Quando você pensa sobre qual é o sistema de folha de pagamento mais usado, o que vem à sua mente? É provável que se lembre de algumas alternativas. No entanto, o mais importante é considerar as funcionalidades.
A nova funcionalidade da Convenia auxilia você a fazer um controle de pagamento de funcionários mais ágil e eficiente. Conte com nossa equipe especializada em folha de pagamento e conheça detalhes do nosso serviço.
Assim como outros sistemas e softwares que facilitam a administração da sua empresa, o programa de folha de pagamento precisa ser adaptado às suas necessidades. Somente dessa forma é possível alcançar eficiência, segurança e rapidez nos processos.
O que considerar para fazer uma escolha acertada? É o que vamos mostrar neste artigo. Acompanhe e saiba mais! 😉
O que é e para que serve o sistema de folha de pagamento?
Um sistema de folha de pagamento é uma ferramenta automatizada que facilita o processo de cálculo, distribuição e gestão dos salários dos funcionários. Ele integra diferentes aspectos relacionados ao pagamento, como horas trabalhadas, benefícios, impostos, e outras deduções.
Para entender como funciona o sistema folha de pagamento é simples! Por meio da integração de dados dos funcionários, se considera as horas extras, faltas, adicionais, DSRs, benefícios, etc, para o cálculo da remuneração. Ele também garante que os eventos do eSocial sejam cumpridos, gerando inclusive dados de GFIP, CAGED, RAIS, CTPS, entre outros.
O controle do pagamento de funcionários possibilita que os profissionais de DP auxiliem no planejamento do Recursos Humanos, fazendo com que o setor tenha autonomia nas relações contratuais.
Como fazer uma escolha assertiva do sistema de folha de pagamento?
Como se sabe, existem uma série de itens que devem ser levados em consideração na hora de escolher um sistema de folha de pagamento e os principais critérios para uma escolha assertiva são:
- Segurança;
- Funcionalidade;
- Atendimento;
- Automação das rotinas;
- Consultoria e pós-venda;
- Interface intuitiva;
- Integração contábil.
Vamos falar agora sobre cada um desses critérios.
1. Segurança
Qualquer software precisa ser seguro para evitar o vazamento de informações. Extravios e perdas podem gerar danos irreparáveis, especialmente à confiabilidade da empresa. Por isso, fique atento a esse quesito.
Para ter uma ideia, o vazamento de dados custa, em média, R$ 1,24 milhão para as empresas brasileiras. O País é o mais propenso a sofrer ataques virtuais e violações de segurança, com risco de 43%. Os dados deixam claro que é necessário ter atenção extra com a segurança da informação.
O ideal é que a solução conte com vários níveis de acesso aos dados. Ter um sistema de criptografia é outra variável importante, porque evita o acesso por pessoas não autorizadas e preserva as informações sensíveis, como os dados pessoais.
Essas características são oferecidas pelas plataformas em nuvem. Isso significa que os dados estão disponíveis 24 horas por dia, a partir de qualquer dispositivo com internet. Geralmente, essas soluções ainda podem ser integradas a outros sistemas.
2. Funcionalidade de um sistema de folha de pagamento
Das diferentes alternativas disponíveis entre os sistemas folha de pagamento mais usados, veja quais asseguram a realização de cálculos automáticos referentes a valores e prazos.
Com esse recurso, você diminui a chance de erros, evita atrasos e acompanha quando o colaborador precisa tirar férias e o tempo de descanso a que ele tem direito. Outros benefícios válidos são:
- distribuição de holerites;
- geração de relatórios e dados;
- controle de horas extras;
- armazenamento e organização dos arquivos em nuvem;
- automação de admissão e desligamento de colaboradores;
- gestão de benefícios.
No caso do software de Departamento Pessoal da Convenia, você tem não apenas o controle desses fatores, como acompanha toda a jornada de pagamento de cada funcionário.
Esse recurso permite que você identifique pontos que geram gargalos internos, além de possibilitar a resolução de problemas com mais agilidade. Portanto, se o seu objetivo é ter uma gestão de tempo no DP mais eficiente, não pode abrir mão de funcionalidades como esta.
3. Atendimento
Ter um atendimento personalizado já deixou de ser um fator de competitividade e se tornou obrigatório. Com a concorrência do mercado, é preciso ser ágil e atender às demandas sempre que necessário.
