Com a globalização, a modernização de alguns setores se tornou necessária. Trabalhos antes executados manualmente passaram a ser transpassados digitalmente. Nas empresas, o setor de Recursos Humanos foi equipado com o Software de RH, solução eficaz que facilita a jornada de trabalho.
A inovação aos poucos foi alterando a forma como a gestão das empresas é feita. Sistemas de controle financeiro, logística, vendas, entre outros, revolucionaram a administração empresarial e tornaram cada um desses processos mais eficiente e menos “manual”.
A área de recursos humanos deveria ter sido uma das primeiras a receber tais inovações, já que o custo com os funcionários representa na maioria das vezes um dos 3 maiores custos de toda a organização. Neste artigo vamos apresentar alguns motivos para você considerar uma ferramenta de gestão de RH na nuvem para a sua empresa, independente do número de funcionários que você gerencia. Acompanhe!
Como o Software de RH pode facilitar as rotinas do setor?
O software de RH é um mecanismo que foi desenvolvido para automatizar todas as tarefas burocráticas do departamento pessoal. A ferramenta visa evitar erros que podem causar passivos trabalhistas.
Com a implementação do Software de RH, além de otimizar recursos, a empresa passa a ter uma maior segurança de dados e mais tempo para desenvolver estratégias na gestão dos colaboradores.
Quais são as vantagens do Software de RH para a empresa?
Para que você possa entender melhor as facilidades que a implementação do software de RH pode proporcionar para a sua empresa. Separamos aqui algumas das principais vantagens de sua implementação.
1. Segurança da informação
Contratar um sistema confiável com tecnologia de armazenamento em nuvem, significa também ter os níveis mais altos de segurança da informação. Como os dados dos seus funcionários são altamente sigilosos (dados cadastrais, bancários, dependentes, entre outros), é imprescindível que você pense em uma estrutura que ofereça esta segurança.
Registros de funcionários em arquivos, texto ou planilhas podem lhe garantir uma bela dor de cabeça caso os dados sejam roubados.
2. Acesso às informações
Hoje em dia você não faz a gestão da sua empresa apenas no escritório. Estar na nuvem significa ter acesso às informações do seu RH onde quer que você esteja. Isso pode aumentar a eficiência da sua gestão de RH e, se a ferramenta oferecer acesso ao funcionário, a comunicação entre empresa-colaborador pode ser revolucionada.
3. Baixo custo
Ferramentas na nuvem, normalmente, seguem um modelo de cobrança SaaS (Software as a Service). Isso significa que ao invés de pagar um custo de implantação altíssimo e depois uma taxa de manutenção, os SaaS cobram apenas uma mensalidade e, normalmente, você cancela quando quiser.
4. Sem necessidade de infraestrutura poderosa
Se você contrata um software que é instalado nas máquinas da sua empresa, fatalmente, você precisará investir em infraestrutura (computadores, servidores, etc). Mais do que isso precisará garantir que haja um SLA (Nível de Entrega de Serviço) mínimo.
Caso não tenha, é grande o risco de sua empresa parar porque alguma máquina não conseguiu processar a folha de pagamento, por exemplo. Contratar software na nuvem é ter tudo isso feito por quem entende de tecnologia.
5. Atualização constante
Softwares na nuvem utilizam os feedbacks e dados de todos os usuários para agruparem as necessidades que são mais importantes para seus clientes. Com isso, mesmo que você nunca solicite nada, você terá atualizações constantes de produto.
6 motivos para você usar um software de recursos humanos
Não, as planilhas não são inimigas do RH. Elas são um recurso que as organizações — principalmente as pequenas e médias — encontram para gerenciar alguns de seus processos. Quando o volume de informações é pequeno, uma planilha de Excel resolve. Mas quando esse volume começa a aumentar… a situação pode se tornar insustentável.
O RH é um departamento que sofre com isso. Desde a gestão de benefícios corporativos até a gestão do relógio de ponto, são vários os controles que acabam sendo executados por meio das boas e velhas planilhas. Isso sem mencionar o controle de férias, um dos mais arriscados.
A seguir, elencamos 6 principais motivos pelos quais você deve usar um software de gestão de RH e aposentar as planilhas:
1. O software de gestão de RH evita erros de cálculo
As planilhas não são à prova de erro. Se o usuário se equivocar no momento de montar alguma fórmula, conta ou célula, o resultado de seus cálculos sairá errado. De acordo com a EuSpRIG, uma associação europeia dedicada aos riscos de gerir processos por meio de planilhas, 90% das planilhas contém graves erros de cálculo.
Com um software de gestão de RH, você elimina as chances de erro. Todas as fórmulas já estão montadas na ferramenta, de modo que o usuário só precise fazer o input de alguns dados — o resto é por conta do software.
