No mundo empresarial atual, a gestão eficiente dos colaboradores é essencial para o sucesso de qualquer organização. Um sistema de recursos humanos robusto não apenas automatiza processos administrativos, mas também fornece insights valiosos para a tomada de decisões estratégicas.
Escolher o software de RH ideal para a sua empresa pode parecer uma tarefa desafiadora, dada a variedade de opções disponíveis no mercado. No entanto, ao entender as funcionalidades centrais e os fatores críticos a serem considerados, você pode fazer uma escolha informada que agregue valor significativo ao seu negócio.
Neste artigo, exploraremos os principais aspectos a serem avaliados ao selecionar um sistema de recursos humanos, garantindo que sua empresa esteja equipada com as ferramentas necessárias para prosperar. Boa leitura! 😉
O que é sistema de recursos humanos?
Um sistema de RH serve para otimizar as operações do setor. Trata-se de uma tecnologia que reúne as ferramentas essenciais para a gestão da área, eliminando seus processos manuais.
Basicamente, esse tipo de software faz com que as rotinas de Recursos Humanos sejam automatizadas. Dessa forma, tarefas repetitivas e burocráticas dão lugar a uma administração mais estratégica dos colaboradores. Assim, os gestores evitam erros nos controles das obrigações trabalhistas que poderiam gerar passivos e também conseguem acompanhar todos os indicadores de sua equipe em tempo real na plataforma de RH.
Nesse sentido, a tecnologia proporciona um controle de RH completo, tanto das demandas operacionais e legais de gestão de pessoas, quanto das estratégias essenciais para potencializar talentos e organizar lideranças. Isso porque, o software para RH automatiza desde a admissão , até os registros de bancos de horas, indicadores de RH, como lista de salários, turnover, clima organizacional, entre outros. Com um sistema de RH eficiente, é possível:
- Otimizar os serviços da área;
- Automatizar tarefas do dia a dia;
- Agregar mais segurança e organização nos processos;
- Além de reunir um maior nível de qualidade nos serviços realizados.
Ou seja, um sistema de recursos humanos para empresas otimiza recursos, agrega mais segurança aos dados e disponibiliza mais tempo para que você se dedique às funções estratégicas na gestão dos profissionais.
Cabe salientar que existem diversas soluções dedicadas à automação de processos na área de Recursos Humanos e que elas não substituem o trabalho de um profissional, são automatizações que agregam ao dia a dia. Nos próximos itens, você entenderá melhor para que elas servem, quais suas principais funcionalidades e diferentes tipos.
Para que serve um sistema de recursos humanos?
Em um mercado complexo e cada vez mais competitivo, o RH precisa ter uma atuação baseada em estratégias para gerar os resultados esperados. Ou seja, a atuação na área deve ser inteligente, com pleno alinhamento aos objetivos do negócio e ampla capacidade de gerar e medir resultados.
Diante dessa demanda, a tecnologia segue como a principal tendência para o setor nos próximos anos, sendo decisiva para o seu sucesso. Para isso, é indispensável contar com bons sistemas online. Afinal, são eles que permitem guiar os projetos com maior organização e gerenciar com facilidade um grande volume de dados e procedimentos.
Tenha em mente que processos seletivos lentos, inúmeras funções burocráticas, planilhas em papel, documentos gerenciados manualmente e retrabalhos impedem que os profissionais de RH se dediquem a funções estratégicas.
Mais que eliminar essas dificuldades, bons softwares permitem avaliar o desempenho dos funcionários e do próprio setor com mais eficácia. Além disso, é possível:
- Controlar e monitorar processos de treinamento;
- Elaborar recrutamentos mais céleres e alinhados aos objetivos do negócio;
- Automatizar processos repetitivos;
- Criar relatórios em poucos cliques.
Ou seja, o apoio da tecnologia está diretamente ligado à otimização de trabalhos antes complexos, volumosos e redundantes, ao acompanhamento eficaz de equipes e à geração de indicativos que permitem extrair ao máximo as habilidades de cada profissional e a eficiência de diferentes setores.
