A área de Recursos Humanos de uma empresa tem a grande responsabilidade de administrar o que há de mais valioso: as pessoas que fazem a máquina corporativa funcionar. No entanto, nem sempre os processos de RH são bem conduzidos, o que pode ser problemático.
Por isso, neste texto, vamos mostrar a importância de fazer um diagnóstico do RH, para identificar as dificuldades nas atividades rotineiras do setor e de que forma a tecnologia ajudará no seu dia a dia. Você vai ver como é possível usar uma gestão estratégica para otimizar esse trabalho e quais são suas vantagens.
Continue a leitura e veja como ter mais eficiência na gestão de pessoas da sua organização.
O que são processos de RH?
Os processos de RH são o que estrutura esse setor da empresa, definindo cada responsabilidade e função que o profissional deverá desenvolver. Segundo o teórico Chiavenato, é possível identificar seis processos que compõem a estrutura de Recursos Humanos. São eles:
- Agregar: direcionado ao recrutamento e seleção, seja de modo interno ou externo;
- Aplicar: resume-se a integração de pessoas, equipes e setores, visando o bem-estar de todos e equilíbrio do ambiente de trabalho;
- Recompensar: aplica-se a promoção de benefícios da empresa, além das ações internas para gerar valorização e reconhecimento ao profissional;
- Desenvolver: todas as estratégias que visam o desenvolvimento e capacitação dos profissionais, como treinamentos, PDIs, cultura de feedbacks, etc;
- Manter: miscelânea de ações que buscam o pertencimento e satisfação do colaborador, indo desde eventos de confraternização até a logística financeira dos custos de cada colaborador;
- Monitorar: consiste em aplicar indicadores de RH, como os KPIs de gestão de pessoas e outras formas de mensuração de resultados.
Normalmente, se utiliza um fluxograma de processos de RH para visualizar todas essas demandas. Ele serve como um mapa, onde todo o setor terá conhecimento sobre cada tarefa advinda de determinada função.
É possível, inclusive, utilizar a tecnologia para criar e modificar esse mapeamento, para que assim qualquer mudança nos processos de Recursos Humanos seja feita com agilidade e assertividade.
Processos de RH em uma empresa: quais são os principais?
Para saber como otimizar os processos de Recursos Humanos, antes é necessário compreender quais são eles. Anteriormente listamos alguns, mostrando que eles vão desde tarefas burocráticas até promoção de eventos internos.
Abaixo, falaremos com mais detalhes sobre cada um, mostrando os principais processos de RH e como eles se interligam. Mas antes, achamos importante que o profissional de RH olhe para os processos rotineiros como necessários, no entanto, fáceis de executar, sem dor de cabeça com retrabalho.
Por isso que a automatização das tarefas auxilia na execução de processos manuais, dando espaço e tempo para um olhar estratégico e de gestão. Caso queira entender mais como criar relatórios a partir da automatização, basta acessar o banner abaixo!
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Recrutamento e seleção
O R&S é uma área de grande importância para o Recursos Humanos, uma vez que ela é imprescindível para todas as empresas. Entende-se que esta etapa possui o objetivo de atrair e escolher o profissional ideal para ocupar vagas abertas, seja ele de fora ou dentro da instituição.
O fluxograma de um processo de recrutamento e seleção de RH normalmente se resume à:
- Divulgação;
- Triagem de currículos;
- Entrevistas;
- Avaliação técnica;
- Proposta e contratação.
Outras ações também podem ser desempenhadas nesta etapa, como, por exemplo, a aplicação de teste comportamental. Todavia, é válido ressaltar que um recrutamento longo e cheio de processos diminuem as chances de sucesso.
Segundo pesquisa da Zety, o R&S de uma empresa demora em média 38 dias para ser finalizado. Porém, é provável que 60% dos candidatos abandonem o processo seletivo caso ele seja muito longo ou complexo.
O ideal para conseguir otimizar a duração, centralizar as informações e currículos, agendar e remarcar entrevistas, e enviar devolutivas aos candidatos é utilizar a tecnologia. Existem diversos softwares de RH que permitem integrar todo o processo de gestão de recursos humanos e facilitam a vida do profissional do setor.
Onboarding
Visto de uma forma linear, o onboarding é a segunda etapa dos principais processos de RH. Seu intuito é integrar o novo contratado à cultura da empresa, assim como às funções do cargo, colegas e equipe.