Além dessa vantagem óbvia, o “trabalho braçal” do analista de RH ou de Departamento Pessoal diminui consideravelmente, já que não será necessário cruzar informações compiladas em planilhas diferentes.
2. Recursos customizados
Planilhas são personalizáveis, mas não personalizadas. Isso significa que elas não apresentam recursos customizados e eficientes para as atividades típicas de um departamento — de modo que qualquer função precise ser adaptada.
No caso do Departamento Pessoal, as planilhas não conseguem, por exemplo, gerar alertas de férias a vencer ou separar automaticamente os funcionários que estão dentro do período aquisitivo de férias daqueles que estão no período concessivo.
Softwares de gestão de RH, por outro lado, já chegam customizados “direto da fábrica”. Eles possuem módulos específicos para que o usuário cuide de controle de férias, folha de pagamento, benefícios corporativos, relógio de ponto, e assim por diante. Como todos os módulos ficam em uma plataforma só, é fácil cruzar as informações e manter um histórico inteligente de dados.
3. Segurança de dados
Planilhas ficam guardadas no computador de um ou mais funcionários que as manuseiam no diaadia. Sabe o que isso significa? Significa que problemas técnicos em suas máquinas ou erros no momento de salvar os arquivos são o suficiente para que os arquivos sumam do computador.
Ademais, é possível que haja erros no momento de enviar as planilhas para outras pessoas, ou que ocorra um vazamento de informações sigilosas (caso de muitas informações pertinentes do RH).
Com um software, esse tipo de risco some. Principalmente se for um software na nuvem — aqueles que você acessa a qualquer hora e de qualquer dispositivo fazendo login em um site, de modo que você não precise instalar programa algum no seu computador.
4. Relatórios em tempo real
O mais importante das planilhas não são os dados computados, mas a informação gerencial a ser extraída desses dados. O grande problema é que gerar relatórios a partir de planilhas é uma atividade demorada, impossível de ser realizada em tempo real. Só que os gestores, na maioria dos casos, necessitam de informação em tempo real.
Softwares de gestão de RH costumam ter uma funcionalidade que permite gerar relatórios sempre atualizados, ainda mais considerando que todas as informações sobre os colaboradores ficam catalogadas em uma só plataforma inteligente.
5. Capacidade de escalar o processo
Pense o que pode ocorrer se o número de admissões ou desligamentos for o dobro do que é hoje em sua empresa. Ou então se o número de colaboradores no fechamento de folha triplicar em 6 meses. O que acontece com a sua planilha? Ela mantém a mesma precisão? Mantém a mesma velocidade de processamento?
Imagine, ainda, se você quiser montar um departamento de RH. Sua planilha conseguirá gerenciar múltiplos gestores com diferentes níveis de permissão? Pois esse é um dos melhores motivos para substituir suas planilhas por um software de gestão de RH.
Assim você garante que o processo seja escalável: qualquer que seja o nível de crescimento da sua empresa, o Departamento Pessoal nunca será (e nem pode ser) o gargalo dessa expansão.
6. Mais tempo para ter um RH estratégico (bônus)
Uma das consequências mais positivas que um software de gestão de RH pode trazer ao departamento é o alívio na rotina, que normalmente é abarrotada de tarefas burocráticas do Departamento Pessoal. Com uma agenda atribulada, fica difícil se dedicar a tarefas estratégicas.
Se você automatizar os processos burocráticos em um software, terá mais condições de conduzir atividades relativas a recrutamento e seleção, pesquisa de clima, treinamento de colaboradores, plano de carreira, etc. Esse tipo de postura estratégica por parte do RH é fundamental para os resultados financeiros da empresa.
Quais são os tipos de software para RH disponíveis no mercado?
Veja abaixo quais são os tipos de software de RH que podem facilitar as tarefas do setor:
1. Cálculo de folha de pagamento
O software de cálculo de folha de pagamento é fundamental para as rotinas do RH. A tecnologia permite que os lançamentos e cálculos sejam feitos de forma automatizada e com agilidade, diferente do processo manual que demanda bastante tempo. Assim, os profissionais do setor precisam apenas focar em conferir os dados para liberar o pagamento.
A automatização desses processos diminui a taxa de erro, tornando-a praticamente zero. Dessa forma, o tempo é otimizado, evitando os atrasos nos depósitos e transferências bancárias para os colaboradores.
Além disso, existe a possibilidade de centralizar todos os documentos e dados. Isso evita que eles sejam perdidos e possam ser acessados com facilidade, com apenas alguns cliques.
2. Geração e distribuição de holerites
Apesar de algumas empresas já realizarem a entrega dos holerites de forma online por meio do envio de e-mails, é possível utilizar um software que além da distribuição, também possibilita o acesso do colaborador a qualquer momento por meio de uma plataforma online.
