Você sabe o que é holerite? Ele consiste em um documento com o resumo mensal dos valores atrelados a cada um dos funcionários. Nessas quantias, incluem-se tanto as informações devidas pelas organizações aos trabalhadores (vencimentos) como as que foram descontadas por elas desses profissionais (impostos e benefícios, por exemplo).
Em pequenas empresas, é comum que não exista um departamento de recursos humanos. Por causa disso, tarefas corriqueiras da área, como a elaboração do holerite, podem trazer muita dor de cabeça para o empregador, não é mesmo?
Ter uma estrutura administrativa funcionando de forma independente é o sonho de muitos empresários. Por isso, elaboramos este post a fim de sanar as suas dúvidas. Acompanhe!
Saiba o que é holerite
Antes de responder o que é holerite, é interessante voltarmos um pouco na história, onde tudo começou.
Com origem no sobrenome do norte-americano Herman Hollerith, o documento é um resumo mensal dos valores atrelados a cada um dos funcionários. Incluem-se tanto as informações devidas aos trabalhadores, como as que foram descontadas pela empresa desses profissionais. Vamos explicar mais sobre todas essas informações.
No século 19, esse norte-americano criou um sistema de registro de dados, que usava cartões perfurados, por meio do qual conseguiu processar um vasto volume de conteúdo de forma rápida. Assim, ao longo do tempo, o uso desta técnica tornou-se corriqueiro, o que contribuiu para a formação do conceito de hoje.
Isso explica o porquê de chamarmos de holerite aquela folhinha impressa, que o trabalhador recebe ao final do mês. Nela, é essencial inserir o CPF, o RG, o nome, o endereço, o cargo, os planos de saúde, a provisão de férias, entre outros itens.
O salário, item que também é obrigatório no contracheque, precisa vir especificado em dois valores: o bruto (total dos proventos) e o líquido (valor restante após os descontos).
O que diz a CLT?
Não há citação direta ao holerite na CLT. No entanto, sua emissão como “recibo de pagamento” é prevista no artigo 464 e é obrigatória. O artigo fala sobre a obrigatoriedade da empresa em conceder o demonstrativo de modo a comprovar pagamentos, tanto de salário como também dos benefícios.
Vamos ver o que fala o artigo 464?
Artigo 464 – O pagamento salarial deve ser feito mediante recibo assinado e entregue pelo empregado. Se ele for analfabeto, a entrega pode ser feita mediante impressão digital.
O artigo comprova que há, então, obrigatoriamente a entrega de comprovante de pagamento pelas diretrizes da lei trabalhista.
O parágrafo único incluído pela lei de número 9.528, de 1997 também orienta:
Haverá força de recibo comprovantes de pagamento em conta bancária aberta com esse fim para o empregado. O estabelecimento de crédito deve ser próximo ao ambiente de trabalho e deve, ainda, haver consentimento por parte do colaborador.
Ao optar por não entregar o documento, a empresa está sujeita a enfrentar processos trabalhistas. Com a comprovação por parte da pessoa colaboradora, penalidades como o pagamento de multas podem ser atribuídas.
E tem mais.
Suponhamos que o colaborador está em negociação para compra de um imóvel e tem o financiamento recusado por não conseguir comprovar sua renda. Neste caso, ele pode entrar com um processo civil por danos morais contra a empresa, alegando constrangimento.
E o holerite online é regulamentado?
A empresa pode migrar para o envio de folha de pagamento online desde que isso seja previamente combinado antes com os colaboradores. Inclusive, com o aceite deles, o empregador não precisa colher a assinatura de todos.
Isso porque de acordo com a CLT não é obrigatório que o empregado assine os seus holerites.
Na prática, se torna apenas obrigatória a entrega do comprovante de depósito em conta, que passa a valer como um recibo de comprovação de pagamento. Em resumo, o comprovante de transferência atesta que o pagamento foi efetuado.
O que deve constar no holerite?
Primeiramente, é importante que no holerite constem informações claras sobre a empresa e o colaborador. Elas geralmente estão dispostas no cabeçalho, sendo as principais:
- Razão social da empresa;
- CNPJ;
- Nome completo do funcionário;
- PIS do colaborador (o mesmo do NIT e NIS);
- Cargo do colaborador (deve ter o mesmo código do registro em carteira).
Ainda que o colaborador tenha um salário fixo, informações sobre o mês de referência também são indispensáveis. Isso porque vários fatores podem influenciar no pagamento de mês a mês, como a própria quantidade de dias, reajustes ou outros.
Após esses dados, também devem constar:
- Carga horária + valor do salário bruto (sem acréscimos ou descontos), conforme descrição no contrato de trabalho;
- Descontos (faltas não justificadas, contribuição sindical, INSS, benefícios, aviso prévio ou adiantamentos);
- Valores adicionais (bônus, adicional noturno ou de periculosidade);
- Bonificações (divisão de lucros, gratificação, comissão, ajuda de custo).
Modelos de holerite
No mercado de trabalho, dois modelos de holerite se destacam como os mais utilizados. São eles o holerite impresso e o holerite versão online.
Antes de conhecer mais sobre eles, é importante ressaltar que ambos possuem validade garantida pela lei e servem como comprovante de pagamento mensal. Agora, já estamos prontos para conferir as diferenças entre eles. Vamos lá?
Holerite impresso
O holerite impresso é o mais comum de todos. Ele é utilizado desde os primórdios da consolidação das leis trabalhistas. Geralmente, é montado em uma planilha de Excel e alterado manualmente para cada funcionário. Em seguida, é impresso e entregue a cada um deles.
