A transformação digital impõe cada vez mais a digitalização de processos em empresas. Entre as principais soluções, podemos destacar o software de RH, que otimiza a gestão da área de recursos humanos.
Para a aquisição, é importante que o profissional entenda os tipos existentes e seja o mais assertivo possível em sua escolha. Por isso é fundamental estudar todas as alternativas.
Neste texto, você conhecerá alguns dos softwares de recursos humanos que precisam estar presentes na sua empresa. Também conhecerá um pouco mais sobre a plataforma de RH da Convenia, que reúne várias funcionalidades para o setor.
Descubra os benefícios de um software para gestão de RH
Soluções digitais de gestão de RH são extremamente benéficas para produtividade, segurança de informações e agilidade em acessos. A tecnologia alia a precisão necessária a esse tipo de controle com a possibilidade de obtenção de relatórios para consulta, acompanhamento e tomadas de decisão.
Utilizar um software de RH em pequenas empresas ou corporações de grande porte é adquirir um combo de vantagens, pois você terá menos custos com contratação de capital humano, emissão de papéis, entre outras atividades.
Além disso, você conseguirá contratar colaboradores mais capacitados e que combinem com a cultura e o ritmo da sua instituição.
Outro benefício desse tipo de software de gestão de RH é conseguir analisar e fazer a gestão de todos os profissionais dentro da organização.
Otimização de custos
Quando a empresa usa uma plataforma de RH, muitos processos importantes são finalizados de forma mais rápida e com qualidade muito maior do que as tarefas manuais.
Isso gera redução dos custos vindos com atrasos nas entregas, consumo de tempo e energia dos colaboradores com alterações.
Conformidade automática com as leis pertinentes
As funcionalidades do software de DP e RH são configuradas de acordo com as regras da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), Sistema e-Social e outras legislações.
Dessa forma, a empresa reduz o risco de sanções e multas judiciais por descumprimento das leis nacionais.
Reconhecimento de talentos
A automação de processos de RH permite que seja criada uma política de gestão de talentos. Sendo assim, os profissionais de alto desempenho são identificados, desenvolvidos e alocados em funções compatíveis com as suas habilidades e competências.
Com o auxílio do software de gestão de RH, o mesmo pode ser feito para atrair novos talentos para a empresa.
Elevação da capacidade produtiva
A produtividade humana é limitada, mas a das aplicações virtuais não. Com a implantação do software de recursos humanos, as operações internas continuam a ser realizadas depois do final da jornada de trabalho do capital humano.
Além disso, essa tecnologia reforça o desempenho dos times durante a execução de projetos, diminuindo consequentemente o número de tarefas manuais.
Aprimoramento de treinamento e desenvolvimento
Como saber se o programa de treinamento de colaboradores é engajador, tem altas taxas de retenção de conhecimentos e produz resultados nas atividades da empresa? Isso é possível por meio dos indicadores de desempenho (KPIs) da ferramenta de gestão de RH.
Neste link, você encontra uma planilha de indicadores grátis, feita pela Convenia, para lhe ajudar nessa tarefa.
Com as informações vindas dessas métricas, a gestão entende como aprimorar ou inovar os treinamentos de colaboradores.
Segurança de informações
Os dados gerados pelo RH precisam ser protegidos contra vazamentos, roubos e alterações indevidas. Para obter essa segurança, é essencial a implantação de um software de RH com fortes protocolos de proteção.
O resultado é um acervo de informações seguro que minimiza os riscos de ataques virtuais que podem prejudicar a imagem da empresa, além dos prejuízos financeiros.
Centralização e organização de documentos
A área de recursos humanos tem muitas atividades internas e outras que são realizadas em conjunto com outros setores, como o departamento pessoal e financeiro.
Por meio de um software de RH, todas essas informações são centralizadas e organizadas de uma maneira que os serviços ganham otimização e produtividade.
12 recursos importantes para todos os tipos de software de RH
Diversos setores dentro de uma empresa podem se beneficiar com a utilização de tecnologias e programas específicos para a sua área, e com o RH não seria diferente. Esse recurso permite uma comunicação integrada na empresa e uma organização eficaz das mais diversas atividades realizadas pelo setor.
Conheça, a seguir, quais são os recursos que todos os tipos de softwares de RH devem apresentar para auxiliar os profissionais no dia a dia de trabalho.
