A gestão eficiente de recursos humanos é crucial para o sucesso de qualquer organização. Com o avanço da tecnologia, a automação de processos de RH tem se tornado uma estratégia essencial para empresas que buscam otimizar suas operações, reduzir custos e melhorar a experiência dos colaboradores.
Mas como implementar a automação de processos de RH de forma eficaz? Quais são as vantagens concretas que ela pode trazer para a sua empresa? Neste artigo, vamos explorar detalhadamente como você pode automatizar os processos de RH, desde a definição das necessidades até a escolha das ferramentas certas e a implementação prática. Acompanhe! 😉
Qual a importância e os benefícios da automação de processos de RH?
A automação de processos de RH é uma tendência crescente que está revolucionando a maneira como as empresas gerenciam seus recursos humanos. Segundo a Deloitte, 56% dos líderes de RH estão redesenhando seus processos para aproveitar ferramentas digitais. Isso significa deixar o tradicional e apostar no novo.
Implementar a automação em RH não é apenas uma questão de seguir uma tendência tecnológica, é uma estratégia fundamental para aumentar a eficiência, reduzir erros e liberar a equipe de RH para tarefas mais estratégicas e menos operacionais. Veja alguns dos benefícios:
1. Aumento da eficiência e produtividade
Um dos principais benefícios da automação de processos de RH é o aumento significativo na eficiência e produtividade. Processos manuais, como a inserção de dados, processamento de folhas de pagamento, e gerenciamento de benefícios, podem consumir uma quantidade considerável de tempo e são suscetíveis a erros humanos.
Com a automação, essas tarefas repetitivas podem ser realizadas de maneira rápida e precisa, liberando os profissionais de RH para focar em atividades estratégicas que agregam mais valor à organização.
2. Redução de erros e conformidade
Erros em processos de RH, como o cálculo incorreto de salários ou benefícios, podem ter consequências graves, incluindo insatisfação dos funcionários e problemas legais. A automação ajuda a minimizar esses erros ao garantir que os processos sejam executados de forma consistente e conforme as regulamentações vigentes. Além disso, sistemas automatizados podem ser configurados para garantir a conformidade com leis trabalhistas e políticas internas, reduzindo o risco de penalidades e litígios.
3. Melhoria na experiência dos funcionários
A automação de processos de RH também tem um impacto positivo na experiência dos funcionários. Com sistemas automatizados, os colaboradores podem acessar informações importantes, como detalhes sobre salários e benefícios, de maneira rápida e fácil. Além disso, processos automatizados podem agilizar a resposta a consultas e solicitações, melhorando a satisfação e o engajamento dos funcionários.
4. Tomada de decisão baseada em dados
Sistemas de automação de RH fornecem dados precisos e em tempo real, permitindo que os gestores tomem decisões mais informadas. Análises e relatórios detalhados sobre diversos aspectos do RH, como recrutamento, retenção, desempenho e compensação, são mais facilmente acessíveis com a automação. Esses insights ajudam a identificar tendências, antecipar problemas e implementar melhorias contínuas nas estratégias de gestão de pessoas.
5. Economia de custos
Embora a implementação da automação de processos de RH possa envolver um investimento inicial, os benefícios a longo prazo em termos de economia de custos são substanciais. A redução de erros, aumento da produtividade e eficiência, e a melhor alocação de recursos humanos resultam em uma economia significativa para a empresa. Além disso, a automação pode reduzir a necessidade de trabalhos manuais redundantes, permitindo que a equipe de RH seja menor e mais focada em funções estratégicas.
6. Agilidade e flexibilidade
A automação permite que os processos de RH sejam mais ágeis e flexíveis, adaptando-se rapidamente às mudanças nas necessidades empresariais. Por exemplo, durante períodos de rápido crescimento ou reestruturação, processos automatizados podem ser escalados facilmente para lidar com um maior volume de trabalho sem comprometer a qualidade ou a conformidade.
7. Otimização da competitividade
Ao analisar 53 empresas entre 2011 e 2015, pesquisadores concluíram que as que têm boas práticas de RH são 51% mais competitivas, em média. Ou seja, a gestão de pessoas é essencial para a competitividade do negócio.
O problema é que, hoje, a adequada gestão de pessoas depende da tecnologia e da automação de processos de RH. É preciso focar em uma série de tarefas, e só com boas ferramentas pode-se manter a qualidade do trabalho.
Quais processos de RH podem ser automatizados?
Automação de processos de RH significa o avanço da tecnologia e diminuição do trabalho manual. Em geral, estamos falando de tarefas mais burocráticas e repetitivas, visto que elas demandam um bom tempo dos gestores e impedem que ele foque outros pontos importantes, como o relacionamento com a equipe de trabalho. Dentre as principais tarefas que podem ser automatizadas, é possível destacar:
1. Relatórios, dados e gráficos (painel de controle)
A transformação digital potencializou a gestão de dados das empresas. Atualmente, existem inúmeras aplicações virtuais que analisam informações, produzem relatórios e apresentam os resultados em gráficos simples e intuitivos.
