O setor de recursos humanos de uma empresa tem a grande responsabilidade de administrar o que há de mais valioso: as pessoas que fazem a máquina corporativa funcionar. No entanto, nem sempre os processos de RH são bem conduzidos, o que pode ser problemático.

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Continue a leitura e veja como ter mais eficiência na gestão de pessoas da sua organização.

Qual é a importância dos processos de RH para a empresa?

O RH sempre foi visto como uma área muito burocrática, responsável pela papelada relacionada aos colaboradores da empresa. São diversos os processos que passam pelo setor de recursos humanos, como:

• recrutamento e seleção;
• remuneração;
• benefícios;
• relações trabalhistas;
• banco de dados;
• avaliações de desempenho;
• desenvolvimento de pessoas;
• qualidade de vida no trabalho;
• desligamento de funcionários.

O que aconteceu durante muito tempo foi que o excesso da parte burocrática acabava minando a rotina da equipe.

Os processos de RH mais tradicionais, como folha de ponto, pagamentos e benefícios, ocupavam muito tempo e impediam a atenção às áreas mais estratégicas, como o desenvolvimento e a manutenção do clima organizacional.

Por isso, percebeu-se a necessidade de criar estratégias de otimização dos processos de RH, fazendo com que o trabalho nas diversas frentes fosse melhor administrado e rendesse melhores resultados.

A otimização faz parte do chamado RH 4.0, que é mais estratégico e usa a tecnologia para automatizar processos e ajudar em uma tomada de decisões mais rápida e com mais eficiência.

Quais são as principais estratégias de otimização para os processos de RH?

Além do uso da tecnologia, existem algumas ações que permitem a otimização dos processos de RH. Separamos abaixo 6 dessas estratégias que você pode adotar em sua organização. Veja!

1. Conhecer as metas e objetivos da empresa

Entender onde a empresa precisa chegar é fundamental para criar um planejamento sólido para o setor de recursos humanos. Isso porque são as diretrizes do negócio que vão embasar as necessidades de produção.

Além disso, as metas, a visão e os valores da corporação integram a cultura, que serve de guia das relações internas entre colaboradores e entre eles e a gestão.

2. Fazer um mapeamento dos processos

Os processos de RH, muitas vezes, vão sendo executados de forma reacional, reagindo às necessidades conforme elas vão aparecendo. Por vezes, o gestor nem mesmo tem entendimento completo sobre todas as questões que passam pela rotina do setor.

O mapeamento de processos dá conta de observar e registrar cada tarefa desde sua solicitação até a execução. Essa metodologia é extremamente estratégica, pois dá uma visão ampla à gestão.

Com o mapeamento, é possível entender quanto tempo está sendo gasto em cada atividade, se existem falhas e lacunas produtivas. A partir disso, o gestor pode estabelecer um modo mais otimizado para que cada tarefa seja feita.

3. Comunicar de forma transparente

O excesso de demandas complexas não pode fazer com que o RH trabalhe de forma isolada do resto da empresa. Estabelecer uma comunicação mais clara permite que o setor ganhe mais confiança e consiga se aproximar dos profissionais e do executivo.

Para alcançar isso, é possível investir em recursos de comunicação que transmitam aos colaboradores as ações do RH e criem canais de diálogo aberto.

Implementar uma comunicação mais aberta e integrada traz benefícios ao RH, que consegue entender melhor seu público e, assim, pensar soluções mais efetivas e satisfatórias.

4. Digitalizar arquivos

A organização e o manuseio de inúmeros arquivos é um problema que torna o RH mais lento e suscetível a falhas. Lidar com diversas pastas e papéis impressos ocupa cada vez mais espaço, à medida que a empresa amplia e o número de funcionários e burocracias cresce.

Uma solução prática para isso é a digitalização de documentos. Dessa forma, todos os arquivos passam a ser digitais, armazenados de forma prática e organizada em um servidor da empresa.

Além da segurança desse método, que evita perdas e fraudes, ele agiliza o trabalho da equipe de recursos humanos, já que qualquer informação fica acessível a poucos cliques de distância.

5. Ampliar o acesso às informações

Outra estratégia de otimização de processos de RH é a ampliação do acesso a informações por parte dos colaboradores da empresa e dos gestores das outras áreas.

Muito do tempo dos funcionários de recursos humanos pode ser gasto ao precisar repassar informações simples, como a folha de ponto, os contracheques e o banco de horas. Oferecer o acesso direto a esse tipo de documento poupa tempo do RH e dos próprios colaboradores.

Quando todos os arquivos são digitalizados ou estão integrados a um sistema, esse processo é simples e seguro.

6. Usar um software de gestão

Como falamos no início do texto, muito da otimização de processos de RH está relacionado à tecnologia. Ela atua como uma parceira do setor, permitindo que as informações fiquem organizadas e sejam melhor administradas pela equipe.

O uso de um software de gestão é uma necessidade primária do RH atual, que quer ser moderno e dinâmico, deixando de lado planilhas de Excel e documentos de papel.

Esse tipo de ferramenta é responsável por dar conta de forma automatizada de diversos processos de RH como folha de pagamento, férias, admissões, entre outros.

Usar um software de gestão diminui o índice de erros nessas tarefas, além de agilizá-las e poupar tempo da equipe. Assim, os profissionais de RH conseguem redirecionar seus esforços para estratégias de recrutamento, retenção de talentos e desenvolvimento de pessoas.

Esperamos que este artigo tenha oferecido uma visão ampla sobre as possibilidades de otimização de tarefas no RH. Adotar essas iniciativas vai tornar a gestão de pessoas em sua empresa mais eficiente e pronta para auxiliar o executivo em decisões que contribuam para o crescimento e sucesso do negócio.

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