1. Cálculo de folha de pagamento
Um software para cálculo de folha de pagamento permite que o RH consiga calcular de forma mais ágil quanto pagar para cada funcionário, além de adicionar, com maior praticidade, encargos trabalhistas e outras taxas que precisam constar na folha de pagamento.
Outra vantagem de utilizar um software de RH para folha de pagamento é a possibilidade de centralizar todos os documentos e dados, evitando que eles sejam perdidos, ao mesmo tempo que podem ser acessados com maior facilidade.
Além disso, como os cálculos e análises são feitas de forma automática e precisa, os erros que poderiam ocorrer na forma manual são reduzidos consideravelmente, agilizando o setor e evitando refações.
2. Geração e distribuição de holerites
Por conta da complexidade do sistema CLT, muitos gestores ainda têm dúvidas se a prática da distribuição de holerites online é permitida ou proibida. Como não existe nenhuma lei específica que impede essa ação, além de ela ser permitida, ainda existem softwares que realizam essa função.
Os programas que auxiliam nessa função trazem praticidade para a elaboração do holerite e agilidade para que os colaboradores consigam acessá-lo e armazená-lo de maneira mais segura.
Essa prática oferece uma série de benefícios para a empresa, como redução de custos e diminuição do impacto ambiental. Afinal, há menos impressão de documentos, maior segurança, facilidade para gerar relatórios, entre outras vantagens.
3. Admissão digital
A etapa de admissão pode ser um pouco complexa e demorada, já que é preciso receber uma série de documentos do novo funcionário, como o exame admissional, bem como inserir todos esses dados no sistema da instituição.
Por isso, ter um processo de admissão automatizado pode ser bastante útil. Com um software de recursos humanos, o colaborador faz o cadastro dos seus dados e entrega os documentos digitalizados, conforme o seu modelo de admissão, poupando assim o tempo dos colaboradores e tornando o processo mais prático e rápido.
Nesse momento, a admissão digital encontra um espaço grande e deve ser priorizada para um processo mais seguro. Um software específico pode apresentar essa funcionalidade e oferecer uma série de benefícios como:
- Armazenamento de informações de colaboradores em cloud computing (computação na nuvem);
- Concentração de arquivos em uma mesma base de dados;
- Integração das informações ao eSocial.
Na gestão de home office, essa função é muito útil, pois digitaliza todo o processo, simplifica rotinas, ameniza a dificuldade burocrática e ainda proporciona uma base computacional para consultas e informações de base para tomadas de decisão.
No vídeo abaixo você aprende como funciona e qual é a melhor maneira de implantar o processo online. Confira!
4. Controle de férias
Não é tão simples controlar os períodos de férias e licenças dos colaboradores, principalmente em uma empresa com um grande quadro de profissionais. Por isso, a tecnologia se torna uma aliada também nessa situação.
Você poderá encaixar o melhor momento para que cada funcionário possa tirar férias, sem comprometer o fluxo de trabalho da empresa. Também, vai se certificar de que o pagamento do benefício seja feito em dia, evitando problemas trabalhistas. Fazer um controle online de férias te ajuda a manter o setor em dia e os colaboradores satisfeitos.
Assista ao vídeo abaixo e aprenda dicas valiosas para melhorar a gestão de férias da sua empresa!
5. Comunicação interna
É importante que a empresa consiga ter uma boa comunicação interna entre os gestores e seus colaboradores. Entretanto, nem sempre é possível fazê-lo pessoalmente. Então, é preciso utilizar softwares que consigam fazer essa ponte entre ambas as partes, facilitando os processos de endomarketing.
Com eles, é possível enviar mensagens padronizadas ou personalizadas para o restante da equipe, além da possibilidade de enviar documentos e outros arquivos que precisam ser entregues para um considerável número de pessoas de maneira rápida.
6. Automatização de benefícios
Assim como as férias, os demais benefícios corporativos precisam ser acompanhados de perto pelo RH, já que isso ajuda a empresa a se organizar melhor e a cumprir com todas as vantagens previstas em contrato.
Além de automatizar benefícios, é possível utilizar programas para facilitar outras atividades dentro do setor de recursos humanos, fazendo com que elas sempre sejam cumpridas e os gestores tenham tempo para focar em atividades mais estratégicas.
Ao utilizar a gestão de benefícios do Convenia, o colaborador ainda terá acesso a um especialista em benefícios, com quem poderá tirar todas as suas dúvidas.