O holerite impresso deve ser emitido em duas vias. Uma permanece com a empresa e a outra é entregue ao colaborador.
Holerite online
Nos últimos anos um modelo que se popularizou é o de holerite online.
O contracheque online – como também é conhecido – possui os mesmos dados, informações e, inclusive, peso trabalhista. As empresas que já utilizam essa versão podem fazer o envio do documento de três formas ao colaborador:
- Via e-mail;
- Sistema próprio da empresa;
- Compartilhamento em nuvem.
A seguir, vamos ver como ambos podem ser distribuídos de maneira mais assertiva.
Descubra maneiras mais fáceis de distribuir holerites
A distribuição de holerite pode acontecer de maneira física ou online.
No caso do holerite impresso, é fato que o preenchimento dos dados de cada colaborador precisa ser programado com certa antecedência. Isso porque depois desse passo, a empresa ainda precisa enviá-los para uma gráfica especializada, conferir se ficou tudo certo e só depois entregá-los.
Sendo assim, é um esforço que exige não só mais tempo, como um time mais completo de RH.
Neste contexto, é indiscutível que a distribuição online do holerite pode ser muito mais simples e assertiva tanto para a empresa como para o colaborador.
O primeiro motivo é porque ele é mais econômico para a empresa, que não só deixa de arcar mensalmente com os valores da impressão, mas também se posiciona como amiga do meio ambiente, fazendo a sua parte em prol da preservação.
No departamento de RH, o contracheque online também torna os processos de controle financeiro, assim como a busca e o próprio armazenamento e gestão de documentos mais ágeis.
Um segundo motivo é que o holerite fica de fácil acesso para o colaborador. Ao invés de acumular papéis, ele pode consultar o documento pelo celular, tablet ou notebook. E tudo isso de onde quiser e como preferir, o que também facilita sua rotina quando ele precisa de um comprovante de renda.
Conheça a importância do contracheque para a empresa
A entrega do contracheque é relevante tanto para a empresa como também para o colaborador. Vamos ver a seguir os benefícios observados para cada um desses públicos.
Para a empresa
O holerite traz uma segurança jurídica para os empregadores, pois nele estão contidas informações importantes, como o valor dos vencimentos, o total de deduções e também todos os bônus concedidos aos empregados.
Assim, quando um colaborador pedir demissão, por exemplo, a companhia conseguirá comprovar que cumpriu com todas as exigências legais, tanto as tributárias como as trabalhistas. Dessa forma, ela terá respaldo para contestar um processo judicial.
Nas pequenas empresas, geralmente, o setor de administração acaba absorvendo a função de elaborar esse demonstrativo. Trata-se, no entanto, de uma declaração complexa. Afinal de contas, o volume de dados compulsórios é bastante alto: férias, admissões, dispensas, contribuição de INSS, de vale-refeição, de vale-transporte, dias não trabalhados, horas extras, etc.
Vale lembrar que todos os trabalhadores têm direito a receber o contracheque mensalmente. Por isso, a confecção desse registro é multiplicada pela quantidade de pessoas no quadro de recursos humanos.
Por essa razão, o empresário que não quer ter problemas deve manter, entre seus funcionários, pessoas que entendam, pelo menos superficialmente, das principais rotinas de RH.
Para o colaborador
Para o trabalhador, o holerite resulta na maneira mais prática de conferir percentuais, descontos e compreender a composição de seu salário. Além disso, é uma forma de tirar dúvidas com o DP, apresentando um documento válido.
Também se trata de um comprovante de renda válido e oficial que auxiliará em suas análises de crédito, facilitará financiamentos, empréstimos e assim por diante. Caso o colaborador tenha que entrar com ação trabalhista, os holerites são comprovantes probatórios.
Exatamente por isso que é fundamental guardar esse documento para a posteridade.
Siga o modelo padrão
Na hora de como fazer holerite, abaixo do cabeçalho o recomendado é dividir o comprovante de pagamento em cinco colunas. Para facilitar, preparamos um passo a passo para ajudar você a produzi-lo dentro dos parâmetros. Confira!
1. Códigos
Na primeira coluna, devem ser listados os códigos usados, tanto pela contratante como pela legislação. O número 101, por exemplo, pode representar o salário, já o 973, pode significar as retenções de INSS. O número 987, também numa situação fictícia, pode representar as deduções de imposto de renda e assim por diante.
2. Explicação sobre os códigos
Na segunda coluna, devem ser especificadas as informações sobre as quais a codificação (inserida na primeira coluna) diz respeito.
Por exemplo: se a primeira coluna exibe o código 101, na segunda, é preciso detalhar que essa numeração é referente ao salário. Se a numeração 973 simboliza a contribuição de INSS, na segunda coluna, isso tem de ser esclarecido. Faça o mesmo com as demais informações.
3. Referências
Nessa terceira parte, acrescente as referências, como os dias trabalhados e o percentual de cada um dos valores abatidos, sempre alinhados aos dados da primeira e da segunda colunas.
4. Vencimentos
Coloque, na quarta coluna, o valor total do salário bruto do trabalhador, isto é, o que ele ganha sem aplicar nenhuma dedução.
5. Descontos
Inclua, nesse trecho do recibo, tudo o que foi descontado: INSS, imposto de renda, vale-alimentação, vale-transporte, plano de saúde, etc. Abaixo das duas últimas colunas (Vencimentos e Deduções), deve haver um espaço unindo-as para que seja explicitado o valor do salário líquido (a diferença entre o pagamento total e a quantidade abatida).
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Agora que você já sabe o que é holerite, bem como a legislação atrelada a ele, chegou a hora de colocar esses conhecimentos em prática.
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