Contratação de funcionários: etapas e como fazer corretamente

Contratar um funcionário é um processo que começa antes da divulgação da vaga e termina com a entrada formal do novo colaborador na empresa. Entre esses dois pontos, RH, liderança e Departamento Pessoal precisam alinhar perfil, conduzir a seleção, aprovar o candidato, reunir documentos e cumprir as etapas da admissão.

Na prática, a jornada pode ser resumida em seis movimentos: planejar, recrutar, selecionar, propor, admitir e formalizar. Quando essas etapas não estão bem conectadas, aumentam os riscos de retrabalho, perda de informações, demora na contratação e uma experiência ruim para o candidato.

Por isso, contratar bem envolve tanto escolher a pessoa adequada quanto organizar a passagem entre recrutamento e admissão. Neste artigo, você vai entender como funciona esse processo, quais etapas merecem mais atenção e como torná-lo mais eficiente.

O que é contratação de funcionários? 

Contratação de funcionários é o processo pelo qual uma empresa identifica a necessidade de uma vaga, busca e seleciona candidatos e formaliza a entrada da pessoa escolhida. Portanto, o processo de contratação é mais amplo do que a assinatura do contrato de trabalho.

No caso de uma relação de emprego regida pela CLT, a formalização também envolve obrigações trabalhistas. A legislação define como empregado quem presta serviços de forma não eventual, subordinada e mediante salário, além de exigir o registro dos trabalhadores admitidos pela empresa.

Assim, uma contratação pode envolver etapas como abertura e aprovação da vaga, recrutamento, seleção, envio da proposta, coleta de documentos, exame admissional, registro e formalização do vínculo. O detalhamento de cada uma dessas fases será apresentado ao longo deste artigo.

Leia mais:

• Quais são os direitos trabalhistas previstos na CLT?

Qual a diferença entre recrutamento, seleção, contratação e admissão?

Recrutamento, seleção, contratação e admissão fazem parte da mesma jornada, mas representam momentos diferentes. Entender essa divisão ajuda RH, gestores e DP a definir responsabilidades e evitar falhas na passagem de informações.

Etapa	Principal objetivo
Recrutamento	Atrair profissionais compatíveis com a vaga
Seleção	Avaliar os candidatos e escolher quem melhor atende aos critérios
Contratação	Conduzir a jornada desde a necessidade da vaga até a entrada do novo funcionário
Admissão	Formalizar o vínculo e cumprir as obrigações necessárias para a entrada do trabalhador

O recrutamento e seleção, portanto, está concentrado na atração e escolha do candidato. Já a admissão começa após a aprovação e envolve procedimentos necessários para efetivar sua entrada na empresa.

A contratação funciona como o processo mais abrangente, conectando essas diferentes fases. Quanto melhor essa conexão, menor a necessidade de repetir cadastros, buscar informações em diferentes canais ou corrigir pendências perto da data de início.

DICA: Se você quer entender melhor as etapas de recrutamento e seleção antes de chegar à contratação, confira o Guia de Recrutamento e Seleção da Convenia.

Quais são as etapas do processo de contratação de funcionários?

O processo de contratação de funcionários pode ser organizado em 10 etapas, desde a identificação da necessidade da vaga até a preparação para o primeiro dia de trabalho. Ter esse fluxo definido ajuda RH, gestores e DP a saberem o que precisa acontecer, quem é responsável por cada atividade e quais informações devem seguir para a próxima fase.

De forma resumida, o processo envolve:

1. identificar a necessidade da contratação;
2. definir o perfil da vaga;
3. divulgar a oportunidade;
4. selecionar os candidatos;
5. escolher o profissional e enviar a proposta;
6. solicitar os documentos admissionais;
7. realizar o exame admissional;
8. registrar e admitir o funcionário;
9. formalizar documentos e contratos;
10. preparar a chegada do novo colaborador.

1. Identifique a necessidade da contratação

O primeiro passo é entender por que a empresa precisa contratar. A vaga pode surgir para substituir um profissional, ampliar uma equipe, atender ao crescimento da operação ou incorporar novas competências ao negócio.

Antes de iniciar o recrutamento, RH e liderança devem alinhar pontos como:

• motivo e prioridade da contratação;
• orçamento disponível;
• cargo e nível da posição;
• faixa salarial e benefícios;
• gestor responsável;
• prazo esperado para preenchimento da vaga.

Esse alinhamento evita abrir vagas sem critérios claros ou iniciar processos que precisam ser revistos depois.