7. Análise de dados estratégicos
Para ter uma boa gestão de pessoas e, consequentemente, uma boa empresa, é preciso analisar constantemente diversos índices e dados. Para facilitar isso, é possível utilizar softwares que coletam as informações, auxiliando na implementação do Rh Data Driven. Esses programas ajudam a realizar esses cálculos por meio da automação de processos.
Com eles, ainda é possível fazer a combinação de informações, criação de relatórios personalizados, realização de cálculos, otimizar os processos de people analytics. Dessa forma, é possível saber com mais clareza como estão certos aspectos da empresa, como o turnover ou custo de cada funcionário.
Assim, é possível otimizar essa análise, contar com dados mais atuais e completos e permitir que o setor tenha tempo de pensar em maneiras de melhorar os índices negativos. Isso promoverá um bom ambiente para os colaboradores atuarem, além de aumentar a produtividade da instituição.
Com as planilhas para recursos humanos e DP, você terá insumos para gerar essas análises e assim cooperar com a sua busca por soluções e desenvolvimento de projetos.
8. Relatórios personalizados
Gerar relatórios para controle de RH é essencial, visto que são esses documentos que promovem uma gestão estratégica assertiva e qualificada capaz de promover insights, melhorias e previsões.
Com relatórios gerenciais você centraliza informações de diversos setores, descobre a raiz de gargalos operacionais, cria históricos para acompanhamento, organiza e acompanha indicadores de RH essenciais, além de outras vantagens como:
- Otimização do tempo investido em análises;
- Embasamento da tomada de decisão;
- Esclarecimento de processos e prioridades;
- entre outros.
Na plataforma da Convenia, há diversas funcionalidades que auxiliam a tornar o RH estratégico por meio dos relatórios gerenciais. Veja o vídeo abaixo e confira as vantagens de utilizar essa ferramenta.
9. Gestão de documentos
Um software de DP e RH também precisa contar com a gestão de documentos. Até porque, são inúmeros dados que esses setores cuidam e que não podem ser perdidos. Alguns exemplo, são:
- Contratos;
- Licenças;
- Pedidos de férias;
- Aumentos salariais;
- Holerites;
- Pagamentos;
- Recibos;
- Dados sensíveis;
- entre muitos outros.
Por ser uma quantidade tão alta de documentos, fica inviável armazenar tudo em pastas ou até mesmo drives. O melhor é contar com um sistema que automatiza todo o armazenamento desses arquivos, para que sua gestão seja facilitada. Essa é a melhor forma para evitar perder ou corromper dados, além de perder o controle sobre o acesso.
10. Visualização integral da empresa: organograma
O organograma online possibilita a visualização integral da empresa, e pode ser utilizado de diversas maneiras. Ele serve desde uma ferramenta de informações para fortificar o employer branding, até um auxílio para o planejamento estratégico das lideranças.
Ou seja, o organograma é útil para colaboradores e gestores, tornando-se um aliado para a estruturação e desenvolvimento da instituição. Por isso, ter esse recurso atrelado a um sistema para RH é fundamental para levar mais visão sistêmica e transparência para o ambiente de trabalho.
11. Jornada de trabalho
Tanto para jornada de trabalho CLT como para MEI, é importante que se tenha controle sobre entregas e horários para fazer os pagamentos, benefícios, liberação de férias, etc, regularmente.
Por meio de um sistema para RH, o setor consegue monitorar seu capital humano, e, assim, ter a certeza que os cálculos e processos estão cumprindo o contrato e seguindo a lei.
12. Controle de exames periódicos
O RH deve se preocupar também com os ASO (Atestado de Saúde Ocupacional), para prezar pelo bem-estar do colaborador e cumprir a legislação. São diversos tipos de exames periódicos, sendo os principais:
- Admissional;
- Demissional;
- Periódico;
- Retorno ao trabalho;
- Mudança de função.
Ter um software de recursos humanos como a Convenia, auxilia a gerenciar, notificar, automatizar e monitorar as datas, dados e eventos do e-Social. Tudo de forma rápida, simples e intuitiva.
Entenda como funciona o melhor software para Recursos Humanos – Convenia!