Quais funcionalidades devem ter em um sistema de recursos humanos?
Basta compreender o que é software de RH e sua utilidade para perceber que sua principal função é justamente otimizar as funções do setor. Com isso, sua implementação visa aprimorar a geração de valor da área para as empresas. Para que isso seja possível, há uma série de funcionalidades que podem ser disponibilizadas no sistema de gerenciamento de RH. Cada uma delas é desenvolvida para atender a necessidades específicas.
Enquanto algumas soluções são voltadas à gestão do desenvolvimento dos talentos, outras são mais direcionadas ao gerenciamento de performance, automatização de benefícios ou em outras demandas estratégicas.
Além disso, há sistemas para RH que fazem a automação de processos tidos como tradicionais do setor. Isso inclui o controle de férias e benefícios, registro de ponto, recrutamento e seleção, holerites, folha de pagamento, admissão digital, etc.
Dessa forma, você elimina planilhas trabalhosas, inúmeros papéis e o uso de muitos softwares gerenciais ao mesmo tempo. No lugar disso, a gestão dos colaboradores é feita de maneira integrada em poucas ferramentas, que permite a aplicação de rotinas da sua equipe, obrigações trabalhistas e demais atribuições de RH.
Independentemente do foco do sistema de gerenciamento de Recursos Humanos, seu objetivo é sempre garantir que as rotinas sejam livres de erros manuais, agreguem mais inteligência para a tomada de decisão e agilidade em prol de uma atuação estratégica.
Entretanto, para viabilizar esses ganhos, sua equipe deve avaliar criticamente quais são as suas maiores necessidades. A partir disso, é possível escolher o software de RH ideal para acelerar a otimização do setor. Saiba mais no próximo tópico.
Tipos de sistemas de RH
Ao conhecer os modelos de software de RH mais usados e suas respectivas funções, fica mais fácil garantir uma escolha assertiva, de acordo com as necessidades da sua empresa. Veja quais são as principais soluções da área:
Folha de pagamento
Um bom sistema de gerenciamento de RH centraliza as informações que compõem a folha de pagamento. Assim, todos os dados necessários se mantêm organizados e ao alcance da sua equipe em poucos cliques. Dessa forma, fica mais fácil realizar os cálculos.
A folha de pagamento é um documento muito importante que precisa estar com todos os seus principais elementos especificados. Afinal de contas, esse documento é uma exigência que consta no 3.048/1999, em seu artigo 225.
Geração e distribuição de holerites
Muitas empresas já entregam holerites via e-mail. Contudo, um bom sistema para departamento pessoal vai além da distribuição, permitindo também que os colaboradores acessem a documentação a qualquer momento em uma plataforma online.
Isso facilita e acelera as consultas, que podem ser feitas sempre que os profissionais quiserem ou precisarem. A digitalização dos dados ainda reduz o uso de papel, reforça sua segurança e permite integração para a geração de relatórios.
Admissão e demissão digital
Ainda em relação aos benefícios da digitalização, eles também contribuem muito para os processos de admissão e desligamento. Além de ser uma alternativa mais segura, viável e integrada, ela também garante uma melhor experiência aos funcionários.
Dentro do sistema de recursos humanos, o profissional que passou pelo processo seletivo já pode preencher formulários, enviar documentos e até assinar contratos online. O mesmo vale para quem está se desligando, que não precisa se deslocar até a empresa para lidar com toda burocracia.
Controle de férias
A gestão de férias costuma ser trabalhosa, pois envolve um controle preciso da jornada e dos benefícios dos colaboradores. Além disso, é fundamental que ela seja precisa, pois qualquer erro pode gerar multas ou até passivos trabalhistas.
Por isso, um sistema de recursos humanos para controle de férias está entre os mais usados nas empresas. Isso porque, o software lida com todos os períodos e prazos obrigatórios, automatizando os cálculos de concessão e emitindo alertas para possíveis atrasos.