Outro recurso que exibe dados de forma bem organizada e visual são os dashboards (painéis de controle). Quando a empresa utiliza essas tecnologias, fica mais fácil entender como está a qualidade dos serviços internos, bem como a produtividade dos profissionais.
Essas informações serão importantes em reuniões da liderança. Nessas ocasiões, os relatórios e gráficos ajudam na tomada de decisões, definição de metas e na melhoria de projetos internos ou de expansão de negócios.
2. Recrutamento e seleção
As empresas estão em busca dos melhores talentos profissionais para o time interno. Porém, não é fácil identificar esse tipo de trabalhador em meio a vários currículos enviados para o processo seletivo. Mas a automação de processos pode ajudar.
Há no mercado da tecnologia ferramentas que analisam currículos e escolhem os que mais se adequam aos requisitos de uma vaga. Essas aplicações são embasadas na inteligência artificial, machine learning, big data e people analytics. Sendo assim, são bem precisas.
Dessa forma, os recrutadores entram em contato com os candidatos ideais, sem precisarem ter a dura tarefa de avaliar inúmeros currículos em um curto espaço de tempo. Outra vantagem é evitar a perda de tempo e recursos com candidatos que ingressam no processo seletivo, mas sem chances de serem contratados pela empresa.
3. Admissão digital
A admissão de novos funcionários é um dos processos mais cruciais e intensivos em termos de tempo no RH. A admissão digital visa simplificar e agilizar esse processo, eliminando a necessidade de papéis físicos e reduzindo a burocracia. Com a ajuda de um software de RH, a empresa realiza uma admissão completa em menos de vinte minutos. Como isso é possível? Graças a funcionalidades, como:
- Assinatura de contrato digital;
- Vínculo de benefícios;
- Leitura de documentos (OCR).
Sendo assim, o RH ganha agilidade e o novo colaborador já inicia tendo uma excelente experiência com a empresa.
4. Gestão da folha de pagamento
Os lançamentos feitos na folha de pagamento geram um volume enorme de trabalho para os colaboradores. Por isso, é comum que esse importante documento apresente erros que resultam em retrabalhos ou em processos judiciais trabalhistas.
Felizmente, o RH tem a sua disposição várias tecnologias que calculam automaticamente a folha de pagamento de todos os colaboradores. Isso economiza um tempo considerável da equipe que pode ser usado em outros processos mais importantes.
5. Monitoramento de indicadores-chave
Os indicadores de desempenho (KPIs) são fundamentais para a análise das demandas do RH. Por meio de uma aplicação de gerenciamento do RH, a empresa escolhe os melhores indicadores e recebe os resultados das mensurações por meio de relatórios automáticos. Por exemplo, relatórios de rotatividade, absenteísmo, horas-extras, entre outros.
6. Controle de ponto
Com parte do time em home office, o RH precisa gerenciar a jornada tanto desses colaboradores quanto dos que estão no escritório físico. Para facilitar, o controle de ponto pode ser realizado por meio de um sistema integrado a aplicativos. Desse modo, os colaboradores registram seus horários direto de um dispositivo eletrônico. Esses dados são repassados para o controle central que organiza as horas trabalhadas, as horas extras, as folgas, etc.
A automação dessas atividades não significa que elas serão deixadas em segundo plano, só que ganharão um reforço da tecnologia. Sistemas de RH poderão ajudar na execução, monitoramento e aprimoramento das rotinas.
Qual a importância do software para a automação de processos de RH?
O software de gestão de pessoas é a espinha dorsal do processo de transformação digital do RH, bem como da automação de muitas atividades. Sem ele, seria impossível alcançar os resultados descritos anteriormente.
Um bom software, como a Convenia, ajuda a administrar todas as rotinas de admissão e demissão, gestão do pacote de benefícios, distribuição online de holerites e centralização da comunicação interna. Tudo isso, claro, facilita o trabalho do RH e contribui para que resultados fora da curva sejam alcançados.
Mas é preciso ter atenção à escolha do sistema de RH. Analisar o fornecedor, o custo-benefício e os atuais casos de sucesso e fazer um teste grátis são algumas medidas importantes. Assim, poderá optar pela melhor escolha.
Enfim, a automação de processos de RH pode beneficiar o setor, tornando-o mais ágil, produtivo e preciso em cada atividade. Também gera vantagens à empresa, tornando-a competitiva e eficaz na atração e retenção de talentos. Por essa razão, é importante investir no assunto e integrar novas ferramentas às rotinas de RH.