A Convenia apresenta uma solução completa e inovadora para transformar os RHs das Pequenas e Médias Empresas (PMEs) brasileiras. São mais de dez funcionalidades, cada uma pensada para suprir as necessidades das operações dentro de controle de RH. Confira quais são elas na tabela abaixo.
| Gestão de informação | Departamento pessoal | Comunicação | Personalização de processos |
| Gestão de Documentos; Exames Periódicos; Histórico de Movimentações; Gestão de Vínculo e Salário; Jornada do Trabalho; Termos e Contratos. | Férias; Benefícios; Folha de Pagamento; Ponto; Admissão/Desligamento; Distribuição de Holerites; Relatórios Personalizados e Estratégicos. | Boas-Vindas e Aniversário; Alertas e Lembretes; Canal de Comunicação com o RH; Portal do Colaborador. | Campos Personalizados; Migração de Colaboradores; Férias Flexíveis; API; Assinatura Digital. |
Além disso, o software Convenia permite armazenamento em nuvem de todos os documentos, impedindo a perda dessas informações. Isso facilita o dia a dia do RH em tarefas que são consideradas “ladrões de tempo”.
Para você compreender um pouco mais sobre todos esses recursos e os inúmeros benefícios que eles oferecem para o seu setor diariamente, assista ao Webinar abaixo. Nele, demonstramos um pouco como funciona a plataforma da Convenia, comprovando o porquê dela ser considerada um softwares de RH mais queridos do Brasil.
Você pode agendar uma demonstração e ter uma noção mais precisa de todas as funcionalidades que a solução pode oferecer para sua empresa. É possível fazer a automação do RH e a gestão de benefícios.
Personalize sua solução
Em nosso sistema online para o RH, é possível fazer a gestão tanto do seu departamento pessoal quanto dos benefícios corporativos de forma remota e integrada. Desta maneira, os produtos podem ser combinados de acordo com as necessidades da sua organização, automatizando 100% da operação, mesmo em um cenário home office.
Para facilitar ainda mais a sua vida, agora também é possível contratar separadamente o módulo de holerites da Convenia, onde a distribuição de holerites é feita em segundos direto no e-mail do colaborador e ainda ficam armazenados no sistema para consulta.
Cases de sucesso Convenia: conheça como o nosso software transformou o RH e DP de nossos clientes!
É comum que muitas empresas apresentem processos defasados e dificuldades organizacionais, quando não há um software de recursos humanos eficiente. Mas, por conta da Convenia ter soluções inovadoras e completas, esses desafios de gestão são superados.
Para te ajudar a escolher um sistema de RH, nos tópicos a seguir trouxemos dois exemplos de case de sucessos que foram capazes de fazer uma verdadeira revolução no modelo de gerenciamento do RH e DP, tornando-o mais estratégico e funcional.
People First: Loggi e Convenia
A Loggi é uma plataforma de entregas expressas, com funcionamento 100% online. Mesmo sendo uma empresa voltada para o digital, seus processos internos eram burocráticos e manuais. Foi com essa dor que a equipe buscou por tipos de softwares de RH que resolvessem essa questão.
Felizmente, a solução da Convenia é completa e integrada, permitindo a Loggi obter um RH 100% digital por meio de um sistema, apenas. Foi dessa maneira que a Loggi conseguiu melhorar seu employer branding, colocando em prática recursos como:
- Auto admissão online;
- Assinatura de carteira de trabalho digital;
- Folha de pagamento eletrônica;
- Solicitação de férias e folgas via portal do colaborador;
- entre outros.
O melhor disso tudo foi a rapidez e simplicidade de implementar o sistema na Loggi, precisando de apenas uma semana para fazer todos os ajustes necessários. Com tantas melhorias, a empresa classificou o software da Convenia como amigável, customizável e fácil de usar.
Veja mais resultados do case de sucesso da Loggi e Convenia no vídeo abaixo!
Automatização do departamento pessoal: Sambatech e Convenia
A Sambatech é a líder na América Latina com especialização em soluções em vídeo para o segmento de educação a distância. Por ser focada no digital, a transformação tecnológica também precisava chegar na gestão de pessoas.
Antes da Convenia, a empresa baseava seus processos de RH e DP em planilhas manuais, tornando seu fluxo de trabalho mais longo e lento. Com a implementação da nossa solução, 100% dos processos administrativos foram automatizados.
Consequentemente, os profissionais de recursos humanos e DP passaram a ter mais tempo para cuidarem diretamente dos colaboradores.
No vídeo abaixo, explicamos mais detalhadamente o case de sucesso da Sambatech e Convenia. Confira!