2. Defina o perfil e os requisitos da vaga

Com a necessidade aprovada, é hora de transformar a demanda em um perfil objetivo. A descrição deve deixar claras as responsabilidades do cargo, competências necessárias, experiência esperada e critérios que realmente serão utilizados na seleção.

Quanto mais bem definidos estiverem esses requisitos, mais fácil será comparar candidatos de forma consistente e alinhar as expectativas entre RH e liderança.

Também é importante distinguir requisitos essenciais de características desejáveis. Exigências excessivas podem reduzir desnecessariamente o número de profissionais aderentes à oportunidade.

• Leia mais: Descrição de Cargos: passo a passo para o RH

3. Divulgue a vaga e atraia candidatos

A próxima etapa é divulgar a oportunidade nos canais mais adequados ao perfil buscado. Página de carreiras, redes sociais, indicações, bancos de talentos e sites de vagas podem fazer parte dessa estratégia.

Mais do que aumentar o número de currículos, o objetivo deve ser atrair profissionais compatíveis com a posição. Por isso, título, descrição, responsabilidades, requisitos e informações sobre a empresa precisam estar claros desde o anúncio.

4. Faça a triagem e seleção dos candidatos

Na seleção, o RH avalia quais candidatos atendem aos critérios definidos e quais devem avançar no processo. Dependendo da vaga, podem ser utilizadas triagem curricular, entrevistas, testes, avaliações técnicas e participação direta da liderança.

O processo tende a ser mais consistente quando os critérios de avaliação são definidos previamente e os feedbacks ficam registrados. Assim, RH e gestores conseguem comparar candidatos usando as mesmas referências, em vez de depender apenas de percepções individuais.

Leia mais:

• Avaliação de candidatos: tudo sobre os principais métodos
• Tipos de entrevista de emprego: veja quando aplicar cada um

5. Escolha o candidato e envie a proposta

Depois das avaliações, chega o momento de consolidar os feedbacks, aprovar o candidato e apresentar as condições da contratação.

A carta proposta deve deixar claros pontos como:

• cargo;
• remuneração;
• benefícios;
• jornada e modelo de trabalho;
• local de atuação, quando aplicável;
• previsão de início;
• demais condições relevantes para a vaga.

O aceite é um marco importante porque encerra a etapa de escolha e inicia a preparação efetiva da admissão. A partir daqui, as informações reunidas durante o recrutamento precisam chegar ao DP com organização e sem perda de dados.

• Leia mais: O guia prático para escrever uma carta proposta de emprego

Do candidato aprovado à admissão, sem começar tudo de novo

Quando recrutamento e admissão funcionam em ambientes desconectados, o RH pode precisar recadastrar dados, localizar documentos e transferir informações manualmente entre sistemas.

Com o Recrutamento e Seleção da Convenia, a gestão de candidatos acontece no mesmo ecossistema das etapas seguintes da jornada. Após a aprovação, os dados podem seguir para a admissão sem reconstruir o cadastro do zero.

6. Solicite e valide os documentos admissionais

Após o aceite da proposta, a empresa deve reunir as informações e os documentos necessários para formalizar a admissão.

A documentação varia conforme a situação do trabalhador e as características do vínculo. Por isso, o ideal é ter um processo padronizado para solicitar, receber e conferir os arquivos antes da data de início.

Documentos incompletos, informações divergentes ou solicitações feitas em cima da hora podem gerar retrabalho justamente na fase mais sensível da contratação.

Veja também nosso guia de documentos para admissão.

7. Realize o exame admissional

O exame admissional deve ser realizado antes do colaborador assumir suas atividades, conforme determina a NR-7, que regulamenta o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO).

A avaliação considera os riscos ocupacionais relacionados ao trabalho e resulta na emissão do Atestado de Saúde Ocupacional (ASO). Por isso, essa etapa precisa estar prevista no cronograma da contratação, evitando que o profissional chegue à data de início sem a documentação ocupacional necessária.

8. Faça o registro e a admissão do funcionário

A admissão começa após a aprovação do candidato e o aceite da proposta e envolve o cumprimento das obrigações necessárias para registrar o vínculo de trabalho.

Para empregados, as informações de admissão devem ser enviadas ao eSocial até o dia imediatamente anterior ao início da prestação dos serviços, por meio do evento S-2200. Quando a empresa ainda não possui todas as informações necessárias, pode utilizar o evento preliminar S-2190 e complementar posteriormente os dados, conforme as regras do sistema.

Essa etapa exige atenção especial do DP porque os dados cadastrados passam a alimentar registros trabalhistas e processos posteriores, como folha de pagamento e demais eventos do eSocial.