Benefícios flexíveis
Muito além do gerenciamento de férias, um bom sistema de RH também lista quais tipos de benefício cada colaborador possui e qual é o nível dessa vantagem, tornando o controle muito mais simples. Inclusive, é possível integrar o software a plataformas de benefícios flexíveis.
Nesse último caso, eles ficam concentrados em um só lugar. Assim, o profissional tem liberdade para transferir seu saldo para os vales da forma que quiser, até mesmo para usar o Uber com o vale-transporte, pagar streamings com vale-cultura, entre outras possibilidades semelhantes.
Registro e controle de ponto
Com um sistema de recursos humanos, você também pode tornar o controle de ponto mais simples e flexível. Isso porque, ele permite batidas via dispositivos móveis ou em plataformas usadas pelos colaboradores em home office, por exemplo.
Os dados são usados junto ao controle de ponto, para que você acompanhe todas as informações sobre a jornada dos profissionais em tempo real. Além disso, é possível integrá-los à gestão de benefícios, banco de horas, folha e o que mais for pertinente.
Recrutamento e Seleção
Já o software de RH focado em recrutamento e seleção garante a contratação de talentos mais alinhados às demandas e valores da empresa. Isso é feito por meio de inteligência artificial, que seleciona apenas os perfis ideais para determinado cargo.
Com esse tipo de plataforma, também é possível divulgar a vaga em diversos canais simultaneamente, otimizando a busca. Os próprios testes de seleção também são feitos no software, de maneira remota, prática e muito eficiente.
Gestão de métricas e indicadores de RH
Monitorar e gerenciar a performance das métricas mais importantes do setor é imprescindível para o RH estratégico. Afinal, é isso que permite compreender os talentos, desenvolver equipes e reconhecer ou desempenho de maneira justa.
Essa demanda também deve fazer parte de um bom sistema de RH. Com a tecnologia, você pode realizar avaliações de desempenho digitais, gerenciar suas metas e OKRs, administrar as recompensas acordadas, entre outras possibilidades semelhantes.
Afim de monitorar a performance dos colaboradores na parte de desenvolvimento profissional, os indicadores também incluem pontos-chave como turnover, pesquisas de satisfação, ENPS, produtividade de equipes, entre outros.
Sistema de desenvolvimento profissional e avaliação de desempenho
Por falar na potencialização de talentos, o sistema de RH também pode ser focado em gerenciar todo o Plano de Desenvolvimento Individual dos colaboradores. Isso é feito por meio de indicadores e programas de aprendizagem orientados ao seu crescimento profissional.
Por meio de avaliações de desempenho de lideranças e gestores, o RH consegue definir quais são seus gargalos e melhores oportunidades de evolução, traçando PDIs mais assertivos e relevantes para o negócio.
Perigos de não investir em uma plataforma de RH
Atualmente, o investimento em tecnologia é uma premissa central nos dias de hoje, tanto para a sociedade, como para o mercado . Ou seja, as empresas que o negligenciam certamente terão mais dificuldade de crescimento.
Quando tratamos sobre o sistema de RH a necessidade é a mesma. O setor de Recursos Humanos lida com demandas centrais nos negócios, tanto do ponto de vista legal, quanto às melhorias no clima organizacional e a potencialização de talentos, para evitar alta rotatividade, que dificulta a continuidade de estratégias.
Portanto, mesmo que você já conheça as possibilidades oferecidas pelos softwares dedicados à área, é válido reforçar as consequências negativas que sua equipe pode sofrer caso não se utilize de recursos tecnológicos. As principais são:
- Excesso de burocracia e maiores chances de erros;
- Maiores custos com papelada e baixa eficiência operacional;
- Dificuldade para acessar informações e maiores chances de perdê-las;
- Falta de alinhamento às demandas e mudanças na legislação;
- Baixa performance e problemas no clima organizacional;
- Aumento na insatisfação e rotatividade de talentos;
- Menor eficiência e assertividade no desenvolvimento dos profissionais;
- Cálculos mais demorados e menor controle sobre prazos;
- Falta de centralização e acompanhamento falho das demandas do setor;
- Gestão ineficiente de benefícios;
- Recrutamento e seleção desalinhados às reais necessidades do negócio;
- Falta de conhecimento sobre o desempenho dos colaboradores;
- Maiores riscos de processos trabalhistas.