Há quem pense que o onboarding se resume apenas ao primeiro dia ou semana de trabalho. Mas saiba que o tempo ideal da integração de funcionários é de três meses. Segundo a Oracle, a rotatividade das empresas que mantêm esse período de adaptação é menor que 9%.
As ações que devem ser executadas em geral, são:
- Explicar os benefícios, funções, salário, entre outros;
- Mostrar a estrutura e hierarquia da empresa;
- Apresentar o novo colaborador para os demais funcionários e lideranças;
- Demonstrar as ferramentas utilizadas para a função;
- Ensinar o produto/serviço oferecido em profundidade;
- Aplicar uma meta inicial, treinamento ou PDI;
- Acompanhar o desenvolvimento e desempenho do recém-contratado.
Ao implementar essas e outras ações de onboarding, o RH auxilia no alinhamento do profissional com a instituição, fazendo com que ele se sinta mais satisfeito. Por consequência, a empresa terá uma produtividade mais elevada, já que profissionais felizes produzem 31% mais.
Mas, como há diversos processos, é importante que o Recursos Humanos utilize a tecnologia para ter uma gestão estratégica integrada. Isso facilitará o controle e acompanhamento do novo talento, além de organizar internamente o setor.
Endomarketing
O endomarketing é a gestão de marketing e comunicação interna que auxilia no processo de manter os colaboradores engajados, capacitados, motivados e satisfeitos. Por isso, essa etapa está muito presente em diversos outros processos de RH.
Algumas das ações recorrentes presentes no endomarketing, são:
- Palestras informacionais e educacionais;
- Cursos, workshops e treinamentos;
- Reuniões para demonstração de resultados;
- Confraternizações;
- Ações de reconhecimento.
A tecnologia neste caso vem para desenvolver o conjunto de iniciativas de forma organizada e estruturada. Além disso, ela facilita a integração das outras etapas, para que assim haja uma unidade na comunicação.
Por exemplo, no onboarding, o endomarketing servirá para saber de que forma desenvolver o novo talento de acordo com seu grau de desempenho. Deve-se ter esse controle muito bem alinhado para que a interligação dos processos internos seja bem sucedida.
Remuneração e benefícios
A remuneração e benefícios corporativos são todas as vantagens e pagamentos que a empresa concede ao colaborador. Ele atua em conjunto com a elaboração do plano de cargos e salários, e deve ser valorizado pelo RH cada vez mais.
Isso porque, segundo a pesquisa do Globo, a nova geração atribui a remuneração como a segunda maior motivação para escolher um trabalho. Ela está empatada com o propósito que a empresa possui, e perde apenas para a oportunidade de crescimento na instituição.
Ou seja, para manter um bom nível de satisfação dos funcionários, é importante que se ofereça benefícios e remunerações condizentes com o mercado. Alguns exemplos comuns, são:
- Convênios médicos e odontológicos;
- Vale-alimentação ou refeição;
- Auxílio-creche, gasolina ou internet;
- Descontos em academias, livrarias, mercados, farmácias;
- entre outros.
Se você deseja saber mais desse assunto e quer saber como implementar essa ação, baixe nosso material sobre Plano de Cargos e Salários em Startups Brasileiras para entender como anda a realidade do mercado nacional.
Com ele, você conseguirá aplicar uma estratégia que aumentará o engajamento e felicidade dos colaboradores, além de padronizar a jornada de crescimento corporativo. Baixe gratuitamente e confira!
Clima organizacional
O clima organizacional é o termômetro que medirá o nível de satisfação dos seus colaboradores. É por meio de pesquisas que o Recursos Humanos consegue mensurar como está a relação do funcionário com a liderança, o relacionamento de colegas e clientes, aplicação do plano de carreira, entre outros.
Quando os outros processos de RH não vão bem, normalmente o clima organizacional é afetado. Portanto, deve existir alinhamento e integração da gestão de pessoas, para que a empresa em geral se mantenha contente e produtiva.
Para isso, é importante avaliar essa etapa periodicamente, para que as impressões dos colaboradores estejam sempre atualizadas e condizentes com a realidade. A tecnologia auxilia muito nesse processo, já que ela pode automatizar essas pesquisas, e assim ter uma estratégia bem sucedida.
RH orientado a dados
Como foi visto até aqui, há muitas informações que o Recursos Humanos precisa reter para realizar a gestão de pessoas com qualidade e assertividade.
Tudo isso resulta em uma enorme quantidade de dados que devem ser separados, organizados e armazenados em uma plataforma segura.