• Dica: para entender as obrigações com mais detalhes, consulte nosso conteúdo sobre admissão de funcionários.

9. Formalize documentos e contratos

Com a admissão encaminhada, a empresa também precisa organizar os documentos relacionados ao vínculo, como contrato de trabalho, termos internos e outros registros aplicáveis à relação empregatícia.

Quando esses arquivos circulam entre e-mail, pastas locais e ferramentas diferentes, aumenta o esforço para acompanhar pendências e localizar versões assinadas.

A digitalização desse fluxo facilita o envio, a assinatura, o armazenamento e a consulta posterior dos documentos relacionados ao colaborador.

10. Prepare a chegada do novo colaborador

A contratação não deve terminar com o cadastro concluído. Antes do primeiro dia, RH, DP, liderança e outras áreas envolvidas precisam garantir que a pessoa consiga efetivamente começar a trabalhar.

Entre os principais preparativos estão:

• liberação de acessos;
• equipamentos e ferramentas;
• inclusão em benefícios;
• comunicação ao gestor e à equipe;
• agenda do primeiro dia;
• orientações iniciais.

Esse cuidado reduz imprevistos e cria uma transição mais organizada entre contratação e onboarding, etapa responsável por integrar o novo colaborador à empresa e à função.

Checklist: o que RH e DP precisam alinhar na contratação?

Um processo de contratação eficiente depende de uma passagem organizada entre RH, liderança e Departamento Pessoal. Quando as responsabilidades e informações não estão claras, aumentam-se as chances de atraso, retrabalho e pendências perto da data de início.

Por isso, vale estruturar um checklist simples para cada momento da jornada.

Antes da aprovação do candidato

Antes de escolher o profissional, RH e gestor devem confirmar se os principais critérios da vaga estão definidos:

• cargo e nível aprovados;
• faixa salarial validada;
• benefícios e modelo de trabalho definidos;
• critérios de avaliação registrados;
• gestor responsável pela decisão;
• previsão de início alinhada.

Esse cuidado reduz mudanças de escopo durante o processo seletivo e evita propostas desalinhadas com o orçamento ou com a necessidade real da área.

Após a aprovação do candidato

Com o candidato escolhido, começa a transição entre seleção e admissão. Nessa etapa, é importante garantir que:

• a proposta foi enviada e aceita;
• a data de início foi confirmada;
• os dados do candidato estão corretos;
• as informações necessárias foram repassadas ao DP;
• os documentos admissionais foram solicitados;
• o exame admissional foi encaminhado;
• eventuais pendências foram identificadas com antecedência.

Esse é um dos pontos mais críticos da contratação, porque concentra informações produzidas durante o recrutamento que serão utilizadas na formalização do vínculo.

Antes do primeiro dia

Antes da entrada do novo colaborador, RH, DP e liderança devem verificar se toda a preparação foi concluída:

• admissão registrada;
• documentos e contratos formalizados;
• benefícios encaminhados;
• acessos e equipamentos solicitados;
• gestor e equipe informados;
• agenda do primeiro dia preparada;
• orientações iniciais organizadas.

Ter esse checklist definido ajuda a transformar a contratação em um fluxo contínuo, em vez de uma sequência de tarefas isoladas entre diferentes áreas.

Quais documentos são necessários para contratar um funcionário?

Os documentos necessários para contratar um funcionário servem para identificar o trabalhador, registrar corretamente o vínculo empregatício e cumprir as obrigações da admissão. A relação pode variar conforme o cargo, o tipo de contrato e a situação do profissional.

Entre os documentos e informações normalmente solicitados estão:

• CPF;
• documento oficial de identificação;
• dados da Carteira de Trabalho Digital;
• comprovante de residência;
• dados bancários, quando necessários para pagamento;
• informações sobre dependentes, quando aplicável;
• documentos relacionados a benefícios;
• Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), emitido após o exame admissional;
• documentos ou comprovantes específicos exigidos para determinadas funções.

Atualmente, o CPF é uma das principais informações de identificação do trabalhador no eSocial. No evento de admissão S-2200, também são registrados dados pessoais, contratuais e informações utilizadas para compor o registro eletrônico do empregado e a CTPS Digital.

A documentação necessária também deve ser analisada de acordo com cada contratação. Isso evita solicitar dados sem necessidade e ajuda a manter o tratamento das informações pessoais adequado à finalidade do processo.

Além da coleta de dados, alguns documentos da jornada precisam ser formalizados e assinados, como contratos de trabalho e termos aplicáveis à relação entre empresa e colaborador. Por isso, organizar coleta, assinatura e armazenamento no mesmo fluxo reduz pendências e facilita a consulta posterior.

