- Os processos internos ficam organizados. Desse modo, os gestores conseguem realizar consultas e proporem soluções para problemas específicos;
- Fortalece o trabalho em equipe e o espírito colaborativo entre os profissionais;
- Os colaboradores percebem quais são os “degraus” e a trajetória da carreira interna;
- Os projetos embasados em metodologias ágeis têm uma definição clara dos responsáveis e subordinados;
- A empresa demonstra que é um negócio sério, bem organizado, com as estruturas internas alinhadas e conectadas.
A seguir, nos aprofundaremos um pouco mais nos principais benefícios do organograma funcional.
Centralização das informações
Sabemos que cada setor interno tem suas atribuições, cargos e demandas. No entanto, sem um organograma, todas as informações sobre um determinado departamento podem ficar vagas ou confusas para os colaboradores de outras áreas.
Talvez, um assunto precise ser tratado, por exemplo, com o profissional responsável pela folha de pagamento. Mas qual é o setor dele? O RH (Recursos Humanos) ou DP (Departamento Pessoal)? Uma representação gráfica ajuda muito nesse entendimento.
Liderança com foco na qualidade
Os líderes aprimoram a qualidade dos serviços internos por meio do organograma. Como assim? Visualizando a estrutura organizacional, é possível modificar as funções em projetos e atividades para aproveitar melhor as habilidades e competências dos colaboradores.
Outra estratégia pode ser a redução de cargos desnecessários em um departamento – que só aumentam os gastos da folha de pagamento. Além disso, o organograma funcional ajudará na tomada de decisão sobre a contratação de novos profissionais para um setor.
Trabalho em equipe
Como dito, o organograma funcional facilita a integração dos colaboradores. Em especial, em projetos temporários que precisam seguir etapas e entregas com prazos definidos. Como esse tipo de atividade envolve um alto grau de produtividade e eficiência, os envolvidos precisam saber qual é o papel de cada um.
Por meio do modelo funcional, as equipes são organizadas de uma forma visual e atreladas às suas respectivas tarefas. Sendo assim, todos entendem as funções e a conexão entre pessoas e demandas, facilitando o cumprimento dos prazos.
Crescimento de carreira
Para que o plano de carreira seja compreensível para os colaboradores, os cargos precisam estar visíveis em ordem ascendente. Não importa se o modelo de carreira é em Y, W, T. Essa representação ajuda os profissionais a trabalharem com mais direcionamento e motivação, pois sabem o que está por vir.
Para a empresa, a disposição visual do plano de carreira será importante para a definição do programa de desenvolvimento de líderes e de treinamento e capacitação de colaboradores. Uma vez que, essas práticas serão personalizadas de acordo com o nível hierárquico do profissional e a possibilidade de uma futura promoção.
Aumento da produtividade
Qual é a relação entre a produtividade da empresa e o organograma funcional? Podemos apontar, pelo menos, dois aspectos: entrega de serviços e fluxo das atividades. No primeiro caso, a representação gráfica mostrará aos gestores e colaboradores quais são os serviços que estão sob a responsabilidade deles.
Sendo assim, essa equipe não pode justificar a falta ou atraso de uma entrega por desconhecimento de que fazia parte das suas atribuições. Com respeito ao fluxo de atividades, o organograma indica qual equipe integra um elo da cadeia de produção de uma tarefa.
Desse modo, assim que uma área finaliza a etapa de uma demanda, já sabe para qual departamento encaminhá-la. O resultado é que os projetos não ficam emperrados e sem um direcionamento – algo que não só atrasa como também prejudica a qualidade final.
Como aplicá-lo na prática?
A implantação do organograma funcional na empresa precisa seguir algumas regras e estratégias importantes. A seguir, mostraremos os principais aspectos a serem levados em consideração.
Hierarquias e cargos
No organograma funcional, as hierarquias são apresentadas de cima para baixo, apresentando a estrutura organizacional. Cada cargo, função e líder pode ser inserido dentro de uma “caixinha”.
Se houver funções ou cargos relacionados em um mesmo nível hierárquico ou liderança, é possível inserir caixas na horizontal – tanto na direita quanto na esquerda da caixa central. É importante ressaltar que as informações inseridas nas caixas devem ser claras e objetivos.
Dessa forma, a leitura visual do organograma será mais agradável e fácil de fazer. Outra dica que facilita a visualização é diferenciar o nível hierárquico, e, portanto, as caixas que pertencem a ele, por meio de cores distintas.
Linhas de conexão
As linhas de conexão ou comunicação são os traços que interligam as caixas nas quais os cargos, funções e líderes estão inseridos. Por meio dessas linhas, a hierarquia da organização é desenhada.
Divulgação
Após colhidas e inseridas as informações no organograma funcional, a empresa precisa oficializá-lo como o documento padrão da disposição de cargos e dos níveis hierárquicos. Para isso, é necessário a divulgação dele por meio dos canais internos de comunicação.
Além disso, o RH deve usá-lo em processos de onboarding e programas de treinamento para ajudar os colaboradores a entenderem a estrutura dos cargos. Uma outra estratégia é expor o organograma empresarial em locais visíveis da organização para que todos tenham acesso a ele.
Seguindo essas dicas, a representação gráfica da hierarquia da empresa será bem estruturada e uma excelente ferramenta para os gestores.
Embora o organograma funcional possa ser um pouco diferente de uma organização para outra – devido ao tamanho do negócio e quantidade de cargos – a base dele deve ser feita por meio:
Por que esses fatores são importantes? Caso não sejam levados em consideração, o organograma pode não representar a verdadeira identidade e realidade vivida dentro da empresa. O resultado será uma “falsa” representação gráfica que pode cair na desconfiança e no descrédito dos colaboradores.
Mas o contrário disso também é verdade. Uma vez feito com esses três pilares, a empresa será vista como uma corporação confiável e que sabe direcionar as demandas, bem como as carreiras dos profissionais internos.
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