Se um sistema de RH é tão importante para evitar esses problemas, você deve estar se perguntando como garantir uma plataforma realmente adequada às suas necessidades. Veja abaixo como realizar uma escolha assertiva.
Como escolher o sistema de recursos humanos ideal para a sua empresa?
Selecionar o sistema de recursos humanos adequado para sua empresa envolve uma análise criteriosa das necessidades específicas do seu negócio e das funcionalidades oferecidas pelas diferentes opções disponíveis no mercado. Aqui estão alguns passos essenciais para orientar sua escolha:
1. Faça um levantamento de suas necessidades
Em primeiro lugar, é preciso ter clareza quanto às demandas que o RH precisa sanar em termos operacionais. Nesse ponto, verifique o número de dados que serão migrados ao novo sistema e se há a necessidade de integração com outros softwares utilizados na empresa.
Uma boa alternativa é reunir toda a equipe para compreender quais as necessidades prioritárias e integrar o departamento de TI nas discussões para ter uma visão alinhada à realidade técnica dos recursos que serão agregados.
2. Busque feedbacks de outras organizações
A utilidade e as principais vantagens dos sistemas online são mais bem percebidas durante a sua utilização no dia a dia. Por isso, é recomendado entrar em contato e consultar outros negócios que já utilizam ferramentas do tipo em seu RH.
Dessa maneira, é possível evitar surpresas desagradáveis, entendendo melhor se o fornecedor é confiável, se problemas foram percebidos durante sua implementação, se o suporte é bom, entre outros pontos que trataremos logo adiante.
3. Selecione fornecedores de confiança
Em relação ao tópico anterior, a reputação do fornecedor é um dos pontos mais importantes a ser consultado durante a conversa com parceiros que já têm sistemas online.
Inclusive, esse é um cuidado que não pode ser restrito aos feedbacks de outras organizações, mas que precisa ser adotado durante toda a sua pesquisa.
Antes de fechar contrato, consulte avaliações na internet, entre em fóruns de tecnologia e de reclamações, leia com atenção as informações dos sites de cada produto e acesse as redes sociais das marcas para ver se sua fama é boa.
4. Avalie o tempo de implementação
Depois das primeiras etapas, você já terá uma boa noção sobre os sistemas online mais adequados para a sua empresa.
Na hora de optar entre as opções selecionadas, veja quais são aquelas que oferecem um menor tempo de implementação, para que sua equipe não gaste longos períodos se adequando a uma tecnologia que, na verdade, deveria acelerar seus processos.
Mas atenção: muitos fornecedores oferecem tempos de adesão mais baixos que seus concorrentes para se destacar entre a clientela. Infelizmente, em alguns casos, esse período pode ser menor do que o necessário para uma boa entrega.
Assim, com base no volume de ferramentas que serão implantadas, procure observar se há equilíbrio entre um prazo que seja prático e, ao mesmo tempo, viável para os trabalhos.
5. Priorize um bom time de suporte ao cliente
Outro fator que deve ser decisivo para definir qual será o sistema online definitivo do seu RH é o padrão de assistência técnica. Logo, certifique-se de que o suporte é previsto em contrato, tenha ampla disponibilidade e seja de fácil acionamento.
Afinal, por melhor que seja a tecnologia adotada, ela sempre estará sujeita a eventuais falhas, que precisam ser resolvidas o mais rápido possível para não atrapalhar as rotinas da empresa.
6. Trace um paralelo entre principais funcionalidades do sistema e necessidades centrais do setor
Todo sistema tem funções restritas. Elas são suficientes para o RH? Esse ponto é crucial para a escolha acertada e deve ser analisada a fundo pelo gestor de RH antes da decisão. O sistema de gestão ideal deve, no mínimo, ter funções capazes de suprir as necessidades-chave.