Para conferir a relação completa e as particularidades de cada documento, veja o guia de documentos para admissão. 

Quais são os principais tipos de contratação?

Os principais tipos de contratação se diferenciam pela duração do vínculo, pela forma de prestação do trabalho e pela necessidade que a empresa pretende atender. Para escolher corretamente, RH e DP precisam considerar a natureza da atividade e as regras aplicáveis a cada modalidade.

• Mais informações: recomendamos a leitura de nosso guia específico sobre tipos de contrato de trabalho. 

Contrato por tempo indeterminado

O contrato por prazo indeterminado não possui uma data previamente definida para terminar. É o modelo mais comum para relações de trabalho contínuas, quando a empresa pretende manter o profissional no quadro sem estabelecer previamente o encerramento do vínculo.

Nesse caso, a relação permanece vigente até que uma das partes promova sua rescisão, observando as regras trabalhistas aplicáveis à forma de desligamento.

Contrato por tempo determinado

O contrato por prazo determinado possui uma data ou condição prevista para seu encerramento. Segundo a CLT, ele é admitido, entre outras hipóteses, para serviços cuja natureza ou transitoriedade justifique a definição do prazo, atividades empresariais transitórias e contratos de experiência.

Em regra, o contrato por prazo determinado não pode ultrapassar dois anos, ressalvadas as regras específicas aplicáveis a determinadas modalidades.

Contrato de trabalho temporário

O trabalho temporário possui regras próprias e não deve ser confundido com o contrato por prazo determinado da CLT.

Ele ocorre quando uma empresa de trabalho temporário contrata o profissional e o coloca à disposição de uma empresa tomadora para atender à substituição transitória de pessoal permanente ou a uma demanda complementar de serviços.

O contrato temporário com o mesmo empregador pode durar até 180 dias, consecutivos ou não, com possibilidade de prorrogação por até 90 dias quando permanecerem as condições que justificaram a contratação.

Contrato de trabalho intermitente

No trabalho intermitente, a prestação de serviços ocorre de maneira não contínua, alternando períodos de atividade e de inatividade. Ainda assim, existe vínculo empregatício e subordinação.

Essa modalidade pode ser utilizada quando a empresa possui uma necessidade de trabalho descontínua, desde que sejam observadas as regras específicas previstas na legislação.

• Leia mais: para aprofundar o tema, confira nosso conteúdo sobre contrato de trabalho intermitente.

Contrato de experiência

O contrato de experiência é uma modalidade de contrato por prazo determinado utilizada no início da relação de emprego. Seu objetivo é permitir que empresa e profissional avaliem a adaptação ao trabalho e às condições contratadas.

De acordo com a CLT, o contrato de experiência não pode ultrapassar 90 dias.

Comparativo dos principais tipos de contratação

Modalidade	Duração	Quando costuma ser utilizada
Prazo indeterminado	Sem data definida para término	Necessidades contínuas e permanentes
Prazo determinado	Em regra, até 2 anos	Atividades ou serviços de natureza transitória
Trabalho temporário	Até 180 dias, prorrogáveis por até 90	Substituição transitória ou demanda complementar
Trabalho intermitente	Sem prestação contínua	Atividades com alternância entre trabalho e inatividade
Experiência	Até 90 dias	Período inicial de avaliação da relação de emprego

A modalidade escolhida interfere na formalização do vínculo, nos procedimentos de admissão e nas regras aplicáveis ao encerramento do contrato. Por isso, a definição deve acontecer antes da contratação e considerar as características reais da relação de trabalho.

Quais erros tornam o processo de contratação mais lento?

Os principais gargalos do processo de contratação surgem quando informações, decisões e documentos ficam espalhados entre diferentes pessoas e ferramentas. Isso aumenta o retrabalho e dificulta a passagem entre recrutamento, aprovação e admissão.

Entre os erros mais comuns estão:

• centralizar informações em planilhas, e-mails e WhatsApp: dificulta acompanhar candidatos, decisões e pendências;
• não definir critérios claros de aprovação: aumenta desalinhamentos entre RH e gestores e pode prolongar a seleção;
• manter RH e liderança em processos separados: reduz a visibilidade sobre avaliações, feedbacks e andamento da vaga;
• redigitar os dados do candidato na admissão: além de consumir tempo, aumenta o risco de inconsistências entre cadastros;
• usar ferramentas diferentes para recrutamento, admissão e assinatura: exige transferências manuais e mais controles paralelos;
• não definir responsáveis pela transição entre RH e DP: documentos e informações podem chegar atrasados à etapa admissional.

