Não é exagero afirmar que o desempenho dos processos de RH tem um papel fundamental no sucesso de qualquer organização. Mais do que gerenciar folha de pagamento ou contratar novos talentos, a atuação do setor de Recursos Humanos impacta diretamente a motivação, engajamento e produtividade dos colaboradores.
A qualidade da gestão de Recursos Humanos está diretamente relacionada ao desempenho geral do negócio. Para alcançar excelência, é necessário que os processos sejam bem estruturados, eficientes e alinhados aos objetivos estratégicos da empresa.
Mas o que caracteriza os processos de Recursos Humanos? Quais as principais funções do RH? Como otimizá-las e impulsionar os resultados da minha equipe? Neste artigo, vamos explorar os principais detalhes que você precisa saber. Acompanhe! 😉
O que são processos de RH?
Os processos de RH estruturam este setor da empresa, definindo cada responsabilidade e função que os profissionais da área devem desenvolver. Segundo o teórico Idalberto Chiavenato, um dos autores brasileiros mais respeitados de RH, é possível identificar seis processos básicos que compõem a estrutura de Recursos Humanos. São eles:
- Agregar: direcionado ao recrutamento e seleção, seja de modo interno ou externo;
- Aplicar: resume-se à integração de pessoas, equipes e setores, visando o bem-estar de todos e equilíbrio do ambiente de trabalho;
- Recompensar: aplica-se à promoção de benefícios da empresa, além das ações internas para gerar valorização e reconhecimento ao profissional;
- Desenvolver: todas as estratégias que visam o desenvolvimento e capacitação dos profissionais, como treinamentos, PDIs, cultura de feedbacks, etc.;
- Manter: miscelânea de ações que buscam o pertencimento e satisfação do colaborador, indo desde eventos de confraternização até a logística financeira dos custos de cada colaborador;
- Monitorar: consiste em aplicar indicadores de RH, como os KPIs de gestão de pessoas e outras formas de mensuração de resultados.
Normalmente, se utiliza um fluxograma de processos de RH para visualizar todas essas demandas. Ele serve como um mapa, onde todo o setor terá conhecimento sobre cada tarefa advinda de determinada função. A tecnologia pode ser usada para criar e modificar esse mapeamento, permitindo que qualquer mudança nos processos de Recursos Humanos seja feita com agilidade e assertividade.
Processos de RH em uma empresa: quais são os principais?
Para saber como otimizar as principais demandas de Recursos Humanos, antes é necessário compreender quais são elas. Abaixo, falaremos com detalhes sobre cada uma, mostrando os principais processos de RH e como eles se interligam.
Antes, vale a pena ressaltar que, tão importante quanto a eficiência dessas atividades, é a facilidade e agilidade na sua execução. Afinal, ao investir em melhorias como a automatização de tarefas, você otimiza a execução de processos manuais, garantindo maior foco e tempo para um olhar estratégico e de gestão. Caso queira entender mais como criar relatórios a partir da automatização, basta acessar o banner abaixo!
Recrutamento e seleção
O R&S é uma área de grande importância para Recursos Humanos, sendo imprescindível para todas as empresas. Entende-se que esta etapa possui o objetivo de atrair e escolher o profissional ideal para ocupar vagas abertas, seja ele de fora ou dentro da instituição. O fluxograma de um processo de recrutamento e seleção de RH normalmente se resume à:
- Divulgação;
- Triagem de currículos;
- Entrevistas;
- Avaliação técnica;
- Proposta e contratação.
Outras ações também podem ser desempenhadas nesta etapa, como a aplicação de teste comportamental. Todavia, é válido ressaltar que um recrutamento longo e cheio de processos tem menores chances de sucesso.
O processo de R&S de uma empresa demora de 15 a 20 dias para ser finalizado, mas isso varia conforme a complexidade do cargo e com o ritmo do setor. Porém, é comum que boa parte dos candidatos abandonem a seleção caso seja muito longa ou complexa.
Utilizar a tecnologia para otimizar a duração, centralizar as informações e currículos, agendar e remarcar entrevistas, e enviar devolutivas aos candidatos está se tornando essencial. Hoje, existem diversos softwares de RH que permitem integrar todo o processo e facilitam a vida do profissional do setor.
Onboarding
Visto de uma forma linear, o onboarding é a segunda etapa dos processos de RH. Seu intuito é integrar o novo contratado à cultura da empresa, assim como às funções do cargo, colegas e equipe.
Há quem pense que o onboarding se resume apenas ao primeiro dia ou semana de trabalho. Mas saiba que o tempo ideal da integração de funcionários é de três meses ou até mais, dependendo das particularidades da integração. Nesse sentido, a pesquisa do Brandon Hall Group aponta que um onboarding bem estruturado pode aumentar a retenção de talentos em 82% e a produtividade em 70%. As ações que devem ser executadas são:
- Explicar benefícios, funções, salário, entre outros;
- Mostrar a estrutura e hierarquia da empresa;
- Apresentar o novo colaborador para os demais funcionários e lideranças;
- Demonstrar as ferramentas utilizadas para a função;
- Ensinar o produto/serviço oferecido em profundidade;
- Aplicar uma meta inicial, treinamento ou PDI;
- Acompanhar o desenvolvimento e desempenho do recém-contratado.