É com eles que o RH consegue ter indicadores, metas e KPIs, para assim descobrir o que precisa ser melhorado na instituição. O People Analytics é uma das ferramentas utilizadas para essa gestão de pessoas ligada ao gerenciamento de dados.
Por exemplo, quando se faz uma pesquisa do clima organizacional, é possível saber se determinadas ações da empresa estão influenciando ou não no bem-estar e satisfação dos colaboradores. Tendo essa resposta, o gerente de RH poderá fazer a manutenção da ação ou traçar uma nova estratégia.
Ou seja, o gerenciamento de dados deve ser preciso e seguro, para assim auxiliar na tomada de decisões do setor.
Contar com uma plataforma de RH nesta situação é imprescindível, uma vez que ela é desenvolvida para realizar o melhor controle das informações, assim como a geração de relatórios essenciais para seu dia a dia.
Qual é a importância dos processos de RH para a empresa?
O RH sempre foi visto como uma área muito burocrática, responsável pela papelada relacionada aos colaboradores da empresa. Mas, como foi visto anteriormente, são diversos os processos que passam pelo setor de Recursos Humanos. É possível identificar algumas responsabilidades, sendo elas:
- recrutamento e seleção;
- remuneração;
- benefícios;
- relações trabalhistas;
- banco de dados;
- avaliações de desempenho;
- desenvolvimento de pessoas;
- qualidade de vida no trabalho;
- desligamento de funcionários.
O que aconteceu durante muito tempo foi que o excesso da parte burocrática minava a rotina da equipe.
Os processos de RH mais tradicionais, como folha de ponto, pagamentos e benefícios, ocupavam muito tempo e impediam a atenção às áreas mais estratégicas, como o desenvolvimento e a manutenção do clima organizacional.
Nos dias atuais questões burocráticas ainda tomam boa parte do tempo do setor, apesar dos esforços dos últimos anos, inclusive por parte dos órgãos públicos, de digitalizar alguns documentos e processos, com ações como eSocial, Carteira de Trabalho Digital, entre outras.
Por isso, percebeu-se a necessidade de criar ações de otimização, fazendo com que o trabalho nas diversas frentes fosse melhor administrado e rendesse melhores resultados.
A otimização faz parte do chamado RH 4.0, que é mais estratégico e usa a tecnologia para automatizar processos e ajudar em uma tomada de decisões mais rápidas e com mais eficiência.
Para além da implementação: a necessidade ário fazer uma boa gestão de processos
Entender os fundamentos e processos de gestão de RH é essencial, mas deve-se aprender também a cuidar de tudo isso na prática, para evitar gargalos e erros.
Como você bem sabe, são inúmeras tarefas que o setor precisa lidar diariamente. Com tantos processos de RH em uma empresa, apenas uma boa gestão dará conta de organizar tudo.
É válido lembrar que muitas dessas demandas são correlacionadas, o que deixa a estrutura do Recursos Humanos ainda mais complexa. Por exemplo, para que um novo colaborador se sinta engajado com a cultura organizacional, é importante que o onboarding tenha sido executado de modo eficiente.
Para isso acontecer, todos os processos precisam ser bem gerenciados, visando a organização e qualidade das tarefas. Automatizar esse processo por meio de softwares de RH, fará com que o monitoramento seja mais assertivo, ágil e integrado.
Quais são as principais estratégias de otimização para os processos de RH?
Além do uso da tecnologia, existem algumas ações que permitem a otimização dos processos de RH. Separamos abaixo 6 dessas estratégias que você pode adotar em sua organização. Veja!
1. Conhecer as metas e objetivos da empresa
Entender onde a empresa precisa chegar é fundamental para criar um planejamento sólido para o setor de recursos humanos. Isso porque são as diretrizes do negócio que vão embasar as necessidades de produção.
Além disso, as metas, a visão e os valores da corporação integram a cultura, que serve de guia das relações internas entre colaboradores e entre eles e a gestão.
2. Fazer um mapeamento dos processos
Os processos de RH, muitas vezes, vão sendo executados de forma reacional, reagindo às necessidades conforme elas vão aparecendo. Por vezes, o gestor nem mesmo tem entendimento completo sobre todas as questões que passam pela rotina do setor.
O mapeamento de processos dá conta de observar e registrar cada tarefa desde sua solicitação até a execução. Essa metodologia é extremamente estratégica, pois dá uma visão ampla à gestão.