Esses problemas ganham peso justamente após a aprovação do candidato, quando os dados coletados durante o processo seletivo precisam seguir para a formalização da contratação. O material de campanha da Convenia identifica redigitação, troca entre ferramentas e documentos dispersos como dores centrais dessa jornada.

Por isso, além de estruturar bem cada etapa, é importante pensar no processo de contratação como um fluxo contínuo, com responsáveis definidos e informações acessíveis para quem participa da jornada.

Como automatizar a contratação de funcionários?

Automatizar a contratação de funcionários significa conectar as informações geradas no recrutamento às etapas seguintes, reduzindo controles paralelos, tarefas repetitivas e perda de dados entre RH, gestores e DP.

Na prática, a tecnologia pode apoiar diferentes pontos da jornada.

Centralização das vagas e candidatos

Um sistema de recrutamento ajuda a reunir vagas, candidatos, etapas e avaliações em um único ambiente. Isso facilita o acompanhamento do processo e reduz a dependência de planilhas, e-mails e mensagens dispersas.

Participação dos gestores no processo

Quando gestores conseguem acompanhar candidatos, acessar perfis e registrar avaliações no mesmo fluxo do RH, as decisões tendem a ficar mais organizadas e rastreáveis.

Banco de talentos reutilizável

Candidatos que não avançaram em uma vaga podem continuar disponíveis para futuras oportunidades. Com filtros, tags e registros anteriores, o banco de talentos deixa de ser apenas um arquivo de currículos e passa a apoiar novas contratações.

Integração entre recrutamento e admissão

Um dos principais ganhos acontece na passagem do candidato aprovado para a admissão. Quando os dados coletados durante o processo seletivo seguem para a etapa seguinte, o RH evita recadastrar informações e reduz o risco de divergências.

Gestão de documentos e assinaturas

A contratação também envolve documentos, termos e contratos. Quanto mais essas etapas estiverem conectadas ao restante da jornada, menor será a necessidade de exportar arquivos, enviar por ferramentas externas e depois armazenar novamente os documentos assinados.

Indicadores do processo de contratação

A tecnologia também facilita o acompanhamento de métricas como volume de candidatos, andamento das vagas e eficiência das etapas. Esses dados ajudam o RH a identificar gargalos e melhorar o processo ao longo do tempo.

Da vaga ao contrato assinado, sem quebrar a jornada

Com o Recrutamento e Seleção da Convenia, o RH pode gerenciar vagas e candidatos em visão Kanban ou lista, colaborar com gestores, manter um banco de talentos e levar o candidato aprovado para a admissão dentro do mesmo ecossistema.

A proposta é reduzir justamente os pontos de fricção que tornam a contratação mais trabalhosa: controles paralelos, redigitação de dados e etapas desconectadas entre recrutamento, admissão e documentação. Que tal conhecer melhor? 

Como saber se o processo de contratação está funcionando?

Um processo de contratação eficiente consegue preencher vagas com agilidade, manter candidatos qualificados avançando pelo funil e reduzir gargalos entre seleção e admissão. Para avaliar isso, o RH precisa acompanhar indicadores ao longo de toda a jornada.

Entre os principais estão:

• tempo para contratação: mostra quantos dias são necessários entre a abertura da vaga e a contratação do profissional;
• tempo por etapa: ajuda a identificar onde o processo seletivo está demorando mais;
• taxa de conversão entre etapas: indica quantos candidatos avançam da triagem para entrevistas, avaliações, proposta e contratação;
• taxa de aceite da proposta: mostra a proporção de candidatos aprovados que aceitam as condições oferecidas;
• origem das contratações: permite identificar quais canais trazem candidatos que efetivamente se tornam colaboradores;
• desistência de candidatos: sinaliza possíveis problemas de comunicação, demora ou experiência durante o processo;
• qualidade da contratação: avalia, após a entrada, se o profissional contratado apresentou aderência ao cargo e às expectativas da empresa;
• retrabalho entre R&S e admissão: ajuda a identificar falhas como dados incompletos, recadastros e informações que precisam ser solicitadas novamente.

Mais importante do que acompanhar muitos números é escolher indicadores que ajudem a localizar problemas concretos. Se o tempo total está alto, por exemplo, o tempo por etapa pode mostrar se o gargalo está na triagem, na avaliação dos gestores ou na aprovação da proposta.

Perguntas frequentes sobre contratação de funcionários