Ao implementar essas e outras ações de onboarding, o RH auxilia no alinhamento do profissional com a instituição, fazendo com que ele se sinta mais satisfeito.
Mas, como há diversos processos, é importante que o RH utilize a tecnologia para ter uma gestão estratégica integrada. Isso facilitará o controle e acompanhamento do novo talento, além de organizar internamente o setor.
Endomarketing
O endomarketing é a gestão de marketing e comunicação interna que auxilia no processo de manter os colaboradores engajados, capacitados, motivados e satisfeitos. Por isso, essa etapa está muito presente em diversos processos de RH. Algumas das ações recorrentes presentes no endomarketing, são:
- Palestras informacionais e educacionais;
- Cursos, workshops e treinamentos;
- Reuniões para demonstração de resultados;
- Confraternizações;
- Ações de reconhecimento.
A tecnologia neste caso vem para desenvolver o conjunto de iniciativas de forma organizada e estruturada. Além disso, ela facilita a integração das outras etapas, para que assim haja uma unidade na comunicação.
Por exemplo, no onboarding, o endomarketing servirá para saber como desenvolver o novo talento de acordo com seu grau de desempenho. Ter esse controle é muito importante para que a interligação dos processos internos seja bem sucedida.
Remuneração e benefícios
A remuneração e os benefícios corporativos envolvem todas as vantagens e pagamentos que a empresa concede ao colaborador. Ambos atuam em conjunto com a elaboração do plano de cargos e salários, e devem receber atenção constante do RH.
Isso porque a remuneração muito baixa (35%) e falta de oportunidade de crescimento (32%) estavam entre as principais razões para deixar um emprego. Os dados são do estudo de Marca Empregadora da Randstad de 2023.
Embora outros fatores, como propósito da função e equilíbrio entre vida pessoal e profissional, também sejam relevantes, o “fator bolso” ainda pesa consideravelmente. Ou seja, para manter um bom nível de satisfação dos funcionários, é importante que se ofereça benefícios e remunerações condizentes com o mercado. Alguns exemplos comuns, são:
- Convênios médicos e odontológicos;
- Vale-alimentação ou refeição;
- Auxílio-creche, gasolina ou internet;
- Descontos em academias, livrarias, mercados, farmácias;
- entre outros.
Clima organizacional
O clima organizacional é o termômetro que medirá o nível de satisfação dos seus colaboradores. É por meio de pesquisas que o Recursos Humanos consegue mensurar como está a relação com a liderança, o relacionamento de colegas e clientes, aplicação do plano de carreira, entre outros.
Quando outros processos de RH não funcionam bem, o clima organizacional é afetado. Assim, é importante avaliar essa etapa periodicamente, para que as impressões dos colaboradores estejam sempre atualizadas e condizentes com a realidade.
A tecnologia auxilia muito nesse processo, já que automatiza as pesquisas, e oferece insights para uma estratégia bem sucedida.
RH orientado a dados
Como foi visto até aqui, há muitas informações que o Recursos Humanos precisa reter para realizar a gestão de pessoas com qualidade e assertividade.
Tudo isso resulta em uma enorme quantidade de dados que devem ser separados, organizados e armazenados em uma plataforma segura. É com eles que o RH consegue ter indicadores, metas e KPIs, para descobrir o que precisa ser melhorado na instituição. O People Analytics é uma das ferramentas utilizadas para essa gestão de pessoas ligada ao gerenciamento de dados.
Por exemplo, quando se faz uma pesquisa do clima organizacional, é possível saber se determinadas ações da empresa estão influenciando ou não no bem-estar e satisfação dos colaboradores. Tendo essa resposta, o gerente de RH poderá fazer a manutenção da ação ou traçar uma nova estratégia. Ou seja, o gerenciamento de dados deve ser preciso e seguro, para auxiliar na tomada de decisões do setor.
Qual é a importância dos processos de RH para a empresa?
O RH é uma área vista tradicionalmente como burocrática e responsável por toda a papelada dos colaboradores. No entanto, o setor possui diversos processos, como:
- Recrutamento e seleção;
- Remuneração;
- Benefícios;
- Relações trabalhistas;
- Banco de dados;
- Avaliações de desempenho;
- Desenvolvimento de pessoas;
- Qualidade de vida no trabalho;
- Desligamento de funcionários.