Para isso, vale a pena contar com a terceirização da folha de pagamento. Os profissionais especializados em consultoria trabalhista e previdenciária direcionarão e executarão as atividades da melhor forma possível para garantir o cumprimento das operações, conforme as diretrizes legais.
Esse é o caso da Convenia, que possui uma equipe de especialistas em seu time de suporte. Além disso, os profissionais são específicos para cada conta, fazendo com que a resolução dos problemas seja mais assertiva e aja direto nas dores da sua empresa.
Sem dúvida, esse é o melhor caminho para ter um atendimento de excelência.
4. Automação das rotinas de DP
O grande objetivo de definir qual é o sistema de folha de pagamento mais usado é selecionar aquele capaz de automatizar o máximo de rotinas empresariais. Aqui, há várias possibilidades. Conheça as principais:
- admissão de pessoal: permite o cadastro de dados e a entrega de documentos obrigatórios digitalizados, de acordo com o modelo de admissão definido;
- gestão de férias: controla as férias da equipe, seu histórico e registros para evitar a aplicação de multas devido ao não cumprimento da legislação;
- gestão de benefícios: aumenta a transparência das atividades e gera economia;
- distribuição de holerites: geração sem erros e online, acesso com mais eficiência e economia de papel;
- mural de comunicação: emite avisos sobre políticas, aniversariantes do mês e mudanças nas regras trabalhistas;
- geração de dados e relatórios: fornece informações atualizadas para acompanhar indicadores e identificar possibilidades de melhoria;
- desligamento de colaborador: automatiza o processo com o envio das informações necessárias e a realização do checklist para conferir as etapas.
5. Consultoria e pós-venda
Ainda que o sistema seja instalado na sua empresa, é normal surgirem dúvidas, especialmente no começo. Com o trabalho de consultoria e pós-vendas, você resolve os problemas e corrige possíveis falhas. Assim, você aproveita ao máximo as potencialidades.
Veja, ainda, se existe a consultoria de benefícios. Ela é especializada e ajuda no processo de contratação daqueles mais interessantes para os colaboradores. Por exemplo: plano de saúde e odontológico, seguro de vida e vale-alimentação, refeição e transporte.
A consultoria também ajuda nas questões trabalhistas e previdenciárias, inclusive na adequação ao eSocial. Sua empresa utiliza melhor o programa e ainda apresenta os documentos necessários de forma transparente.
6. Interface intuitiva
O ideal é que o sistema de folha de pagamento seja fácil de manusear. Caso contrário, haverá dificuldades para simplificar as operações. Por isso, confira as possibilidades e converse com um consultor para sanar todas as dúvidas.
Tenha em mente que o propósito é democratizar o acesso à informação. Por isso, a automação é indispensável. A ideia é que, com alguns cliques, você faça o upload da documentação no sistema e tenha todos os trâmites solucionados nos processos de admissão e desligamento.
A mesma ideia é seguida com o controle de férias e outras atividades. Nesse caso, as solicitações, aprovações e acompanhamentos são realizados pelo sistema. O RH ainda visualiza a escala dos profissionais e toma decisões estratégicas, por exemplo, a antecipação de uma reunião.
7. Integração contábil
As rotinas de Departamento Pessoal são aliadas às práticas contábeis. Ao unir o sistema ao do contador ou ao software de gestão empresarial, você gera arquivos personalizados, que reduzem o tempo de trabalho e a necessidade de intervenção humana.
A integração ainda facilita a visualização dos dados por meio de uma plataforma. Com poucos cliques, você verifica o histórico do colaborador e usa os dados de maneira estratégica.
Um sistema de folha de pagamento ainda torna os processos mais eficientes e práticos devido à possibilidade de acessar os dados sempre que precisar. O resultado é um gerenciamento mais preciso, com cumprimento das regras trabalhistas e previdenciárias.
Assim, fica claro que o sistema de folha de pagamento deve agregar diferentes funcionalidades para oferecer uma abordagem completa à empresa. Desse modo, você deixa de cuidar das operações de forma manual e torna as rotinas automatizadas e estratégicas.
Quais os benefícios de se usar um sistema de folha de pagamento?
Você está aqui porque perde muito tempo fazendo a folha de pagamento dos colaboradores e quer escolher um sistema que automatize isso. A economia de tempo é, sem dúvida, um dos principais benefícios de utilizar um software ao invés de planilhas de pagamento.