Com o mapeamento, é possível entender quanto tempo está sendo gasto em cada atividade, se existem falhas e lacunas produtivas. A partir disso, o gestor pode estabelecer um modo mais otimizado para que cada tarefa seja feita.
3. Comunicar de forma transparente
O excesso de demandas complexas não pode fazer com que o RH trabalhe de forma isolada do resto da empresa. Estabelecer uma comunicação mais clara permite que o setor ganhe mais confiança e consiga se aproximar dos profissionais e do executivo.
Para alcançar isso, é possível investir em recursos de comunicação que transmitam aos colaboradores as ações do RH e criem canais de diálogo aberto.
Por exemplo, as ferramentas do ConveniaConecta fazem com que essas tarefas diárias sejam facilmente controladas. Além disso, é possível gerenciar as demandas desde o processo de R&S até o endomarketing.
Implementar uma comunicação mais aberta e integrada traz benefícios ao RH, que consegue entender melhor seu público e, assim, pensar soluções mais efetivas e satisfatórias.
4. Digitalizar arquivos
A organização e o manuseio de inúmeros arquivos é um problema que torna o RH mais lento e suscetível a falhas. Lidar com diversas pastas e papéis impressos ocupa cada vez mais espaço, à medida que a empresa amplia e o número de funcionários e burocracias cresce.
Uma solução prática para isso é a digitalização de documentos. Dessa forma, todos os arquivos passam a ser digitais, armazenados de forma prática e organizada em um servidor da empresa.
Além da segurança desse método, que evita perdas e fraudes, ele agiliza o trabalho da equipe de recursos humanos, já que qualquer informação fica acessível a poucos cliques de distância.
5. Ampliar o acesso às informações
Outra estratégia de otimização de processos de RH é a ampliação do acesso a informações por parte dos colaboradores da empresa e dos gestores das outras áreas.
Muito do tempo dos funcionários de recursos humanos pode ser gasto ao precisar repassar informações simples, como a folha de ponto, os contracheques e o banco de horas. Oferecer o acesso direto a esse tipo de documento poupa tempo do RH e dos próprios colaboradores.
Quando todos os arquivos são digitalizados ou estão integrados a um sistema, esse processo é simples e seguro.
6. Usar um software de gestão
O uso de um software de gestão é uma necessidade primária do RH atual. Ele faz com que o setor seja moderno e dinâmico, deixando de lado planilhas de Excel e documentos de papel.
Esse tipo de ferramenta é responsável por aplicar a automação nos processos de RH como folha de pagamento, férias, admissões, entre outros.
Usar um software de gestão diminui o índice de erros nessas tarefas, além de agilizar os processos internos e poupar tempo da equipe. Assim, os profissionais de RH conseguem redirecionar seus esforços para estratégias de recrutamento, retenção de talentos e desenvolvimento de pessoas.
Com a plataforma da Convenia, por exemplo, o profissional de Recursos Humanos terá muitas ferramentas para otimizar o seu dia a dia. Alguns deles, são:
- Admissão de novos colaboradores de forma 100% online;
- Acompanhamento de férias;
- Gestão de benefícios;
- Relatórios e dados em tempo real;
- Holerites prontos na hora;
- Dados de cadastro em um só lugar;
- Chat dentro da plataforma;
- Processo de demissão totalmente online.
Entenda mais sobre as funcionalidades da Convenia e entenda o quanto nossa plataforma facilita a gestão de pessoas.
Vale mesmo a pena automatizar os processos de RH?
Como você pode ver até aqui, muito da otimização de processos de RH está relacionado à tecnologia. Ela atua como uma parceira do setor, permitindo que as informações fiquem organizadas e sejam melhor administradas pela equipe.
Além disso, ela é essencial para o setor se manter estratégico. Por meio de seus recursos, a tecnologia contribui na realização, manutenção e assertividade dos objetivos da empresa, fazendo com que haja uma real integração interna.
Com isso, a automatização dos processos de Recursos Humanos não apenas tornam mais fácil o trabalho do setor, como também proporciona mais tempo para que os profissionais possam cuidar das experiências dos seus colaboradores.
Toda empresa que não foca sua atenção nos funcionários, acaba perdendo talentos. Quando o RH fica preso em procedimentos operacionais não automatizados, ele consequentemente não consegue se dedicar o suficiente à gestão de pessoas.
Para que essa integração interna seja realizada e automatizada, é importante entender mais sobre comunicação integrada no RH.