O que aconteceu durante muito tempo foi que o excesso da parte burocrática minava a rotina da equipe. Os processos de RH mais tradicionais, como folha de ponto, pagamentos e benefícios, ocupavam muito tempo e impediam a atenção às áreas mais estratégicas, como o desenvolvimento e a manutenção do clima organizacional.
Embora questões burocráticas ainda ocupem tempo, esforços recentes, como a digitalização de documentos e processos (eSocial, Carteira de Trabalho Digital), têm reduzido essa carga.
Por isso, percebeu-se a necessidade de otimização que levou ao desenvolvimento do RH 4.0, que é mais estratégico e usa a tecnologia para automatizar processos, possibilitando uma tomada de decisões mais rápida e eficiente.
Quais são as principais estratégias de otimização para os processos de RH?
Além da tecnologia, diversas ações otimizam os processos de RH. Confira abaixo seis estratégias que podem ser adotadas em qualquer organização:
Conhecer as metas e objetivos da empresa
Entender onde a empresa precisa chegar é fundamental na criação de um planejamento sólido para o setor de Recursos Humanos. Isso porque são as diretrizes do negócio que vão embasar as necessidades de produção.
As metas, a visão e os valores da corporação integram a cultura organizacional, que guia as relações internas entre colaboradores e a gestão.
Fazer um mapeamento dos processos
Os processos de RH, muitas vezes, vão sendo executados de forma reacional, reagindo às necessidades conforme aparecem. Por vezes, o gestor nem mesmo tem entendimento completo sobre todas as questões que passam pela rotina do setor.
O mapeamento de processos dá conta de observar e registrar cada tarefa desde sua solicitação até a execução. Essa metodologia é extremamente estratégica, pois dá uma visão ampla à gestão.
Com o mapeamento, é possível entender quanto tempo está sendo gasto em cada atividade, se existem falhas e lacunas produtivas. A partir disso, o gestor estabelece um modo mais otimizado para que cada tarefa seja feita.
Comunicar de forma transparente
O excesso de demandas complexas não pode fazer com que o RH trabalhe de forma isolada do resto da empresa. Estabelecer uma comunicação mais clara permite que o setor ganhe confiança e consiga se aproximar dos profissionais e do executivo.
Para alcançar isso, é possível investir em recursos de comunicação que transmitam aos colaboradores as ações do RH e criem canais de diálogo aberto. Por exemplo, as ferramentas do ConveniaConecta fazem com que essas tarefas diárias sejam facilmente controladas.
Além disso, é possível gerenciar as demandas desde o processo de R&S até o endomarketing. Implementar uma comunicação mais aberta e integrada traz benefícios ao RH, que consegue entender melhor seu público e, assim, pensar soluções efetivas e satisfatórias.
Digitalizar arquivos
A organização e o manuseio de inúmeros arquivos é um problema que torna o RH mais lento e suscetível a falhas. Lidar com diversas pastas e papéis impressos ocupa cada vez mais espaço, à medida que a empresa amplia e o número de funcionários e as burocracias crescem.
Uma solução prática para isso é a digitalização de documentos. Dessa forma, todos os arquivos passam a ser digitais, armazenados de forma prática e organizada em um servidor da empresa. Além da segurança, que evita perdas e fraudes, ele agiliza o trabalho da equipe de Recursos Humanos, já que qualquer informação fica acessível a poucos cliques de distância.
Ampliar o acesso às informações
Outra estratégia para otimização de processos de RH é a ampliação do acesso a informações por parte dos colaboradores da empresa e dos gestores das outras áreas.
Muito do tempo dos colaboradores de Recursos Humanos pode ser gasto ao precisar repassar informações simples, como a folha de ponto, os contracheques e o banco de horas. Oferecer o acesso direto a esse tipo de documento poupa tempo do RH e dos próprios colaboradores. Quando todos os arquivos são digitalizados ou estão integrados a um sistema, esse processo é simples e seguro.
Usar um software de gestão
O uso de um software de gestão é uma necessidade primária do RH atual. Ele faz com que o setor seja moderno e dinâmico, deixando de lado planilhas de Excel e documentos de papel. Esse tipo de ferramenta é responsável por aplicar a automação nos processos de RH como folha de pagamento, férias, admissões, entre outros.
Usar um software de gestão diminui o índice de erros nessas tarefas, além de agilizar os processos internos e poupar tempo da equipe. Assim, os profissionais de RH conseguem redirecionar seus esforços para estratégias de recrutamento, retenção de talentos e desenvolvimento de pessoas.
Com a plataforma da Convenia, por exemplo, o profissional de Recursos Humanos terá muitas ferramentas para otimizar o seu dia a dia. Algumas delas, são:
- Admissão de novos colaboradores de forma 100% online;
- Acompanhamento de férias;
- Gestão de benefícios;
- Relatórios e dados em tempo real;
- Holerites prontos na hora;
- Dados de cadastro em um só lugar;
- Chat dentro da plataforma;
- Processo de demissão totalmente online.