Imagine um sistema com ênfase nas práticas do Departamento Pessoal. É comum que suas funções estejam relacionadas às rotinas de admissão e demissão, gestão do ponto, controle da folha de pagamento e contato rotineiro com órgãos trabalhistas e tributários. Logo, seu nível de controle será muito maior.
As principais funções podem ser vistas na própria página web do fornecedor ou, ainda, podem ser pedidas por e-mail ou telefone. Nesse caso, o mais importante é conhecer o sistema a fundo, identificar o que ele pode fazer e se isso é suficiente para a sua gestão de pessoas.
7. Avalie a relação entre custo benefício
Evidentemente, o preço é um ponto importante e que pesa na decisão de implementação. Hoje em dia o mercado disponibiliza opções eficazes com preços atrativos. Contudo, ao considerá-lo, procure certificar-se de que as necessidades da sua empresa serão atendidas pelo sistema.
Se o primeiro passo para o RH digital for um plano mais simples e barato, ainda vale mais a pena utilizar um software com menos funcionalidades do que permanecer realizando todos os controles por meio de planilhas. O importante é que a tecnologia facilite processos cruciais.
Nesse sentido, vale a pena mapear os gargalos e pontos passíveis de melhorias, pesquisando por plataformas que cobram menos por pacotes mais completos e escaláveis. Assim, você consegue atender às suas demandas, sem necessariamente pagar mais por isso.
8. Teste o sistema antes de fechar negócio
Para finalizar, mesmo que o sistema online tenha passado em todas as avaliações que mencionamos até aqui, não abra mão de um período de testes. Como falamos no segundo tópico, é mais fácil perceber os benefícios de um software quando ele já é aplicado no cotidiano da empresa.
Em razão disso, entre em contato com o fornecedor e solicite um teste grátis. Nesse período, avalie a agilidade do sistema, sua capacidade de atender às necessidades da empresa e sua praticidade para o dia a dia. Além disso, vale conferir se o suporte oferecido é realmente bom. Teste ao máximo!
A Convenia, por exemplo, oferece um período de 7 dias de teste, pois sabe que, para oferecer o melhor sistema de RH é necessário experimentar e utilizar todas as funcionalidades possíveis.
Melhor sistema de RH: já conhece a Convenia?
Agora que você já sabe porque é fundamental garantir um bom sistema de recursos humanos para a sua equipe, quer ter acesso a todas as ferramentas que você precisa para otimizar o setor em um só lugar?
Com a Convenia, você elimina papéis, planilhas e softwares de gerenciamento de tarefas. Focada em pequenas e médias empresas, nossa solução integra todas as suas rotinas, tarefas e obrigações em uma única plataforma. Veja os benefícios:
- Admissão automatizada: o colaborador cadastra seus dados e entrega todos os documentos digitalizados, tornando o processo mais simples e rápido;
- Gestão de férias: em um único painel, você controla as férias, histórico e notificações. Além disso, os talentos podem fazer solicitações diretamente no sistema;
- Gerenciamento de benefícios: além facilitar os controles, há mais transparência para os profissionais, que podem acessar as informações diretamente na plataforma;
- Holerites: livre-se da papelada e distribua os documentos online. Tudo é feito em segundos e sem chances de erros;
- Mural de comunicação: facilite o contato com os colaboradores, compartilhando avisos, lembretes, políticas internas ou novas normas trabalhistas;
- Indicadores: combine dados e tenha informações em tempo real para atuar de maneira estratégica. São relatórios sobre custo de funcionário, turnover e personalizados;
- Diretório: permite organizar todos os dados cadastrais dos profissionais. Eles ficam centralizados e seguros graças ao arquivamento em nuvem;
- Fale com o RH: por meio de um chat exclusivo entre colaboradores e gestores de RH, nenhuma solicitação fica perdida nos e-mails;
- Desligamento: a solicitação é feita diretamente no software. Nela, você envia automaticamente as informações ao contador e faz todo o checklist da rescisão.