Dessa forma, ele pode realizar consultas sempre que precisar e em poucos segundos. É uma alternativa segura, que auxilia na geração de relatórios e contribui para a redução de uso do papel, garantindo uma prática sustentável e segura que está de acordo com a LGPD
3. Admissão e demissão digital
Atualmente, utilizar um software de admissão e desligamento é fundamental nas empresas. Na admissão, é possível oferecer uma experiência positiva ao colaborador nas suas primeiras impressões, antes mesmo dele iniciar suas atividades.
Isso porque ele pode enviar documentos, preencher formulários e até mesmo assinar contratos de forma 100% online. Da mesma forma ocorre no desligamento, evitando o deslocamento do profissional até a empresa por diversas vezes.
Além disso, o software facilita a entrega de documentos quando há erro em algum ponto. Basta fazer um novo upload, evitando o retorno à empresa presencialmente. Lembre-se também que os arquivos ficam armazenados na nuvem, diminuindo a papelada no escritório e auxiliando o setor a encontrar documentos com agilidade.
4. Controle de férias
O controle de férias é uma tarefa que gera um grande trabalho e demanda muita atenção do RH, independentemente do tamanho da empresa . Por isso, um software de gestão é essencial para não cometer falhas. Afinal, erros nesse processo podem gerar multas e até ações trabalhistas. Com o software, é possível controlar os períodos e prazos obrigatórios para a concessão de férias e datas de pagamentos.
5. Automatização de benefícios
A automatização da gestão de benefícios corporativos auxilia o RH a se organizar melhor e a cumprir todas as vantagens que foram estabelecidas no contrato com os colaboradores. Além disso, o software pode auxiliar na integração com as principais operadoras e seguradoras do mercado.
6. Registro e controle de ponto
Automatizar o registro e controle de ponto também é fundamental, pois auxilia tanto o RH quanto o colaborador. Os sistemas são modernos e práticos, que deixam a tarefa diária mais simples e ágil. Os dados são integrados, gerando informações importantes em poucos minutos, como o controle do banco de horas.
7. Recrutamento e Seleção
Os softwares de recrutamento e seleção permitem que o RH encontre os candidatos ideais para a vaga em aberto. Isso porque ele utiliza a inteligência artificial para reduzir os erros e encontrar profissionais com perfil mais adequado para a cultura da empresa.
Eles também facilitam a aplicação de testes (como o Fit Cultural) e realizam a divulgação de vagas em diversos canais de forma simultânea, otimizando todo o processo.
Conheça o software de RH Convenia
Em meio a grande variedade de softwares de RH disponíveis no mercado, apresentamos as funcionalidades exclusivas da Convenia, que oferece soluções para atender especificamente pequenas e médias empresas, com um custo benefício viável.
Admissão
Tenha um processo de admissão automatizado e ágil. Com o software de RH Convenia, o colaborador faz o cadastro dos seus dados e entrega os documentos digitalizados.
Holerites
Pare de imprimir holerites. Com o software de RH Convenia você faz a distribuição dos holerites em segundos, sem erros e com garantia de muita eficiência.
Gestão de férias
O sistema permite a realização de solicitações, controle de férias da equipe, histórico e notificações em um painel único. Além disso, a plataforma controla os registros de férias a partir da data de admissão.
Gestão de benefícios
Com o software de RH Convenia, a gestão e contratação de benefícios é simplificada. Além disso, a plataforma oferece total transparência para o colaborador, que tem acesso a todos os dados do benefício direto no software.
Mural de comunicação
A plataforma facilita a comunicação, com ela você pode desenvolver lembretes, avisos, aniversariantes do mês, políticas e novas normas trabalhistas. Ou seja, o que você precisar comunicar para todos os colaboradores, pode ser feito diretamente pelo sistema.
Dados e relatórios
No software de RH, você tem acesso a relatórios padronizados, como custo de funcionário e turnover, ou personalizados. Assim, você combina dados e tem informações estratégicas na palma da mão.
Diretório
Com o software, você organiza todas as informações cadastrais dos colaboradores e arquiva todos os seus documentos em nuvem.
Fale com o RH
Com a plataforma Convenia, colaboradores e gestores de RH têm um chat exclusivo. Assim, você evita a perda de solicitações feitas por e-mail.
Desligamento
Solicite o desligamento, envie automaticamente as informações para o contador cadastrado e faça o checklist da rescisão, tudo isso, diretamente no software.
Está pronto para investir em um software de RH completo? Com a Convenia, você terá uma série de funcionalidades, todas integradas, auxiliando no desenvolvimento da sua empresa e da sua equipe!
Ficou interessado? Então, faça um teste gratuito e confira todos os benefícios na prática!
