A admissão de funcionários é uma das principais rotinas de Departamento Pessoal nas empresas. Sua importância somada à quantidade de processos que ela envolve — documentos, procedimentos de entrada, exames, etc. —, exigem que um padrão rígido seja seguido para que possíveis erros não se tornem problemas maiores no futuro.

Você pode baixar gratuitamente o nosso eBook Domine a (chata) burocracia na admissão de funcionários 

A fim de mostrar como formalizar a admissão, preparamos um conteúdo com o passo-a-passo de atividades que não podem faltar nesse processo. Primando por eficiência e otimização de recursos, vamos mostrar como é possível admitir funcionários da melhor maneira possível.

Confira!

1. Recrutamento e seleção

As etapas que antecedem a admissão de um funcionário também são importantes para a formalização da contratação, principalmente para esclarecerem informações sobre o cargo, a empresa e possíveis exigências, entre outras.

Portanto, ao contratar novos colaboradores, é preciso enxergar a prática como um processo que se inicia no primeiro contato do candidato com a empresa, afinal todas as expectativas e dúvidas do candidato acerca do possível novo emprego precisam ser elucidadas.

As fases de recrutamento e seleção já demonstram à força de trabalho, representada ali pelos candidatos interessados, o valor que as pessoas têm para a organização. Isso inclui o posicionamento ético do recrutador, cumprimento de obrigações legais, apresentação das condições de trabalho, dentre outros aspectos importantes na relação que se estabelecerá a partir desse contato.

Diante disso, podemos considerar recrutamento e seleção o passo inicial da dinâmica de contratação, tendo como função principal a formação de uma equipe de trabalho.

2. Entrega e verificação de documentos

Depois de passar pela seleção, o futuro contratado precisa ser notificado sobre a escolha e solicitado para apresentar a sua documentação, para que ele possa ser, de fato, admitido na empresa. Confira os documentos necessários para essa formalização.

  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) — deve ser devolvida ao colaborador no prazo de 48 horas mediante a emissão de um protocolo tanto na entrega quanto na devolução;
  • Certificado de reservista ou prova de alistamento no serviço militar — para contratados do sexo masculino, de 18 a 45 anos;
  • Certidão de nascimento e de casamento;
  • Declaração de dependentes — para fins de Imposto de Renda na fonte;
  • Atestado médico admissional — deve ser custeado pelo empregador e efetuado antes do início das atividades;
  • Declaração de opção (ou não) pelo vale-transporte;
  • CPF, RG, Título de Eleitor;
  • Comprovante de escolaridade.

Se o colaborador tiver filhos menores de 14 anos (ou maiores com invalidez), para receber o salário-família, deverá apresentar sua certidão de nascimento, cartão da criança (para filhos menores de 6 anos), declaração de frequência escolar a partir dos 7 anos e o comprovante de invalidez, se for esse o caso.

3. Registro e checklist de entrada

A última etapa legal da formalização da admissão de funcionários é o seu registro, conforme previsto no artigo 41 da CLT. Esse registro pode ser anotado em livros, fichas ou sistema eletrônico.

No parágrafo único do respectivo artigo da CLT, consta que devem ser registrados:

  • qualificação civil e profissional do colaborador;
  • dados relativos à admissão no emprego;
  • duração e efetividade do trabalho;
  • férias;
  • acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.

Além disso, quanto aos dados do colaborador tratados no segundo artigo da Portaria 41/2007 do MTE, o registro deve conter as seguintes informações:

  1. nome, data de nascimento, filiação, naturalidade e nacionalidade;
  2. número e série da carteira de trabalho;
  3. número do PIS/PASEP;
  4. data de admissão;
  5. cargo e função;
  6. remuneração;
  7. jornada de trabalho;
  8. férias;
  9. acidentes e doenças, quando houver.

A checklist do colaborador compreende a inserção dele nas práticas internas, como cadastros de funcionários, listas, sistemas, criação de e-mail, local de trabalho, máquinas, materiais, etc. Para o início oficial das atividades na empresa, é preciso formalizar o seu pertencimento à equipe.

4. Integração dos funcionários

Além de todas as obrigações legais que envolvem a formalização da admissão de colaboradores, existem processos administrativos que oficializam a contratação perante a equipe e o próprio colaborador, e é aí que entra o papel da integração de funcionários.

A ausência de um ritual interno de entrada pode diminuir a potência que o processo de admissão tem em relação à motivação.

Do ponto de vista de quem está sendo contratado, há uma série de expectativas criadas ao longo do processo seletivo — e, por isso, a primeira impressão como parte da organização deve ser sempre positiva. É preciso levar em conta o período de adaptação, necessário para a pessoa se familiarizar com o ambiente e os demais funcionários.

Já em relação à equipe que está recebendo um novo membro, também há expectativas envolvidas, bem como maior ou menor inclinação de cada um para receber esse colaborador. É importante que cada um saiba o seu papel para o resultado final e que essa transição se faça de maneira gradativa.

5. Treinamento

A fim de dar maior segurança e competência para o funcionário exercer funções relativas ao cargo, é preciso oferecer um treinamento. No geral, as organizações reservam um período específico para essa prática.

O importante em todo esse processo de entrada é haver uma estratégia predefinida, no sentido de saber sempre qual será o próximo passo para esse novo talento, estruturando o procedimento de contratação.

Há empresas que optam por uma entrada mais sutil, na qual não se exige tanto do colaborador em um primeiro momento. Outras já acreditam que envolver o funcionário em projetos importantes assim que ele passa a fazer parte da organização é um diferencial para explorar seu potencial e estimular a criatividade.

Essas características variam de acordo com o estilo do negócio, a cultura organizacional e as necessidades relativas ao cargo em si. Cada gestor sabe o que está buscando em uma nova contratação, e, por isso, cabe a ele também direcionar o ritmo e o estilo de trabalho.

Formalizar a admissão de colaboradores envolve muitas tarefas burocráticas, portanto, é preciso minimizar obstáculos, otimizando tempo e recursos, a fim de tornar esse momento mais engajador. Por isso, intercalando obrigações com ações motivadoras, fica mais fácil construir uma admissão perfeita.

Depois de ler este conteúdo, ficou mais fácil saber como se dá a formalização da admissão de funcionários? Deixe um comentário no post e compartilhe conosco suas experiências com a contratação de novos talentos!

 
ebook_burocracia_admissao_funcionarios

Sobre o autor

Equipe Convenia

Deixe um comentário