Mas, há outras vantagens promovidas pelo uso de uma plataforma especializada. Veja abaixo quais são:
Redução de custos do RH e DP
Por ter processos automatizados, o sistema de folha de pagamento reduz custos de contratações de profissionais, assim como a compra de diversos serviços.
Quando a empresa opta por terceirizar a folha de pagamento, esse gasto é reduzido ainda mais, uma vez que o único investimento será na contratação da empresa especializada.
Agilidade em transferências e pagamentos
Pagar o salário dos funcionários um por um? Nunca mais! Com um sistema eficiente, a transferência é feita automaticamente, evitando atrasos. É possível ainda fazer o agendamento prévio, para que todos os colaboradores recebam em um período ideal.
Os descontos da folha de pagamento também já são aplicados, proporcionando mais tranquilidade para o DP.
Maior precisão nos cálculos de folha de pagamento
Os cálculos de folha de pagamento são importantíssimos para o DP, pois caso algo seja calculado errado pode resultar em diversos problemas financeiros e trabalhistas.
Contar com um sistema especializado permite que todos os componentes da folha de pagamento sejam integrados, para ter resultados mais precisos. Para o profissional de Departamento Pessoal e Recursos Humanos, isso é uma garantia de segurança e cumprimento das obrigações.
Confecção de relatórios detalhados
Um software não oferece apenas um modelo de folha de pagamento, mas também proporciona a geração de relatórios detalhados.
Com a análise do controle de ponto, horas extras, impostos, bonificações, etc, o Departamento Pessoal consegue facilitar a tomada de decisões de gestores, mostrando quais pontos estão custando acima do esperado, por exemplo.
Atuação dentro da lei
Trabalhar em conformidade com a lei é imprescindível para o DP. Contar com uma plataforma que atua integrada com a legislação trabalhista permite que haja:
- Controle dos tributos;
- Pagamento de serviços públicos (como o INSS e FGTS);
- Atualização de leis automáticas as operações internas;
- entre outros.
O recurso permite que problemas judiciais sejam evitados e que os profissionais do Departamento Pessoal trabalhem com responsabilidade.
Histórico e organização individual
Não é apenas de holerites que o controle de pagamento de funcionários é composto. Há necessidade de se ter um histórico e organização individual da gestão de documentos para que as demandas sejam bem pautadas e otimizadas.
Além disso, é uma garantia que a empresa deve ter para casos de processos trabalhistas, visando utilizar o histórico como um comprovante de pagamento e geração de provas de legalidade.
Qual o melhor sistema de folha de pagamento: veja como a Convenia pode te ajudar!
Depois de entender como escolher um sistema de folha de pagamento, lhe mostraremos o porque a Convenia é a melhor opção para sua empresa!
Primeiramente, nosso software de DP e RH é voltado inteiramente para os setores, com funcionalidades que solucionam problemas específicos das áreas.
Isso é diferente de ter um sistema contábil para gerir a folha de pagamento online, que identifica falhas como erros de cálculos, e não como processos contratuais e trabalhistas.
Outro ponto é o fato da nossa equipe ser 100% especializada, promovendo, assim, um suporte específico e de qualidade.
Você não terá dor de cabeça para compreender o passo a passo de como calcular o IRRF na folha de pagamento, por exemplo. Os atendentes conseguem tirar todas as dúvidas que envolvem nossa plataforma com agilidade e assertividade.
Além disso, as ferramentas proporcionam a automação de processos de RH, fazendo com que suas demandas fiquem otimizadas e padronizadas. Essa é a melhor forma de economizar tempo e ter mais energia para gerenciar outras tarefas mais complexas, como a desoneração da folha de pagamento.
O melhor disso tudo é que o software da Convenia garante segurança contra falhas operacionais em seu contrato. Você não corre nenhum risco e pode usufruir apenas de benefícios, que são:
- Time especialista e sênior, com domínio da legislação trabalhista;
- Suporte consultivo e especialista em DP;
- Atendimento individualizado e com histórico;
- Proteção contra falhas operacionais e segurança de dados em nuvem.
Ou seja, você recebe muito além do que uma folha de pagamento de funcionários. Com a plataforma, as dores burocráticas do DP são sanadas, e uma estratégia é implementada nas rotinas.
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